Cách quản lý quán cafe cho người mới kinh doanh

Cách quản lý quán cafe tốt nhất là nhìn vào những bài học thành công và thất bại trước đó để rút ra kinh nghiệm cho chính bản thân mình. Để có một khởi đầu thuận lợi, bạn nên tham khảo các gợi ý dưới đây và ứng dụng khéo léo theo mô hình kinh doanh của mình.

Không ít bạn trẻ khi bắt tay vào kinh doanh quán cafe đều nghĩ tới viễn cảnh màu hồng, những buổi tối chật kín chỗ ngồi, tiếng trò chuyện râm ran khắp quán. Tuy nhiên, để hiện thực hóa bạn cần nắm chắc cách quản lý quán cafe hiệu quả, nếu không, tất cả chỉ nằm trong viễn tưởng mà thôi.

1. Đầu tư vào máy móc, dụng cụ pha chế

Sai lầm lớn nhất khi bắt tay vào đầu tư xây dựng quán cafe là quá tập trung vào trang trí, mua sắm decor cho quán mà lơ là các vật dụng, máy móc trực tiếp làm ra sản phẩm. Cụ thể hơn, bạn cần lựa chọn kỹ máy lạnh, máy xay, máy ép...để đảm bảo đáp ứng yêu cầu thành phẩm.

Thử nghĩ xem, order ngập tràn mà máy móc hỏng thì có phải coi như bỏ lỡ bao nhiêu doanh thu hay không? Hơn nữa, các dòng máy cao cấp thường có mức độ khấu hao thấp hơn, vận hành ổn định, sẵn sàng hoạt động với tần suất cao, ít phải sửa chữa hay thay thế.

Cách vận hành quán cafe tiết kiệm chi phí, tối ưu lợi nhuận

2. Cập nhật menu thường xuyên

Thực tế hiện nay nhiều khách hàng tới quán cafe chỉ để check in, chụp ảnh hay đơn giản cần không gian thư giãn và học tập. Tuy nhiên, cũng không ít khách hàng lặn lội đường xa tới quán để nhâm nhi thức uống yêu thích, hoặc do quán vừa cập nhật nhiều món mới bắt mắt, lạ tai.

Chính vì thế, bên cạnh không gian quán, bạn còn cần liên tục nghiên cứu, học hỏi để cho ra thức uống mới, thu hút khách hàng cũ và mở rộng sang cả những đối tượng khách hàng mới nhé.

Bên cạnh đó, bạn cũng nên thường xuyên phân tích hoạt động kinh doanh của cửa hàng để xác định các món hot hit và các món đang dần bị lãng quên, tìm ra nguyên nhân để có quyết định điều chỉnh hợp lý. Giữ mãi một món đồ uống “ế khách” chỉ khiến cửa hàng tốn thêm chi phí bảo quản nguyên liệu mà thôi.

Cách quản lý quán cafe thông minh hiện nay là ứng dụng công nghệ vào kiểm soát tài chính, thay bạn tổng hợp thức uống được order nhiều trong tháng và ngược lại. Ngay trên giao diện chính, thông tin này được thể hiện qua biểu đồ trực quan, rõ ràng.

Đọc thêm: Muốn quán cafe đông khách, nhất định phải nhớ 10 bài học này

Kinh nghiệm lên menu hấp dẫn cho quán cafe 

3. Nhận diện thương hiệu và chất lượng dịch vụ

Cách quản lý quán cafe đang được nhiều “Ông lớn” trong ngành F&B áp dụng đó là xây dựng bộ nhận diện thương hiệu rõ ràng. Kể cả với quy mô nhỏ, bạn cũng nên tập tành làm quen bởi chỉ khi khách hàng nhận ra bạn trong hàng ngàn thương hiệu khác, họ mới có thể quyết định ghé qua hay không.

Trước tiên, hãy thể hiện qua đồng phục nhân viên, đồng bộ dịch vụ và gây dấu ấn bởi sự quan tâm đặc biệt như tặng thêm bánh ngọt vào ngày sinh nhật khách hàng, sẵn sàng làm nóng lại đồ uống khi khách yêu cầu...Chỉ với những chi tiết nhỏ nhặt, bạn sẽ gây ấn tượng khó phai với khách hàng, để khi ghé qua hàng trăm cửa hàng khác, họ vẫn chọn bạn là nơi dừng chân quen thuộc và giới thiệu cho bạn bè. 

4. Đầu tư marketing

Bất kì doanh nghiệp, nhà hàng, quán ăn, quán cafe nào cũng đều cần tới marketing để nâng cao năng lực cạnh tranh trong xu thế thị trường “đất chật người đông” hiện nay. Thế hệ trẻ (Gen Z) là những con người độc lập nhưng sẵn sàng kết nối, chính vì thế các quán cafe sinh ra phải đi kèm với nhu cầu thiết yếu này.

Khi tập trung vào marketing, bạn sẽ tiếp cận với tập khách hàng lớn, cho họ thấy giá trị của mình và hơn hết chạm tới cảm xúc, sẵn sàng đáp ứng mong muốn “kết nối” luôn sục sôi và còn phát triển trong tương lai.

Nếu có mục tiêu đi nhanh, đi xa, bạn sẽ cần tới các chiến dịch marketing cụ thể, nên tìm kiếm sự tư vấn từ những người có chuyên môn để có quyết định đầu tư đúng đắn, hoặc học hỏi cách quản lý quán cafe từ những tấm gương thành công trên thị trường.

Quản lý nhà hàng, quán ăn, quán nhậu chuyên nghiệp với Sapo FnB

Dùng thử miễn phí

Đầu tư vào marketing giúp quán cafe thu hút khách hàng

5. Ước tính nguyên vật liệu và phòng tránh rủi ro

Nguyên vật liệu tại quán cafe thường không nhiều đồ tươi sống, chỉ có hoa quả cần yêu cầu bảo quản tốt và tính toán kỹ trước khi nhập về. Mô hình quản lý quán cafe nhìn chung không tập trung nhiều vào khâu quan trọng này ngay từ đầu, chỉ khi phát sinh các bất cập như khách phàn nàn về chất lượng đồ uống, rơi vào đại dịch Covid 19 như vừa rồi mới bắt đầu lật đật tìm kiếm giải pháp.

Để nhẹ gánh chi phí đầu vào, nhiều quán cafe nhập nguyên liệu số lượng lớn, không tính toán dựa trên số liệu thực tế, định lượng theo đồ uống, dẫn đến tồn đọng mất kiểm soát.

Để tránh rơi vào trường hợp tương tự, bạn nên ứng dụng phần mềm quản lý quán cafe vào cập nhật hàng tồn kho, tự động trừ hàng sau khi hoàn tất order, xem báo cáo số liệu mọi lúc mọi nơi. Đây chưa phải cách quản lý quán cafe hoàn hảo nhưng là giải pháp hiệu quả nhất ở thời điểm hiện tại. 

Đọc thêm: Top 5 máy tính tiền quán cafe, quán ăn tốt nhất hiện nay cho nhà hàng, quán cafe nhỏ

Trên đây là toàn bộ các kinh nghiệm xương máu được đúc kết qua nhiều mô hình kinh doanh quán cafe hiện đại. Hy vọng những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn nắm rõ cách quản lý quán cafe hiệu quả, tránh khỏi rủi ro không đáng có, vận hành ổn định, tăng trưởng doanh thu.