Sử dụng file excel quản lý kho là một trong những cách giúp các chủ cửa hàng quản lý hàng hóa dễ dàng và thuận lợi hơn mà vẫn tiết kiệm chi phí. Nếu bạn vẫn đang loay hoay đi tìm kiếm cách quản lý kho hiệu quả bằng excel, thì đừng bỏ lỡ những mẫu file quản lý kho bằng excel miễn phí dưới đây nhé.
1. Lợi ích khi quản lý kho bằng excel
Quản lý xuất nhập tồn kho bằng excel là một hình thức quản lý kho đã trở nên phổ biến trong kinh doanh bán lẻ, được nhiều chủ cửa hàng sử dụng nhằm kiểm soát số lượng hàng hóa tồn kho. Vậy lợi ích file excel quản lý kho là gì?
- Tiết kiệm chi phí: Excel là một công cụ phổ biến và thường đã được cài đặt sẵn trên hầu hết các máy tính, do đó bạn không cần phải đầu tư thêm vào các phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp đắt tiền.
- Dễ dàng sử dụng và tùy chỉnh: Excel có giao diện thân thiện và dễ sử dụng, ngay cả đối với những người không có nhiều kiến thức về công nghệ thông tin. Bạn có thể dễ dàng tạo các bảng tính, nhập liệu, tính toán và tạo báo cáo theo ý muốn.
- Theo dõi nhập xuất tồn kho hiệu quả: Bạn có thể dễ dàng ghi nhận và theo dõi thông tin về hàng hóa nhập vào kho, xuất ra khỏi kho và số lượng hàng hóa còn tồn kho, giúp kiểm soát tình hình kho bãi một cách chặt chẽ.
- Tạo báo cáo và thống kê: Excel cung cấp các công cụ để tạo báo cáo và thống kê về tình hình kho hàng, giúp bạn có cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh và đưa ra các quyết định quản lý phù hợp.
- Tìm kiếm và tra cứu thông tin nhanh chóng: Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và tra cứu thông tin về hàng hóa trong kho như tên sản phẩm, mã sản phẩm, số lượng, vị trí lưu trữ, v.v.
Tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn với phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí
2. Cách tạo file excel quản lý kho hiệu quả
Cách quản lý kho hiệu quả bằng excel không hề khó khăn, bạn chỉ cần tạo và chia các file quản lý kho thành từng đầu mục mà bạn cần hoặc làm theo file excel quản lý kho đơn giản mà Sapo gợi ý dưới đây
2.1. Mẫu file excel quản lý theo danh mục mặt hàng
Trước tiên, khi bạn muốn quản lý kho của cửa hàng mình, bạn cần liệt kê các sản phẩm mà cửa hàng nhập về trước, vì vậy trong file excel quản lý kho bạn cần tạo sheet “Danh mục sản phẩm”.
Phần danh mục sản phẩm này sẽ giúp bạn quản lý thông tin hàng hóa và trong phần này cần có những trường thông tin như:
- Số thứ tự
- Tên sản phẩm
- Mã sản phẩm
- Đơn vị tính
- Ghi chú (nếu cần)
Tải tại đây: File quản lý kho
2.2. Mẫu file excel quản lý kho theo bảng kê nhập kho và xuất kho hàng hóa
Trường thông tin thứ 2 trong file excel quản lý kho đơn giản miễn phí là bảng kê nhập kho và xuất kho hàng hóa. Mọi giao dịch xuất nhập kho bạn cần lưu vào file này. Các thông tin trong file quản lý kho này cần có, bao gồm:
- Số thứ tự
- Ngày/tháng
- Số chứng từ (nếu cần)
- Mã sản phẩm
- Tên sản phẩm
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền
- Giá vốn
Tùy vào nhu cầu của mỗi người quản lý và của từng cửa hàng mà bạn có thêm thêm hoặc lược bớt đi các trường thông tin để quản lý phù hợp hơn cho cửa hàng của mình.
Tải tại đây: File quản lý kho
2.3. Mẫu file excel quản lý kho theo báo cáo tồn kho
Dựa trên các file quản lý kho bên trên, bạn sẽ lập thêm một file để báo cáo tồn kho, file này giúp bạn nhận biết được trong ngày, trong tuần, hay tháng hàng hóa của cửa hàng như thế nào. Báo cáo tồn kho cũng là cách để chủ cửa hàng nắm bắt được tình hình kinh doanh thực tế của cửa hàng mình, sản phẩm nào bán chạy, sản phẩm nào không bán chạy, từ đó đưa ra chiến lược kinh doanh hợp lý hơn.
Trong file excel quản lý kho báo cáo này bạn cần các trường thông tin như:
- Xuất trong kỳ
- Nhập trong kỳ
- Tồn cuối kỳ
Tải tại đây: File quản lý kho
3. Cách tạo file excel quản lý kho
Ngoài việc sử dụng các mẫu file excel quản lý kho được Sapo chia sẻ ở trên, các nhà bán hàng hoàn toàn có thể tự tạo một file để quản lý theo nhu cầu riêng của mình với các bước vô cùng đơn giản như sau:
- Bước 1: Mở ứng dụng Excel, sau đó chọn tạo một tệp mới.
- Bước 2: Điền các thông tin cần quản lý theo mong muốn của người tạo và nhập dữ liệu như các thông tin về mặt hàng, số lượng, đơn vị tính, số lượng nhập kho - xuất kho,...
Chủ shop có thể tạo thêm nhiều sheet trong cùng một file excel để phục vụ cho các mục đích quản lý khác nhau.
Một số hàm thường được sử dụng trong excel, hỗ trợ quản lý hiệu quả hơn:
| Tên hàm | Công thức | Cách sử dụng |
| Hàm SUM | =SUM(Number1; Number 2;...) | Tính tổng từ 2 ô dữ liệu trở lên |
| Hàm SUMIF | =SUMIF(Range;Criteria; [Sum_Range]) | Tính tổng từ 2 ô dữ liệu trở lên dựa vào 1 điều kiện |
| Hàm COUNT | =COUNT(Value1;Value2;...) | Đếm tổng số ô/số giá trị |
| Hàm COUNTIF | =COUNTIF(Range;Criteria) | Đếm tổng số ô thống kê dựa trên một điều kiện |
| Hàm AVERAGE | =AVERAGE(Number1;[Number2];...) | Tính trung bình cộng |
4. Những rủi ro khi quản lý kho bằng excel
File quản lý kho bằng excel miễn phí mang tới nhiều ưu điểm cho chủ shop nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số hạn chế như:
- Các hàm tính trên excel phức tạp, dễ bị nhầm lẫn nên sẽ không tránh được sự sai sót như tính toán báo cáo
- Quản lý kho bằng excel thường chỉ phù hợp cho những kho hàng nhỏ, số lượng hàng hóa không nhiều
- File excel quản lý kho thường là bản offline nên không thể chủ động kiểm soát được thông tin nếu không truy cập vào máy tính của cá nhân, tính linh hoạt không cao
- Không thể đồng bộ file khi nhiều người cùng thao tác.
Đọc tiếp: 15 cách quản lý kho hiệu quả nhất cho cửa hàng vừa và nhỏ
Để khắc phục những điểm hạn chế trên, sự ra đời của phần mềm quản lý kho như Sapo với những tính năng vượt trội đã mang đến cho nhà bán hàng những lợi ích to lớn như:
- Phần mềm quản lý kho tự động hóa nhiều quy trình như nhập xuất kho, kiểm kê, cập nhật số lượng tồn kho, giúp tiết kiệm thời gian và công sức, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.
- Cập nhật số lượng tồn kho theo thời gian thực sau mỗi giao dịch nhập xuất, giúp nhà bán hàng luôn nắm rõ tình hình hàng hóa trong kho.
- Dựa trên dữ liệu lịch sử bán hàng, phần mềm có thể dự báo nhu cầu trong tương lai, giúp nhà bán hàng lên kế hoạch nhập hàng phù hợp, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá nhiều.
- Cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình kho hàng, doanh số bán hàng, giúp nhà bán hàng đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh và đưa ra các quyết định chiến lược.
Ngoài khả năng quản lý kho, phần mềm quản lý bán hàng Sapo còn giúp bạn:
- Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ bán hàng như order, tạo đơn, thanh toán, xử lý đơn hàng, đẩy đơn vận chuyển,...
- Phân quyền và quản lý nhân viên theo vị trí làm việc, dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu suất để đưa ra chế độ thưởng phạt phù hợp.
- Dễ dàng kết nối và mở rộng các kênh bán hàng từ online đến offline, tăng khả năng tiếp cận khách hàng.
Bạn có thể tải và trải nghiệm miễn phí 7 ngày tại đây:
Hi vọng với những chia sẻ trong bài viết này của chúng tôi, bạn sẽ biết cách quản lý kho hiệu quả bằng excel, tạo được mẫu file excel quản lý kho phù hợp với cửa hàng của mình và tham khảo thêm được một phần mềm quản lý kho kho tốt giúp việc kinh doanh thuận lợi và phát triển hơn.
