Cách sắp xếp thuốc trong nhà thuốc đạt chuẩn GPP luôn là yếu tố bắt buộc mà quản lý quầy thuốc cần quan tâm. Bởi trên thực tế, điều này không chỉ giúp nhà thuốc của bạn thuận tiện hơn trong việc tìm kiếm, kê đơn mà còn giúp quá trình xét duyệt nhà thuốc đạt chuẩn GPP nhanh chóng và thuận lợi hơn.
Để đạt chuẩn GPP, bạn cần đảm bảo một số quy định về cách sắp xếp thuốc trong nhà thuốc cùng như đảm bảo quy trình vận hành hiệu quả. Những tiêu chuẩn đó là gì? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.
1. Những nguyên tắc để xây dựng nhà thuốc đạt chuẩn GPP
GPP là tiêu chuẩn cuối cùng trong 5 tiêu chuẩn thực hành tốt (GPs) trong quy trình đảm bảo chất lượng thuốc: Từ khâu sản xuất (Thực hành tốt sản xuất thuốc - GMP), kiểm tra chất lượng (Thực hành tốt kiểm nghiệm thuốc - GLP), tồn trữ bảo quản (Thực hành tốt bảo quản thuốc - GSP), lưu thông phân phối (Thực hành tốt phân phối thuốc - GDP) và phân phối đến tay người bệnh (Thực hành tốt nhà thuốc - GPP).
Khi xây dựng một nhà thuốc đạt chuẩn GPP nghĩa là thực hành tốt nhà thuốc, bạn cần đảm bảo về khả năng thực hiện các nguyên tắc chính sau:
1.1 Tiêu chuẩn về cơ sở vật chất
Diện tích tối thiểu của nhà thuốc phải đạt từ 10m2, có đầy đủ không gian bố trí, cách sắp xếp, cách bố trí thuốc trong nhà thuốc tuân thủ đúng quy định (khu trưng bày, khi bảo quản, khu mỹ phẩm,...) đồng thời bảo đảm các trang thiết bị cũng như phương tiện cần thiết để bảo quản thuốc.
Nhà thuốc cần tuân thủ tuyệt đối về tiêu chuẩn nhà thuốc và trang thiết bị
Đối với các loại thuốc bán lẻ không kèm bao bì, Dược sĩ cần ghi rõ tên thuốc, hàm lượng, nồng độ và hướng dẫn cụ thể. Đối với các cửa hàng dùng phần mềm quản lý nhà thuốc, ngoài danh sách 100,000 mã thuốc liên thông với cơ sở dữ liệu Dược Quốc gia thì có thể thêm thuốc cơ sở với đầy đủ thông tin để có thể quản lý dễ dàng hơn.
1.2 Tiêu chuẩn về nhân sự
Người phụ trách nhà thuốc cần phải có bằng dược sĩ Đại học trở lên và có kinh nghiệm thực hành ngành Dược tại các cơ sở chuyên môn về thuốc ít nhất là 2 năm.
Người chịu trách nhiệm ở quầy thuốc (người bán thuốc) phải có bằng Dược sĩ từ Trung cấp trở lên và có kinh nghiệm thực hành tại các cơ sở thuốc trong khoảng thời gian ít nhất là 1,5 năm.
Ngoài các bằng cấp chuyên môn, bạn phải có chứng chỉ hành nghề Dược do Sở Y tế cấp và giấy chứng nhận đủ điều kiện hành nghề để mở quầy thuốc tây chuẩn GPP, thông thường sẽ 3 năm xét điều kiện lại một lần.
Nhân viên làm việc tại nhà thuốc phải mặc áo Blouse trắng, đeo biển ghi họ tên, chức vụ và ăn mặc gọn gàng, sạch sẽ.
1.3 Tiêu chuẩn về hoạt động
Thực hiện mọi hoạt động ghi chép, lưu trữ cũng như bảo quản hồ sơ tối thiểu 1 năm tính từ thời điểm thuốc hết hạn; không được thực hiện bất kỳ hành vi quảng cáo, lôi kéo khách hàng;...
2. Cách sắp xếp thuốc trong nhà thuốc đạt chuẩn GPP
2.1 Cách sắp xếp thuốc trong nhà thuốc theo từng nhóm mặt hàng riêng biệt
Thuốc là mặt hàng có số lượng đầu sản phẩm, tên thuốc, thương hiệu vô cùng lớn, tuy nhiên, bạn sẽ có thể chia thành các nhóm mặt hàng riêng biệt như: Dược phẩm dùng để điều trị bệnh, thực phẩm chức năng, mỹ phẩm, thiết bị y tế,...Nhà thuốc phải có danh mục các nhóm thuốc theo cách trưng bày để dễ nhận biệt và tránh sai sót khi sắp xếp hay lúc lấy thuốc cho người tiêu dùng.
Đối với những nhà thuốc không sử dụng công nghệ để quản lý như phần mềm quản lý nhà thuốc thì cần nhận biết được các loại mặt hàng để sắp xếp thuốc trong kho cũng như ngoài quầy để đảm bảo hợp lý, đúng vị trí và dễ dàng tìm kiếm, kiểm thuốc.
Có một số cách nhận biết thuốc như sau:
- Hộp thuốc sẽ có ghi số đăng ký bằng chữ - số được cấp - năm cấp.
- Nơi sản xuất: VN là thuốc nhập khẩu, VD, VS, V,...là thuốc sản xuất trong nước.
Thông thường, thuốc sx được chia thành 2 nhóm là: Thuốc kê đơn và thuốc không kê đơn, Dược sĩ cần sắp xếp thuốc kê đơn và không kê đơn để đảm bảo không gây nhầm lẫn và ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe người dùng.
- Thuốc không kê đơn được phân loại dựa theo Thông tư 23 về quy định Danh mục thuốc không kê đơn (gồm 250 hoạt chất).
- Thuốc kê đơn phân thành 30 nhóm dựa vào công văn 1517/BYT-KCB Hướng dẫn thực hiện Quy chế kê đơn thuốc trong điều trị ngoại trú.
Nhận biết thực phẩm chức năng:
Số đăng ký ghi trên hộp là số công bố tiêu chuẩn (SCBTC): Số được cấp/ năm cấp/ YT-CNTC và có dòng chữ: Thực phẩm chức năng, thực phẩm dinh dưỡng hoặc Sản phẩm này không phải là thuốc và không có tác dụng thay thế thuốc chữa bệnh.
Việc sắp xếp thuốc theo từng nhóm cũng giúp nhà thuốc thuận lợi hơn trong quá trình kê đơn
2.2 Sắp xếp thuốc theo nhóm yêu cầu bảo quản
Mọi nhà thuốc đều cần đảm bảo về tiêu chuẩn nhiệt độ trong nhà thuốc để duy trì chất lượng cũng như không làm biến đổi chất, thành phần trong từng loại thuốc. Ngoài ra, có những loại thuốc đặc biệt buộc phải bảo quản theo yêu cầu riêng nên phải sắp xếp thuốc theo nhóm phù hợp. Ví dụ:
- Các loại thuốc kháng sinh hay thuốc hạ sốt,...thì yêu cầu bảo quản chỉ cần ở điều kiện thường.
- Tuy nhiên với các loại Vắc xin, viên đạn hạ sốt hay những sản phẩm có mùi, dễ bay hơi, dễ phân hủy thì cần phải có khu vực bảo quản và nhiệt độ bảo quản đặc biệt.
2.3 Tùy theo yêu cầu của quy định chuyên môn hiện hành
Theo quy định hiện hành, một số loại thuốc, sản phẩm đặc biệt cần được sắp xếp riêng ở khu vực riêng để đảm bảo tuyệt đối về tính an toàn cũng như hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra. Theo đó:
- Các loại thuốc thuộc nhóm thuốc độc bảng A, B phải được áp dụng cách sắp xếp thuốc trong nhà thuốc riêng hoặc phải được đựng trong các ngăn tủ riêng và được khóa chắc chắn. Đồng thời đảm bảo nhiệt độ, điều kiện bảo quản đúng theo quy chế chuyên môn ngành Dược hiện hành.
- Hàng chờ xử lý: Cần được xếp vào khu vực riêng và được gắn nhãn “Hàng chờ xử lý”
- Đối với các mặt hàng dễ vỡ, chất lỏng như chai, lọ hay ống truyền, ống tiêm,....cần được để ở phía trong cùng cũng như tuyệt đối không xếp chồng lên các loại khác hay chồng lên nhau.
- Để quản lý nhà thuốc hợp lý hơn, bạn cũng có thể sắp xếp nhà thuốc dựa trên các nguyên tắc khác như: Theo nhóm tác dụng dược lý, công thức hóa học; hãng sản xuất; dạng thuốc,...
2.4 Đảm bảo khả năng dễ tìm, dễ lấy, dễ thấy và dễ kiểm tra
Với một mô hình kinh doanh với lượng sản phẩm vô cùng nhiều và đa dạng, việc sắp xếp theo nguyên tắc này là một trong những yếu tố quan trọng giúp đẩy nhanh quá trình bán hàng cũng như đảm bảo quá trình quản lý kho, quầy thuốc chính xác nhất.
Đối với cách sắp xếp thuốc trong nhà thuốc này, nhiều cửa hàng thường sẽ sử dụng các phần mềm quản lý nhà thuốc để đảm bảo quá trình này diễn ra nhanh chóng, chính xác và dễ dàng quản lý nhất.
2.5 Cách sắp xếp thuốc trong nhà thuốc theo nguyên tắc FEFO &FIFO
- Sắp xếp theo nguyên tắc FEFO nghĩa là hàng có hạn dùng còn lại ngắn hơn xếp ra ngoài và hàng có hạn dùng dài hơn xếp vào trong.
- Sắp xếp theo nguyên tắc FIFO nghĩa là hàng hóa sản xuất trước - xuất trước và lô nhập trước - xuất trước.
2.6 Cách sắp xếp các tài liệu, văn phòng phẩm, tư trang
Ngoài các loại thuốc, thực phẩm chức năng, quản lý nhà thuốc cũng cần sắp xếp các loại giấy tờ, sổ sách và tài liệu liên quan đúng cách. Đảm bảo tính phân loại, cẩn thận và sạch sẽ theo đúng quy định.
Các loại văn phòng phẩm, dụng cụ phục vụ việc kê đơn, bán hàng hay vật dụng vệ sinh cần sắp xếp gọn gàng và để đúng nơi quy định. Cùng với đó, các tư trang của Dược sĩ chuyên môn không được để trong khu vực quầy thuốc.
Xem thêm: Chi phí mở hiệu thuốc tây cần bao nhiêu vốn? chỉ tiêu đánh giá doanh thu
3. Sapo POS - Giải pháp quản lý nhà thuốc chuẩn GPP hiệu quả nhất
Không chỉ là cách sắp xếp thuốc,cách bố trí quần thuốc trong nhà thuốc theo cách xếp thuốc đạt chuẩn GPP, Dược sĩ cần phải kiểm soát và quản lý mọi vấn đề trong nhà thuốc để loại bỏ nguy cơ sai sót trong quá trình kê đơn. Đây là thời điểm mà các cửa hàng sử dụng phần mềm quản lý nhà thuốc sẽ có thể tối ưu được quy trình một cách nhanh chóng và dễ dàng nhất.
Sapo POS là phần mềm quản lý nhà thuốc đã liên thông cơ sở dữ liệu với Cục Quản lý Dược Quốc gia. Theo đó, các cửa hàng thuốc sẽ có thể quản lý toàn bộ thuốc tại quầy, trong kho một cách dễ dàng và tiết kiệm thời gian báo cáo với Cục quản lý Dược Quốc gia.
Là một loại hình có lượng sản phẩm, thương hiệu, loại thuốc vô cùng đa dạng về mẫu mã, cách đóng gói,...điều này sẽ giúp Dược sĩ có thể phân loại là quản lý thuốc một cách dễ dàng nhất.
3.1 Luôn kiểm soát quầy và kho thuốc một cách chính xác
Bằng việc liên kết cơ sở dữ liệu Dược Quốc gia với hơn 100,000 mã thuốc, bạn có thể dễ dàng quản lý toàn bộ danh mục, nhóm thuốc và hoạt tính của từng loại thuốc một cách chính xác và chi tiết nhất.
Đặc biệt, hạn sử dụng là yếu tố vô cùng quan trọng trong khi kinh doanh thuốc và việc kê đơn có thuốc hết hạn sử dụng là yếu tố tuyệt đối cấm kỵ để bảo vệ quyền lợi của khách hàng. Tuy nhiên, đây lại là việc không hề dễ với bất kỳ người quản lý nào bởi việc kiểm soát lô nhập và hạn sử dụng của toàn bộ loại thuốc là rất khó khăn.
Đây là thời điểm mà cách sắp xếp thuốc trong nhà thuốc theo chuẩn GPP và ứng dụng tính năng hiển thị lô - hạn sử dụng khi kê đơn cho khách sẽ giúp Dược sĩ loại bỏ nguy cơ kê đơn hết hạn cho khách hàng của mình.
Cùng với đó, Sapo POS còn giúp bạn có thể theo dõi được thuốc sắp hết để lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.
3.2 Quản lý toàn bộ lịch sử kê đơn
Thuốc là mặt hàng kinh doanh tương đối nhạy cảm bởi nó liên quan trực tiếp tới sức khỏe của khách hàng. Đó là lý do mà việc kê đơn và lưu trữ lại toàn bộ quá trình mua hàng, đơn thuốc của khách hàng sẽ là yếu tố bắt buộc mà mỗi cửa hàng thuốc đều phải có.
Sapo POS không chỉ giúp bạn quản lý lịch sử kê đơn, mua hàng của toàn bộ khách hàng mà còn là Dược sĩ phụ trách đơn thuốc, ca làm, giúp bạn có thể dễ dàng đối chiếu và đánh giá khi có vấn đề xảy ra.
Cùng với đó, quản lý quầy có thể hạn chế được tối đa các yếu tố, nguy cơ trục lợi từ khách hàng của nhân viên. Bởi nhân viên của bạn hoàn toàn có thể gian lận bằng cách tự tăng giá bán và ăn chênh lệch hoặc tự ý lấy thuốc để bán ra ngoài kiếm lời riêng.
Với hệ thống quản lý thuốc, giá bán và lượng tồn kho được cập nhật tự động theo từng giao dịch trên Sapo POS, bạn hoàn toàn có thể loại bỏ nguy cơ này một cách dễ dàng. Đồng thời theo dõi doanh thu, chi phí và lợi nhuận kinh doanh một cách chính xác nhất.
3.3 Theo dõi báo cáo và đánh giá tình hình kinh doanh một cách hiệu quả
Tương tự như các loại hình kinh doanh khác, kinh doanh nhà thuốc cũng cần theo dõi một cách chặt chẽ tất cả các số liệu về tồn kho, chi phí, doanh thu cũng như lợi nhuận để đảm bảo quá trình vận hành diễn ra đúng hướng.
Hệ thống báo cáo chi tiết tại phần mềm quản lý nhà thuốc Sapo POS sẽ giúp bạn theo dõi chi tiết về tình hình kinh doanh với hệ thống báo cáo:
- Báo cáo bán hàng: Giúp bạn theo dõi doanh thu, lợi nhuận hay các khoản thanh toán một cách chính xác, chi tiết nhất.
- Báo cáo nhập hàng: Quản lý nhập hàng của từng nhà cung cấp, theo dõi công nợ cũng như toàn bộ lô hàng - hạn sử dụng.
- Báo cáo kho: Dễ dàng theo dõi quy trình kiểm kho, nhập xuất kho và tồn kho của từng sản phẩm.
- Báo cáo tài chính: Theo dõi chi tiết công nợ phải thu, công nợ phải trả và toàn bộ doanh thu, lãi lỗ của cửa hàng ở mọi thời điểm.
Trên đây là những yếu tố buộc phải nhớ về cách sắp xếp thuốc trong nhà thuốc đạt chuẩn GPP. Sapo.vn hy vọng rằng những chia sẻ trên của chúng tôi có thể giúp cửa hàng của bạn tối ưu vận hành, kê đơn và quản lý tổng quát một cách hiệu quả nhất.
