Nếu số lượng hàng hóa bạn nhập về không nhiều, chủng loại cũng không quá đa dạng, quy mô kinh doanh lại nhỏ thì vấn đề quản lý hàng nhập kho không quá phức tạp.
Nhưng nếu ngược lại, bạn phải nhập hàng trăm lô hàng về mỗi tháng, thậm chí là từng tuần, thì nhập kho thế nào để đảm bảo hàng hóa đủ số lượng, đạt chuẩn chất lượng không phải điều dễ.
Đừng quá lo lắng về chuyện đó, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu một số kinh nghiệm giúp bạn tiếp nhận hàng nhập kho một cách tốt nhất.
Làm thế nào để quản lý hàng nhập kho?
1. Chuẩn bị kho hàng
Để đạt được hiệu quả tối đa khi làm công việc nào đó, quan trọng nhất là bạn phải thực hiện tốt bước chuẩn bị. Tiền khoáng thì hậu đạt, khi mọi thứ đều đã sẵn sàng thì quá trình làm việc của bạn luôn dễ dàng hơn. Trong việc nhập hàng cũng vậy, chuẩn bị kho hàng thật tốt sẽ giúp bạn nhập hàng thuận lợi hơn.
- Sắp xếp kho hàng khoa học
Kho hàng phải luôn sạch sẽ và được sắp xếp gọn gàng, có đủ không gian trống cho lô hàng sắp tới. Bạn có thể tham khảo bài viết: Chỉ cần 5 cách sắp xếp kho hàng này giảm ngay 50% thời gian nhặt hàng để sắp xếp hàng hóa một cách khoa học.
Bạn nên dành thời gian để kiểm kê hàng tồn kho, đảm bảo rằng chúng không quá nhiều, nếu được thì hãy chuyển chúng lên cửa hàng, hoặc sắp xếp gọn gàng lên các giá, kệ.
- Bố trí nhân sự trong kho
Ngoài chuẩn bị về không gian, việc chuẩn bị kho còn liên quan đến việc bạn sắp xếp nhân viên quản lý, bốc dỡ và tiếp nhận hàng hóa. Trước khi hàng được chuyển đến, bạn cần có kế hoạch để bố trí nhân sự hợp lý, hoặc sử dụng nhân lực có sẵn ở cửa hàng, hoặc thuê ngoài, không nên nước đến chân mới nhảy.
- Phòng chống gian lận khi nhập kho
Bên cạnh đó, quá trình nhập hàng chắc chắn sẽ rất bận rộn, nhân viên của bạn có thể không bao quát hết được tình hình, đây chính là thời cơ cho những kẻ lợi dụng, có mưu đồ trộm cắp hoặc ăn bớt hàng. Bạn cần có các phương tiện giám sát như camera hay máy quét để phòng tránh trường hợp này.
- Chú ý đến địa điểm nhận hàng
Khi nhập hàng bạn cũng cần chú ý đến địa điểm tiếp nhận hàng, đó không phải là kho, chỉ là nơi bốc dỡ hàng xuống mà thôi. Cũng vì thế mà nó có các yêu cầu khác nhau, tùy thuộc vào từng loại hàng hóa.
Nếu hàng hóa đựng trong các thùng giấy hoặc là hàng khô, nơi dỡ hàng không được ẩm ướt, có mái che. Quy trình vận chuyển hàng từ nơi dỡ vào kho cũng phải nhanh chóng và thuận tiện.
Một số lưu ý trước khi đưa hàng vào kho:
- Xác nhận số lượng hàng hóa thực tế với số lượng trên hóa đơn.
- Kiểm tra sự toàn vẹn của hàng hóa, xem có dấu hiệu hư hỏng, rách hay biến dạng không.
- Xác minh trọng lượng thực và đơn giá nếu cần thiết.
Nếu hàng hóa giao đến gặp bất kỳ vấn đề nào, bạn cần thông báo ngay cho người cung cấp để có câu trả lời rõ ràng và phương án phòng ngừa. Đây là khâu chuẩn bị rất quan trọng trong quản lý hàng nhập kho, bạn cần làm cẩn thận và tỉ mỉ, tránh sai sót dẫn đến sai lầm không đáng có.
Tìm hiểu về phần mềm quản lý kho hàng Sapo
Không lo lắng về thất thoát hàng hóa, kiểm hàng tồn vì đã có phần mềm quản lý kho Sapo POS.
2. Kiểm tra và đề giá trong quản lý hàng nhập kho
Làm thế nào để quản lý hàng nhập kho?
Một trong những bước quan trọng trong quy trình quản lý kho, hàng hóa được chuyển đến nơi, sau khi đã đánh giá sơ bộ, bạn cần có những bước kiểm tra kĩ càng hơn.
Thông thường, các nhà cung cấp có thể gửi hóa đơn với danh sách hàng hóa kèm đơn gián ngay trong lô hàng, nhưng cũng có người gửi riêng một bản email cho bạn để tiện theo dõi. Điều bạn cần làm là đọc thật kĩ hóa đơn đó rồi so sánh, đối chiếu với tình trạng thực tế của hàng chuyển tới. Cụ thể:
- Giá và những điều khoản bán hàng trong thỏa thuận.
- Số lượng hàng hóa nhận được.
- Các thuộc tính của hàng hóa như: màu sắc, kích cỡ,…có giống như mô tả và có đồng đều nhau hay không.
- Hàng hóa có đảm bảo chất lượng như đã yêu cầu không.
Nếu có sự khác biệt so với thỏa thuận thì bạn nên ghi chép lại và báo cáo với bên có trách nhiệm. Tình trạng hàng hóa bị hư hại, thiếu số lượng cũng không chỉ là trách nhiệm của bên cung cấp, mà còn thuộc về bên vận tải.
Hãy chắc chắn rằng mọi thứ không khớp đều có một giải trình thích đáng của người có trách nhiệm. Vì sau khi kí nhận, bạn sẽ phải chịu mọi tổn hại nếu phát hiện ra vấn đề, nên khâu kiểm tra hàng hóa cần được thực hiện nghiêm túc.
Một bước quan trọng nữa trong việc nhập hàng đó là đề giá cho sản phẩm. Một số cửa hàng nhỏ chọn cách dán nhãn trực tiếp lên sản phẩm. Một số khác lại dán nhãn giá lên kệ cho các sản phẩm cố định hoặc có mức giá dao động. Một số cửa hàng lại dùng mã vạch để kiểm soát thông tin và giá cả hàng hóa.
Khi dán nhãn giá lên sản phẩm, bạn nên áp dụng một số nguyên tắc sau đây:
- Không bao gồm thông tin quan trọng trên các bao bì sản phẩm.
- Nên đặt nhãn dán phía bên phải bao bì sản phẩm.
Nhãn giá các màu khác nhau cho các sự kiện, chương trình khuyến mãi khác nhau.
3. Trữ hàng
Sau khi hàng hóa đã được kiểm kê đúng theo các thỏa thuận, việc tiếp theo là bạn cần đưa chúng vào các vị trí thích hợp. Đối với các cửa hàng nhỏ hoặc khi đang cần hàng gấp, hàng hóa sẽ ngay lập tức được lên kệ, sẵn sàng đem bán. Còn đối với cửa hàng lớn, lượng hàng hóa nhiều, phần lớn sản phẩm sẽ được trữ lại trong kho.
Bất kể kích thước, mỗi cửa hàng bán lẻ cần có một số không gian bán hàng được chỉ định cho từng dòng sản phẩm đặc biệt, chủng loại hàng hóa. Hàng hóa mới có thể gặp phải trình trạng khó sắp xếp. Người mua hàng và người quản lý cửa hàng có thể phối hợp để xác định vị trí tốt nhất cho hàng hóa mới.
Không phải bất cứ loại hàng hóa nào cũng sẵn sàng lên kệ để bán ngay lập tức khi mới đươc nhập đến. Có một số loại hàng hóa được nhập để trữ sẵn đợi đến mùa vụ hoặc kế hoạch quảng bá thích hợp. Đến đúng thời điểm, hay mang chúng ra cửa hàng và bày bán càng sờm càng tốt, trong kinh doanh kẻ tiên phong luôn có nhiều lợi thế. Một số lưu ý nhỏ khi vận chuyển hàng hóa:
- Hạn chế tiếp xúc vật lý giữa các sản phẩm, tránh tổn hại, biến dạng.
- Khi sắp xếp hàng hóa cần thiết kế một lối đi rộng rãi và lối thoát hiểm để ngừa càng trường hợp xấu.
- Ưu tiên những mặt hàng bán chạy.
4. Phần mềm quản lý bán hàng giúp quản lý hàng nhập kho
Khi mọi thứ đều đã được sắp xếp ổn thỏa, lúc này bạn cần một công cụ giúp mình quản lý tốt lượng hàng hóa trong kho, xem xét loại hàng nào còn, hàng nào đã hết, tình trạng hàng hóa như thế nào để có kế hoạch xuất – nhập kịp thời. Lúc này việc quản lý bằng sổ sách đã không còn thuận tiện và dễ bị nhầm lần, vậy nên hãy sử dụng một phần mềm giúp bạn quản lý được kho hàng.
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm có chức năng quản lý kho hàng, mỗi phần mềm đều có ưu nhược điểm riêng. Tùy vào mục đích và quy mô của cửa hàng bạn nên chọn phần mềm phù hợp.
Với phần mềm quản kho Sapo POS còn cho phép sử dụng onlie cũng như offline, đặc biệt là chức năng điều khiển từ xa trên máy tính bảng, điện thoại thông minh, giúp bạn kiểm soát quá trình kinh doanh mọi lúc mọi nơi.
Trên đây chúng tôi đã đưa ra một số kinh nghiệm giúp bạn quản lý hàng nhập kho một cách tốt nhất. Hi vọng sau bài viết này việc nhập hàng sẽ không còn là mối lo của cửa hàng bạn nữa.
Đọc tiếp: 15 cách quản lý kho hàng hóa hiệu quả trong bán lẻ
