Quản lý tồn kho không hiệu quả có thể dẫn đến hàng hóa dư thừa, thất thoát hoặc thiếu hụt, gây gián đoạn kinh doanh. Vậy làm sao để tối ưu chi phí tồn kho mà vẫn đảm bảo nguồn hàng ổn định? Cùng khám phá cách tính, chiến lược kiểm soát và các giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro ngay trong bài viết này!
1. Định nghĩa: Chi phí tồn kho là gì?
Chi phí tồn kho là tổng các khoản chi phí liên quan đến việc lưu trữ, bảo quản và quản lý hàng hóa trong kho của doanh nghiệp. Nó bao gồm chi phí lưu kho, chi phí đặt hàng, chi phí cơ hội và cả chi phí thất thoát hàng hóa. Nếu không được kiểm soát tốt, chi phí tồn kho có thể làm giảm lợi nhuận và ảnh hưởng đến dòng tiền của doanh nghiệp như:
- Tăng áp lực tài chính và dòng tiền bị đọng: Khi tài chính không đủ mạnh, có quá nhiều hàng tồn kho, cửa hàng/ doanh nghiệp không thể đầu tư vào các hoạt động quan trọng khác như mở rộng kinh doanh, marketing hay nâng cao chất lượng sản phẩm do dòng vốn bị kẹt.
- Gia tăng rủi ro thất thoát và hàng tồn: Hàng hóa lưu kho nếu không được quản lý tốt có thể gặp tình trạng hư hỏng, thất thoát do sai sót kiểm kê từ đó làm tăng chi phí vận hành và lãng phí nguồn lực doanh nghiệp.
- Giảm hiệu quả vận hành & khả năng cạnh tranh: Chi phí tồn kho cao khiến nhiều doanh nghiệp buộc phải đẩy giá bán sản phẩm để bù đắp chi phí hoặc gặp khó khăn trong xoay vòng vốn để nhập hàng mới theo xu hướng thị trường, từ đó làm mất lợi thế cạnh tranh về giá.
2. Các loại chi phí tồn kho phổ biến của doanh nghiệp
Trong quá trình quản lý hàng hóa, doanh nghiệp phải chịu nhiều loại chi phí tồn kho khác nhau. Các loại chi phí này đều có đặc điểm chung là tăng theo lượng hàng tồn, nghĩa là càng nhiều hàng hóa lưu kho, chi phí lưu trữ sẽ càng lớn và rất khó để loại bỏ hoàn toàn. Việc hiểu rõ từng loại chi phí này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa ngân sách và cải thiện hiệu suất vận hành.
2.1. Chi phí lưu kho
Chi phí lưu kho là khoản chi phí phát sinh khi doanh nghiệp lưu trữ hàng hóa trong kho, bao gồm phí thuê kho, chi phí vận hành và bảo trì hệ thống kho bãi. Đây là một trong những loại chi phí tồn kho lớn nhất mà doanh nghiệp phải kiểm soát.
Một số loại chi phí lưu kho phổ biến bao gồm:
- Chi phí thuê kho: Phụ thuộc vào diện tích kho, vị trí và thời gian thuê. Kho này có thể là doanh nghiệp tự vận hành hoặc thuê dịch vụ bên thứ 3.
- Chi phí bảo trì và vận hành kho: Ví dụ như điện nước, hệ thống thông gió, trang thiết bị kệ hàng/ xe nâng/ hệ thống quản lý kho (WMS), nhân công vận hành kho…
- Chi phí bảo hiểm kho hàng: Loại chi phí đảm bảo hàng hóa tránh rủi ro cháy nổ, thiên tai… Đây là loại chi phí bắt buộc phải có với một số doanh nghiệp.
2.2. Chi phí cơ hội
Chi phí cơ hội trong quản lý tồn kho là khoản lợi nhuận bị mất đi khi doanh nghiệp dành nguồn vốn để duy trì hàng tồn kho thay vì đầu tư vào các hoạt động khác có thể mang lại giá trị cao hơn. Đây là một chi phí gián tiếp, khó đo lường nhưng cũng có tác động nhất định đến hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp.
Ví dụ: Doanh nghiệp có giá trị hàng tồn kho là 5 tỷ đồng. Số tiền này có thể được dùng đầu tư vào mở rộng kinh doanh, marketing hay các dự án có tỷ suất sinh lời cao hơn.
Chi phí cơ hội trong phân loại chi phí tồn kho bao gồm:
- Chi phí vốn bị đọng: Do doanh nghiệp sử dụng một phần lớn vốn để mua hàng tồn kho thay vì đầu tư vào các lĩnh vực có lợi nhuận cao hơn.
- Chi phí mất cơ hội đầu tư: Vốn bị kẹt trong kho quá nhiều trong thời gian dài, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ các cơ hội mở rộng kinh doanh, đầu tư về công nghệ.
- Chi phí mất cơ hội sinh lời từ sản phẩm khác: Nếu một doanh nghiệp nhập quá nhiều sản phẩm bán chậm, họ sẽ không thể nhập hàng mới theo xu hướng thị trường, có thể ảnh hưởng đến cơ hội của doanh nghiệp ít vốn, nhất là với các ngành thời trang, công nghệ, mỹ phẩm.
2.3. Chi phí hư hỏng, thất thoát hàng hóa
Chi phí hư hỏng, thất thoát hàng hóa là các khoản tổn thất phát sinh do hàng hóa bị hỏng, lỗi thời, quá hạn sử dụng hoặc thất thoát trong quá trình lưu kho, vận chuyển và quản lý. Đây là một trong những yếu tố làm gia tăng chi phí tồn kho, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Ví dụ: Doanh nghiệp sản xuất bánh mì đóng gói có hạn sử dụng ngắn ngày, nếu không bán kịp thời sẽ phải tiêu hủy hoặc bán tháo hạ giá để đẩy hàng sắp hết hạn, ảnh hưởng đến tài chính.
Các loại chi phí hư hỏng trong kho:
- Chi phí do hư hỏng vật lý: Lưu trữ trong điều kiện đảm bảo không phù hợp như độ ẩm, nhiệt độ cao, ánh nắng trực tiếp, hàng bị biến dạng (móp, méo) khi vận chuyển lưu kho.
- Chi phí do hết hạn sử dụng, lỗi thời: Mỹ phẩm, thực phẩm hết hạn sử dụng hoặc thời trang lỗi thời không còn đáp ứng nhu cầu thị trường.
- Chi phí do thất thoát hàng hóa: Hàng bị mất do kiểm kê thiếu chặt chẽ, thất thoát do gian lận nội bộ hoặc trộm cắp.
2.4. Chi phí đặt hàng và vận chuyển
Chi phí đặt hàng và vận chuyển là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình doanh nghiệp mua hàng từ nhà cung cấp, bao gồm từ việc xử lý đơn hàng đến vận chuyển hàng về kho. Đây là một phần quan trọng của chi phí hàng tồn kho, ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàng bán (COGS) và lợi nhuận của doanh nghiệp.
Ví dụ: Một doanh nghiệp bán lẻ đặt hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau, mỗi lần nhập hàng sẽ tốn chi phí đặt hàng, phí vận chuyển, kiểm kê và tiếp nhận hàng hóa. Nếu tần suất đặt hàng không tối ưu, chi phí này có thể tăng đáng kể.
Các loại chi phí đặt hàng và vận chuyển:
- Chi phí xử lý đơn hàng: Chi phí liên quan đến sử dụng phần mềm quản lý kho, đơn hàng, nhân sự thực hiện công việc này.
- Chi phí vận chuyển: Cước vận chuyển từ nhà cung cấp đến kho lưu trữ, phụ phí bốc dỡ, lưu kho tạm thời tại trung tâm trung chuyển…
- Chi phí thủ tục nhập hàng: Phát sinh với các hàng hóa nhập khẩu, phải chịu thêm thuế nhập khẩu, hải quan, kiểm định chất lượng, chứng từ…
3. Cách tính chi phí tồn kho: Công thức và ví dụ cụ thể
Chi phí tồn kho bao gồm nhiều khoản chi phí khác nhau, từ chi phí lưu kho, chi phí cơ hội, chi phí hư hỏng, thất thoát hàng hóa đến chi phí đặt hàng và vận chuyển. Để quản lý tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định đúng cách tính tổng chi phí này nhằm tối ưu ngân sách và nâng cao hiệu suất kinh doanh.
Công thức phổ biến tính tổng chi phí tồn kho như sau:
Tổng chi phí tồn kho = Chi phí đặt hàng + Chi phí lưu kho + Chi phí thiếu hụt (nếu có)
Trong đó:
- Chi phí đặt hàng = S x D/Q (S: Chi phí 1 lần đặt hàng; D: Nhu cầu hàng trong 1 khoảng thời gian; Q: Số lượng hàng đặt 1 lần)
- Chi phí lưu kho = Hx Q/2 (H: Chi phí lưu kho trên mỗi đơn vị hàng hóa; Q/2: Mức tồn kho trung bình).
- Chi phí thiếu hụt: Tùy từng loại hình kinh doanh của doanh nghiệp, có thể bao gồm các chi phí như mất doanh thu, khách hàng, khôi phục hàng hóa.
Ví dụ: Công ty A chuyên bán giày thể thao. Hàng tháng, công ty cần 1.000 đôi giày để đáp ứng nhu cầu thị trường. Mỗi lần đặt hàng, công ty phải trả 500.000 VND chi phí đặt hàng. Chi phí lưu kho là 10.000đ/đôi giày/năm.
- Chi phí đặt hàng (mỗi lần đặt 200 đôi) = 500.000x1.000/200 = 2.500.000đ/ năm.
- Chi phí lưu kho: 10.000x1.000/2 = 5.000.000đ/ năm.
- Tổng chi phí tồn kho = 2.500.000 + 5.000.000 = 7.500.000đ
Có thể bạn quan tâm: Cách quản lý thu chi trong doanh nghiệp hiệu quả, tránh sai sót và thất thoát tài chính
4. Chiến lược giảm chi phí tồn kho cho doanh nghiệp
Giảm chi phí tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp lưu động vốn tốt hơn từ đó tăng tính cạnh tranh trên thị trường.
4.1. Tối ưu quy trình nhập hàng
Tối ưu quy trình nhập hàng giúp doanh nghiệp giảm chi phí đặt hàng, hạn chế tồn kho dư thừa và nâng cao hiệu suất vận hành. Để tối ưu quy trình nhập hàng, doanh nghiệp nên chú ý:
- Áp dụng phương pháp Just-In-Time (JIT): Doanh nghiệp chỉ nhập hàng khi có nhu cầu thực tế, giúp giảm lượng hàng tồn kho không cần thiết. Điều này hạn chế chi phí lưu kho, giảm nguy cơ hư hỏng, thất thoát và cải thiện dòng tiền. Phương pháp này đòi hỏi hệ thống quản lý hàng hóa chặt chẽ và sự phối hợp tốt với nhà cung cấp.
- Tối ưu tần suất đặt hàng và số lượng nhập kho: Doanh nghiệp cần phân tích dữ liệu bán hàng để xác định tần suất nhập hàng phù hợp, tránh đặt hàng quá nhiều gây tồn kho dư thừa hoặc quá ít dẫn đến thiếu hàng. Việc tính toán số lượng nhập kho hợp lý giúp cân bằng giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho, nhất là khi nhu cầu biến động theo mùa vụ.
- Đàm phán với nhà cung cấp để có chính sách nhập hàng tối ưu: Việc thương lượng giá cả, chi phí vận chuyển và điều khoản thanh toán linh hoạt giúp doanh nghiệp giảm tổng chi phí nhập hàng. Ngoài ra, hợp tác với nhiều nhà cung cấp giúp giảm rủi ro đứt gãy chuỗi cung ứng, đảm bảo nguồn hàng ổn định mà không cần dự trữ quá nhiều.
4.2. Dự báo nhu cầu chính xác
Dự báo nhu cầu dựa trên sức bán là yếu tố quyết định đến hiệu quả kiểm soát chi phí tồn kho. Doanh nghiệp nên chú ý tới:
- Ứng dụng dữ liệu và công nghệ để dự báo nhu cầu: Doanh nghiệp nên sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu, AI hoặc phần mềm quản lý tồn kho để dự đoán xu hướng mua hàng. Dựa trên lịch sử bán hàng, mùa vụ và hành vi khách hàng, việc dự báo chính xác giúp tối ưu lượng hàng nhập, tránh tình trạng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa.
- Kết hợp nhiều phương pháp dự báo để tăng độ chính xác: Việc kết hợp khảo sát khách hàng, phân tích dữ liệu mua hàng trước đó giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện hơn để điều chỉnh kế hoạch nhập hàng linh hoạt theo biến động thị trường.
- Theo dõi và điều chỉnh dự báo thường xuyên: Dự báo nhu cầu không phải là con số cố định mà cần được cập nhật liên tục dựa trên tình hình kinh doanh thực tế. Doanh nghiệp nên theo dõi chặt chẽ các chỉ số bán hàng, phản hồi khách hàng và các yếu tố ảnh hưởng như xu hướng thị trường, chính sách kinh tế để điều chỉnh kế hoạch nhập hàng kịp thời.
4.3. Giải pháp công nghệ giúp giảm chi phí tồn kho
Ứng dụng công nghệ vào quản lý kho giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình vận hành, giảm thất thoát hàng hóa và kiểm soát lượng tồn kho hiệu quả. Dưới đây là những giải pháp Sapo Enterprise hỗ trợ doanh nghiệp giảm chi phí tồn kho, cải thiện dòng tiền và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên:
- Quản lý kho hàng tự động: Hệ thống quản lý kho hiện đại giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác số lượng hàng hóa xuất/ nhập, kiểm soát hàng tồn kho theo thời gian thực từ mọi kênh bán trên 1 nền tảng duy nhất. Quy trình tự động này giảm sai sót so với quản lý thủ công, hạn chế thất thoát hàng hóa do tồn đọng quá mức.
- Cảnh báo hàng tồn: Các sản phẩm đạt số lượng tối thiểu sẽ được hệ thống gửi cảnh báo đến nhà bán hàng, giúp hàng hóa luôn sẵn sàng trong kho, tránh tình trạng hết hàng khi bán.
- Báo cáo tồn kho trực quan, chi tiết: Giúp nhà bán hàng dễ dàng phân tích mức độ tiêu thụ hàng hóa từng mặt hàng, mặt hàng nào bán chạy để có phương án nhập hàng hay đẩy hàng tồn hợp lý và tối ưu chi phí kho luân chuyển hàng hóa.
Quản lý hiệu quả chi phí tồn kho là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, giảm lãng phí và nâng cao lợi nhuận. Việc ứng dụng công nghệ sẽ giúp bạn kiểm soát hàng tồn kho chính xác, tiết kiệm chi phí và tối ưu quy trình vận hành. Trải nghiệm ngay Sapo – giải pháp quản lý kho toàn diện, giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho dễ dàng và hiệu quả ngay hôm nay!
