[Sapo Update] Nâng cấp nghiệp vụ kiểm hàng trên phần mềm Sapo

Nhằm giúp đơn giản hoá và giảm thời gian thao tác của chủ shop khi kiểm hàng trên phần mềm, Sapo đã tiến hành nâng cấp nghiệp vụ toàn bộ tính năng kiểm hàng với những điểm nổi bật. Những cải tiến này hứa hẹn sẽ là giải pháp giúp chủ shop tối ưu quy trình quản lý cũng như vận hàng cửa hàng. 

1. Tầm quan trọng của công việc kiểm hàng tồn kho 

Kiểm hàng tồn kho là công việc đặc biệt quan trọng trong kinh doanh mà đòi hỏi người thực hiện nghiệp vụ cần có kinh nghiệm, sự tỉ mỉ để cho ra kết quả chính xác. Dù là công việc mất nhiều thời gian và công sức nhưng đây sẽ là tiền đề để chủ shop triển khai kế hoạch nhập hàng, xả hàng sao cho phù hợp tình hình kinh doanh hiện tại. 

Không ít các chủ shop “làm lơ” công việc này mà dẫn đến nhiều hậu quả đáng tiếc: Hàng hoá quá hạn buộc phải huỷ bỏ hay cửa hàng tạm ngừng kinh doanh 1 sản phẩm “chủ lực” do chưa kịp nhập hàng từ nhà phân phối. 

Bên cạnh đó, nếu trong quá trình kiểm hàng, số lượng hàng hoá thực tế trong kho có sự chênh lệch đáng kể so với các báo cáo và kết quả kinh doanh thì rất có thể cửa hàng đáng gặp khá nhiều vấn đề liên quan đến quản lý. Nếu nắm bắt được tình hình, chủ shop hoàn toàn có thể ngăn chặn và cải thiện kịp thời. 

2. Nâng cấp nghiệp vụ kiểm hàng trên phần mềm Sapo

Tính năng kiểm hàng trên phần mềm Sapo có những điểm nổi bật như sau:

• Nâng cấp giao diện mới cho các màn hình: Danh sách phiếu kiểm, tạo và xem chi tiết phiếu kiểm giúp đồng nhất trải nghiệm và thao tác các tính năng trên toàn phần mềm
• Gộp 3 loại phiếu kiểm như trước đây chỉ còn 1 loại: khách hàng đỡ bối rối khi tạo phiếu kiểm. Rút gọn quy trình kiểm hàng chỉ cần 2 bước Tạo phiếu kiểm và Cân bằng kho
• Tối ưu trang tạo phiếu kiểm hàng, thêm nhanh danh sách sản phẩm vào phiếu kiểm với nhiều tiện ích: Upfile để tạo danh sách sản phẩm kiểm, lọc theo các trạng thái sản phẩm, lô sản phẩm. Đặc biệt, tính năng kiểm hàng mới hỗ trợ thêm lên đến 5000 sản phẩm/1 phiếu kiểm
• Bộ lọc trên phiếu kiểm giúp chủ shop có thể biết được sản phẩm nào chưa kiểm, đã kiểm, kiểm hàng bị lệch

Lưu ý:

• Kiểm hàng mới sẽ không hỗ trợ tính năng gộp phiếu kiểm. 
• Chủ shop sử dụng app thì lưu ý cần update bản mới nhất để đồng bộ tính năng kiểm hàng

3. Hướng dẫn sử dụng tính năng kiểm hàng trên phần mềm Sapo 

Bước 1: Truy cập module kiểm hàng

Chức năng có trong màn:

• Tạo phiếu kiểm: Tạo phiếu kiểm
• Ô search: Tìm kiếm theo mã phiếu kiểm
• Bộ lọc: Hỗ trợ chủ shop lọc danh sách phiếu kiểm: Sau khi lọc xong có thể lưu lại bộ lọc để lần truy cập tới không cần phải lọc lại.
• Xuất file: Xuất file danh sách phiếu kiểm theo số phiếu được checkbox, số phiếu hiển thị trong trang, hoặc tất cả phiếu.
• Nhập file: Tạo phiếu kiểm hàng theo file mẫu.
• Điều chỉnh cột hiển thị: Điều chỉnh vị trí hiển thị của trang danh sách phiếu kiểm.
• Phân trang: Sử dụng để chuyển trang
• Hiển thị trang danh sách: Có thể hiển thị 20-50-100 phiếu trên 1 trang sản phẩm.

Bước 2: Tạo phiếu kiểm hàng

 Sau khi click button tạo phiếu kiểm sẽ truy cập màn tạo phiếu:

• Chọn chi nhánh kiểm: Chủ shop chọn kho để tiến hành kiểm hàng cho kho đó.
• Nhân viên kiểm: chọn nhân viên thực hiện ( không bắt buộc mặc định nhân viên bấm tạo phiếu kiểm)
• Mã phiếu: không bắt buộc, hệ thống có thể tự sinh.
• Bộ lọc : Tất cả, chưa kiểm, khớp, lệch
  • Tất cả: Hiển thị tất cả danh sách sản phẩm kiểm
  • Chưa kiểm: Hiển thị các sản phẩm chưa được điền tồn thực tế
  • Khớp: Số tồn thực tế = tồn chi nhánh
  • Lệch: Tồn thực tế lệch so với tồn hệ thống

Bước 3: Tạo danh sách sản phẩm kiểm hàng

Tạo danh sách bằng:

• Search để thêm sản phẩm vào danh sách
• Chọn nhiều: Thêm nhiều sản phẩm 
• Quét mã barcode
• Nhập file: Tải file mẫu điền theo file mẫu và nhập lên dữ liệu sẽ tự động cập nhật ( max 5000 dong)
• Thêm nhanh sản phẩm:

Chọn nhóm sản phẩm:

- Tất cả sản phẩm:  Max 5000 sản phẩm

- Tất cả nhóm sản phẩm: Max 5000 sản phẩm

• Tất thêm tất cả loại: có thể chọn từng loại chi tiết hơn
• Tất cả nhãn: Có thể chọn tất cả hoặc từng loại nhãn chi tiết hơn

Bộ lọc: Với nhóm sản phẩm đã chọn bên trên KH có thể sử dụng bộ lọc bên dưới để thu hẹp phạm vi chọn 

Lọc theo tình trạng kho: 

• Còn hàng( tồn kho > 0): Những mặt hàng còn tồn kho
• Hết hàng ( tồn kho <=0): Những mặt hàng đã hết hoặc bán âm

Lọc theo trạng thái sản phẩm:

• Đang giao dịch: Các sản phẩm có trạng thái đang giao dịch
• Ngừng giao dịch: Các sản phẩm có trạng thái ngừng giao dịch

Tự động thêm lô vào danh sách kiểm: tự động thêm lô theo điều kiện bên dưới

• Ngày sản xuất: Lấy ra các mã lô trong khoảng thời gian được chọn
• Hạn sử dụng: Lấy ra các mã lô có hạn sử dụng trong khoảng thời gian được chọn

Tạo phiếu kiểm 

• Tạo phiếu kiểm: Trong màn tạo phiếu để lưu lại các thông tin đã điền phiếu trước đó, nhưng chưa thay đổi tồn kho.
• Sửa:  Chủ shop có thể sửa lại danh sách, tồn kho thực tế cho danh sách sản phẩm.
• Xóa: Hủy phiếu kiểm đó không ảnh hưởng tới kho

Cân bằng kho:

• Sau khi cân bằng tồn kho sẽ được thay đổi. Không thể điều chỉnh nên chủ shop cần cân nhắc.

Bên cạnh đó, chủ shop hoàn toàn có thể kiểm kê nhiều nhiều mặt hàng với số lượng trên trên 1000 sản phẩm một cách dễ dàng với các bước đơn giản như sau: 

Bước 1: Lên danh sách kiểm hàng

• Tạo 1 danh sách sản phẩm kiểm hàng
• Tải form kiểm hàng mẫu về 

• Mở file vừa tải về:

• Điền mã SKU của sản phẩm

Bước 2: Kiểm kho thực tế

Bước 3: Xử lý dữ liệu

Bước 4: Cân bằng kho

Hy vọng với những cập nhật mới này, phần mềm Sapo đã phần nào đó giúp nhà bán hàng trên Facebook dễ dàng hơn trong việc sử dụng cũng như kinh doanh hiệu quả hơn. 

Đăng nhập để trải nghiệm ngay những tính năng hữu ích nhất trên Sapo