Hàng tồn kho luôn là khái niệm quen thuộc mà bạn có thể nghe ở bất kỳ đâu. Tuy nhiên, khá nhiều người thường hiểu sai về khái niệm này. Trong bài viết này, Sapo.vn sẽ giúp bạn hiểu rõ về khái niệm hàng tồn kho là gì cũng như định mức tồn kho tối thiểu và cách quản lý tồn kho một cách hiệu quả nhất cho các cửa hàng bán lẻ.
1. Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho trên thực tế là các loại sản phẩm và nguyên vật liệu được doanh nghiệp lưu giữ trong kho. Trong bối cảnh của hệ thống sản xuất chế tạo, hàng tồn kho cũng đề cập đến các công việc đã xảy ra - nguyên liệu, bán thành phẩm hay thành phẩm trước khi bán và rời khỏi hệ thống sản xuất.
Trong bối cảnh dịch vụ, hàng tồn kho cũng đề cập đến tất cả các công việc được thực hiện trước khi bán, bao gồm cả thông tin được xử lý một phần. Những lý do tồn tại hàng tồn kho trong kinh doanh:
- Thời gian: Có độ trễ về thời gian trong chuỗi cung ứng từ người cung ứng đến người sử dụng ở mọi khâu, đòi hỏi doanh nghiệp cần tích trữ một lượng hàng hóa nhất định để đảm bảo nguồn nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc có sản phẩm cung ứng cho người mua.
- Nhu cầu theo mùa: Nhu cầu sẽ thay đổi theo chu kỳ, tuy nhiên năng lực sản xuất là cố định. Điều này cũng có thể dẫn đến việc tích trữ hàng tồn kho. Điển hình có thể kể đến là hàng hóa tiêu thụ trong các ngày lễ sẽ dẫn đến tích trữ hàng tồn kho lớn với dự đoán tiêu thụ trong tương lai.
- Tính bất định: Các loại bất trắc trong nguồn cung, nguồn cầu cũng như giao nhận hàng khiến cho doanh nghiệp muốn dự trữ một lượng hàng hóa nhất định để dự phòng.
- Tính kinh tế nhờ quy mô: Nếu không có tồn kho, doanh nghiệp sẽ rất cần tăng cường hoạt động logistics để có thể nhận, giao hàng. Điều này khiến chi phí logistics tăng lên. Do đó, doanh nghiệp có thể muốn trữ hàng và đợi đến một lượng nhất định mới giao nhằm giảm chi phí logistics.
- Tăng giá trị: Trong một số trường hợp, hàng tồn kho đạt được giá trị yêu cầu khi nó được giữ trong một khoảng thời gian, cho phép nó đạt được tiêu chuẩn mong muốn để tiêu thụ hoặc sản xuất như bia trong ngành công nghiệp sản xuất bia.
Xem thêm: Cách quản lý hàng tồn kho chính xác cho cửa hàng bán lẻ
2. Hạn mức tồn kho
Hạn mức tồn kho chính là mức tồn kho an toàn của mỗi mặt hàng. Nó cũng là cơ sở để xác định tồn kho tối thiểu nhằm đảm bảo tính sẵn có, giảm nguy cơ hết hàng cũng như duy trì niềm tin với khách hàng.
Trong trường hợp thiếu hàng tồn kho để sản xuất kinh doanh thì sẽ gây ra hậu quả lớn như lãng phí nguồn lực, nhân lực. Đó là lý do mà việc quản lý hàng tồn kho là yếu tố vô cùng quan trọng để đảm bảo khả năng duy trì đủ và kịp thời cho doanh nghiệp.
Duy trì hạn mức kinh doanh là yếu tố vô cùng quan trọng để ổn định được hoạt động sản xuất kinh doanh. Không chỉ xác định mức tồn kho tối thiểu mà còn cần xác định mức tối đa.
Điều này sẽ giúp tránh tình trạng dư thừa gây lãng phí và ứ đọng vốn. Đặc biệt bạn cũng cần huy động vốn từ bên ngoài để có thể trang trải cho nhu cầu vốn lưu động, trả lãi vay ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.
Nếu doanh nghiệp biết trong kho còn bao nhiêu sản phẩm và mỗi sản phẩm có số lượng thế nào sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp đưa ra được quyết định bán như thế nào và nhập thêm như thế nào. Để xác định được mức tồn kho hợp lý, chủ kinh doanh có thể lưu ý về một số các yếu tố như:
Nhu cầu
Chủ kinh doanh cần nắm bắt được số lượng hàng hóa đã bán ra cũng như tồn kho thực tế. Đồng thời, quan sát và đánh giá nhu cầu thị trường về sản phẩm mà bạn đang kinh doanh. Từ đó theo dõi được kế hoạch kinh doanh đã phù hợp hay chưa.
Một số báo cáo trên phần mềm quản lý kho cho phép chủ kinh doanh có thể theo dõi chi tiết tình hình bán ra của từng loại sản phẩm cũng như lượng hàng hóa còn lại. Từ đó tính toán và đưa ra giải pháp phù hợp nhất cho hoạt động kinh doanh.
Nguồn cung
Việc theo dõi và luôn đánh giá khả năng cung ứng hàng hóa của các đối tác, nhà cung cấp là yếu tố vô cùng quan trọng để có kế hoạch nhập hàng và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp hơn trong tương lai cũng như cơ sở để đảm bảo nguồn hàng hóa để kinh doanh.
Xem thêm: Gợi ý lựa chọn nhà cung cấp phù hợp cho cửa hàng bán lẻ
Thời điểm đặt và nhận hàng
Đối với hoạt động nhập hàng, chủ kinh doanh cũng cần quan tâm đến khả năng cung ứng như thời gian từ khi đặt hàng đến lúc nhận hàng là bao lâu. Đây là cơ sở để chủ kinh doanh theo dõi được mức tồn kho cần dự trữ để duy trì bán hàng trong thời gian chờ đợi.
Nhu cầu vật tư, nguyên vật liệu
Nhu cầu của người tiêu dùng thường xuyên thay đổi nên kéo theo các thay đổi về nhu cầu của bộ phận sản xuất. Do đó, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng thiếu, thừa nếu không đặt hàng đúng thời điểm.
4. Sapo POS - Giải pháp quản lý kho và tồn kho hiệu quả nhất cho nhà bán lẻ
Phần mềm quản lý kho Sapo POS là giải pháp quản lý hàng hóa, kho hàng tốt nhất cho cửa hàng giúp chủ kinh doanh dễ dàng thống kê xuất nhập tồn hàng hóa chính xác, cảnh báo hàng sắp hết và gợi ý nhập hàng kịp thời.
Giúp chủ kinh doanh dễ dàng theo dõi toàn bộ hàng hóa và tình hình xuất - nhập bán ra của từng loại sản phẩm chi tiết với hệ thống hơn 20 báo cáo kho trực quan.
Sapo POS mang đến giải pháp hoàn hảo với các tính năng:
- Kiểm soát chính xác lượng hàng hóa trong kho: Biết rõ hàng còn hay hết chi tiết đến từng mẫu mã, màu sắc,...ngay trên màn hình bán hàng. Đồng thời nắm bắt chính xác vị trí hàng hóa trong kho theo từng hàng, kệ giúp tiết kiệm thời gian kiểm hàng, lấy hàng một cách hiệu quả. Số lượng hàng hóa sẽ được tự động cập nhật và điều chỉnh theo từng giao dịch phát sinh.
- Quản lý nhập hàng và nhà cung cấp: Chủ kinh doanh chỉ cần theo dõi danh sách sản phẩm bán chạy, tồn kho trên phần mềm để có thể đưa ra kế hoạch nhập hàng một cách chính xác. Cùng với đó là quản lý toàn bộ hoạt động nhập xuất hàng, công nợ với từng nhà cung cấp để đảm bảo thời gian, kế hoạch thanh toán hợp lý hơn.
- Kiểm kho dễ dàng: Sapo POS giúp bạn tối ưu hoạt động kiểm kê hàng hóa nhờ thiết bị đọc mã vạch, rút ngắn đáng kể thời gian kiểm đếm, nhập liệu thông thường. Đồng thời, dễ dàng theo dõi trạng thái, tình hình kiểm kê của phiếu kiểm hàng chi tiết.
- Dễ dàng ra quyết định nhập hàng, xả hàng đúng thời điểm: Phần mềm sẽ gợi ý các mặt hàng dưới/ vượt định mức tồn kho để chủ kinh doanh lên kế hoạch nhập hàng và xả hàng kịp thời, tránh tồn kho khó bán.
Trên đây là những yếu tố quan trọng mà bạn cần nắm vững về hàng tồn kho, định mức tồn kho cũng như giải pháp quản lý tồn kho hiệu quả nhất. Sapo hy vọng rằng những chia sẻ trên của chúng tôi có thể giúp bạn chủ động và theo dõi hoạt động kinh doanh, quản lý hàng hóa một cách hiệu quả nhất.
