Đối với nhà thuốc, SOP hay Standard Operating Procedure là hệ thống quy trình quan trọng để đảm bảo công việc. Vậy trong nhà thuốc, SOP đóng vai trò như thế nào? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.
1. SOP là gì?
SOP (standard operating procedure) là hệ thống quy trình thao tác chuẩn được xây dựng với mục đích hướng dẫn và đảm bảo chất lượng công việc. Việc áp dụng quy trình thao tác chuẩn SOP sẽ giúp hạn chế tối đa các sai sót. Đồng thời, xây dựng các tài liệu chuẩn SOP cũng giúp việc đào tạo nhân viên hiệu quả hơn, giúp người mới có thể làm quen và bắt nhịp nhanh hơn với công việc.
Quy trình SOP đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hệ thống với khả năng mang lại nhiều lợi ích:
- Tiết kiệm thời gian làm quen, thực hành nhờ quy trình rõ ràng, giúp công việc được xử lý thuần thục cũng như nhanh chóng và chủ động hơn
- Hạn chế tối đa vấn đề lãng phí, sai sót trong quá trình thử nghiệm quy trình mới
- Đảm bảo và đồng bộ năng suất thực hiện, xử lý công việc nhờ áp dụng quy trình SOP giống nhau
2. Quy trình SOP cho nhà thuốc chuẩn GPP
Đối với nhà thuốc, quy trình thao tác chuẩn SOP chính là các văn bản thể hiện trình tự các thao tác của hoạt động nào đó trong nhà thuốc. Trên thực tế, quy trình này cho nhà thuốc thường bao gồm các quy trình như mua thuốc, kiểm soát chất lượng, bán thuốc theo đơn, không theo đơn hay xử lý các vấn đề khiếu nại hay thu hồi,...
Các nhà thuốc đạt chất lượng cần có các quy trình thao tác chuẩn như sau:
- Quy trình mua thuốc và kiểm soát chất lượng
- Quy trình pha chế thuốc theo đơn
- Quy trình bán thuốc theo đơn
- Quy trình bán thuốc không theo đơn
- Quy trình bảo quản và theo dõi chất lượng thuốc
- Quy trình giải quyết đối với các loại thuốc bị khiếu nại, thu hồi toàn quốc hay cấm lưu hành.
Bước 1: Tiếp đón và chào hỏi khách hàng
Việc tiếp đón khách hàng phải đảm bảo tuyệt đối nguyên tắc tôn trọng và có thái độ hòa nhã khi tiếp xúc. Đồng thời, mọi thông tin của khách mua hàng phải được giữ bí mật.
Bước 2: Kiểm tra đơn thuốc
- Tính hợp lệ của đơn thuốc, đơn thuốc có đúng theo mẫu quy định và đầy đủ các thông tin như tên, chữ ký, địa chủ và dấu bệnh viện/ phòng khám không
- Hiệu lực đơn thuốc: không quá 5 ngày
- Kiểm tra lại thông tin bệnh nhân và chuẩn đoán bệnh
- Tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, số lượng, cách dùng, liều dùng, cách phối hợp
Đối với đơn thuốc không hợp lệ, nhân viên bán thuốc cần phải hỏi lại người kê đơn hoặc có thể từ chối bán. Khi này, nhà thuốc phải giải thích rõ lý do cho người mua.
Bước 3: Nhập dữ liệu và thu tiền
Theo quy định, mọi nhà thuốc hiện nay đều phải kết nối cơ sở dữ liệu Dược quốc gia. Do đó, khi nhận đơn thuốc, nhân viên bán hàng cần thực hiện nhập đơn thuốc vào các phần mềm quản lý nhà thuốc trên máy tính.
Nếu nhà thuốc hết các loại thuốc kê trong đơn thì phải thông báo lại cho bệnh nhân, yêu cầu kê lại đơn hoặc lựa chọn thuốc có tác dụng tương đương khi bệnh nhân yêu cầu. Tuy nhiên, chỉ dược sĩ đại học mới được phép thực hiện thay thế thuốc.
Khi đơn thuốc đã được bán ra, nhà thuốc thực hiện in hóa đơn bán hàng và thu tiền theo hóa đơn để kết thúc quy trình SOP. Trong trường hợp khách hàng không mua thuốc, cần thực hiện xuất hủy đơn bán hàng và trả lại đơn thuốc.
Xem thêm: Danh sách các phần mềm kết nối cơ sở dữ liệu Dược quốc gia
Bước 4: Lấy thuốc theo đơn
Thực hiện lấy thuốc cho khách theo đơn, ghi rõ cách dùng, liều dùng cũng như lưu ý khi sử dụng và dán bên ngoài túi thuốc. Túi đựng cần đảm bảo tiêu chuẩn để không ảnh hưởng đến thuốc. Đối với các loại thuốc đã thay thế cần ghi rõ tên thuốc, số lượng thuốc đã thay thế nếu có.
Bước 5: Hướng dẫn sử dụng và giao hàng cho khách
Nhà thuốc cần đảm bảo giải thích và hướng dẫn cho khách hàng về từng loại thuốc, tác dụng, liều dùng cũng như chống chỉ định cụ thể của từng loại thuốc để khách hàng biết cách sử dụng và theo dõi chính xác. Cuối cùng là thực hiện giao hàng và cảm ơn khách hàng.
3. Những lưu ý khi thực hiện quy trình thao tác chuẩn SOP là gì?
Khi thực hiện thao tác chuẩn SOP, nhà thuốc cần tuân thủ:
- Liệt kê danh sách công việc cần làm với hệ thống nhà thuốc
- Tiến hành thực hiện công việc đã liệt kê
- Ghi chép công việc đã thực hiện đầy đủ và chính xác
- Rà soát hệ thống SOP theo định kỳ
Đặc biệt, khi soạn thảo quy trình thao tác chuẩn, văn phong cũng cần tuân thủ các quy tắc:
- Sử dụng từ ngữ ngắn gọn, dễ hiểu
- Không dùng các từ đa nghĩa gây khó hiểu, không dùng các từ trừu tượng và phương ngữ địa phương
Nhà thuốc đạt chất lượng cũng cần có tối thiểu các quy trình thao tác chuẩn như sau:
- Quy trình mua thuốc và kiểm soát chất lượng
- Quy trình pha chế theo đơn
- Quy trình bán thuốc theo đơn
- Quy trình bán thuốc không kê đơn
- Quy trình bảo quản và theo dõi chất lượng
- Quy trình giải quyết đối với thuốc bị khiếu nại hay thu hồi
Ngoài ra, một nhà thuốc đạt chất lượng sẽ cần đáp ứng đủ các yêu cầu về nhân sự, cơ sở vật chất cũng như tài liệu chuyên môn. Quy trình chuẩn SOP sẽ giúp xây dựng một nhà thuốc chất lượng, đạt chuẩn, từ đó tạo lòng tin cho người tiêu dùng.
Trên đây là những yếu tố quan trọng cần nắm vững về quy trình chuẩn SOP là gì cũng như những lưu ý khi thực hiện quy trình thao tác chuẩn trong nhà thuốc mà Sapo muốn gửi đến bạn.
