Quản lý hàng tồn kho là một trong những vấn đề đau đầu của nhiều chủ cửa hàng kinh doanh hiện nay. Thật vậy, nhiều người đã mắc phải những sai lầm khi quản lý hàng tồn kho, gây ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình kinh doanh cũng như dòng lợi nhuận của cửa hàng.
Trong cuốn mang tên “Start Your Own Business", tác giả, đồng thời là nhân viên của tập đoàn liên doanh Entrepreneur Media đã đưa ra những tips, những lời khuyên quý báu giúp bạn vượt qua những khó khăn và bắt đầu khởi nghiệp. Bên cạnh đó người viết cũng khích lệ và ủng hộ bạn nên cố gắng vượt qua khoảng thời gian 3 năm đầu đầy khó khăn trên cương vị là chủ của 1 cửa hàng.
Trong trích đoạn mà bài viết nêu ra, tác giả đã diễn giải nhân tố chính, cũng là nhân tố quan trọng nhất trong quá trình kiểm soát lượng hàng tồn kho, để từ đó bạn có thể dễ dàng nắm bắt được chìa khóa thành công trong kinh doanh.
Cách quản lý hàng tồn kho chính xác
1. Vấn đề quản lý hàng tồn kho
Khi nhắc đến vấn đề kiểm soát hàng tồn kho, những định hình ban đầu của cửa hàng cần trả lời được các câu hỏi như: lượng hàng tồn kho đó sẽ phân loại như thế nào và có đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng khi cần không?
Đồng thời, liệu sản phẩm đó có đủ sức ảnh hưởng trên thị trường giúp cửa hàng trụ vững và xoay xở trước những sóng gió tiềm ẩn về sau hay không? Vì là cửa hàng mới được thành lập nên bạn sẽ không có các cơ sở dữ liệu cũng như biên bản kê khai số lượng hàng hóa chính xác mà những năm trước đã bán ra.
Đây chính là thời điểm bạn phải sử dụng tới phương pháp dự báo doanh thu để từ đó đưa ra những quyết định chính xác nhất thông qua 1 bản kế hoạch kinh doanh chi tiết.
Tính đến lượng hàng hóa nhất định để lưu kho, bạn cũng nên cân nhắc tới vấn đề tổng thời gian từ khi bắt đầu cho tới khi hoàn thành 1 chu trình đặt hàng. Ví dụ, nếu như 1 sản phẩm có tổng thời gian tính từ khi đặt hàng tới lúc nhận hàng là 4 tuần và trong vòng 1 tuần sẽ có 10 sản phẩm được bán ra thì trên lý thuyết trong kho của bạn phải có ít nhất 40 sản phẩm chưa kể tới sẽ có những đơn hàng đặt thêm.
Lượng hàng trong kho không đủ đồng nghĩa với việc doanh thu bán hàng sẽ thấp đi và tốn nhiều thời gian trong việc đặt hàng. Việc hết nguyên liệu trong quá trình sản xuất cũng như một mắt xích trong dây chuyền hoạt động không hiệu quả cũng đồng nghĩa với việc chí phí tốn vào những vấn đề kể trên sẽ tăng lên.
Trong trường hợp này các nhân viên của bạn vẫn sẽ được trả lương mặc dù họ chỉ ngồi nguyên 1 chỗ do không có việc gì để làm. Và đến khi lượng hàng hóa đổ dồn về kho với số lượng lớn thì họ lại phải làm thêm giờ cho kịp tiến độ giao nhận, tất nhiên họ sẽ được trả thêm lương.
Những vấn đề khi quản lý hàng tồn kho
Có một cách quản lý hàng tồn kho, giúp cửa hàng luôn chủ động và không lo về vấn đề thiếu hụt hàng hóa đó là xây dựng một giới hạn an toàn dựa trên số liệu tồn kho cơ bản (gọi tắt là Margin).
Để biết được bao nhiêu tài sản dự trữ là đủ cho cửa hàng của bạn hãy tính đến tất các cả các tình huống có thể xảy ra cũng như các yếu tố có thể khiến hàng hóa bị chậm trễ so với thỏa thuận ban đầu.
Một trong những yếu tố có thể do hàng hóa được vận chuyển từ nước ngoài và bị quá cảnh tại sân bay. Sau khi đã khởi nghiệp được một thời gian bạn sẽ thấy mọi thứ dường như đơn giản hơn, bạn sẽ tính toán được thời gian chính xác hàng về kho của mình. Khi đó xác suất xảy ra sự chậm trễ sẽ thấp hơn.
Xem thêm: 15 cách quản lý kho hàng hiệu quả trong bán lẻ không thể bỏ qua
2. Cần tránh tình trạng hàng tồn kho quá nhiều
Việc tính toán làm sao để hàng hóa không tồn đọng quá nhiều trong hoạt động quản lý hàng tồn kho là một việc làm vô cùng quan trọng đối với cửa hàng. Với những sản phẩm chỉ sản xuất theo từng thời vụ như quần áo, nội thất gia đình, hay quà tặng vào các dịp lễ thì việc tồn kho lại càng dễ xảy ra nếu như cửa hàng không có những tính toán hợp lý.
Đặc trưng của các sản phẩm sản xuất theo thời vụ đó là thời gian sử dụng ngắn và chúng sẽ rất khó bán nếu đã qua thời điểm mà nhu cầu của người tiêu dùng tăng cao nhất.
Trái lại, những mặt hàng ít mang tính “thời trang” hơn như các thiết bị sửa chữa đường ống nước, đồ dùng văn phòng,... sẽ không khiến cửa hàng phải quá lo lắng nếu lỡ như chúng có tồn kho bởi những mặt hàng này thường rất lâu mới lỗi thời.
Bất kể cửa hàng của bạn có đang kinh doanh trong lĩnh vực gì thì việc kiểm soát hàng tồn kho là cực kì quan trọng. Không những chúng ta sẽ mất rất nhiều chi phí cho việc bảo quản mà đồng thời còn mất thêm tiền thuế cũng như bảo hiểm cho chúng. Việc mua quá nhiều sản phẩm tồn kho cũng sẽ làm giảm tính lưu động trong cửa hàng-một điều không thể phạm phải trong kinh doanh.
Một số cửa hàng đã dần kiểm soát được vấn đề hàng tồn kho bằng cách tính toán cẩn thận trong những lần đặt hàng tiếp theo. Tuy nhiên cái gì cũng có 2 mặt của nó, việc tính toán quá chi li và quá sát có thể khiến cửa hàng không đủ hàng để bán ra bên ngoài.
Để tránh cả 2 nguy cơ này hãy sử dụng tốt quỹ tiết kiệm tiền dự trữ và chỉ đặt hàng với những nơi mà bạn chắc chắn có thể tiêu thụ được.
Tìm hiểu về phần mềm quản lý kho hàng Sapo
Không lo lắng về thất thoát hàng hóa, kiểm hàng tồn vì đã có phần mềm quản lý kho Sapo POS.
3. Hàng tồn kho và vấn đề xoay vòng vốn
Các vấn đề liên quan tới xoay vòng vốn là 1 trong những điều nan giải mà bất kì cửa hàng nào cũng gặp phải. Đây có thể xem là những dấu hiệu đầu tiên trước khi dẫn đến việc khủng hoảng tài chính nghiêm trọng.
Theo một số nhà kinh tế, việc dành quá nhiều tiền vào hàng hóa tồn kho có thể gây nên những ảnh hưởng nghiêm trọng về mặt tài chính cho cửa hàng nhỏ. Để kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, hãy tập trung đến những nhu cầu mà bạn cần.
Chẳng hạn như khi vừa nhìn lướt qua thì những mặt hàng đắt tiền nhất luôn gây được sự chú ý đầu tiên. Thế nhưng trên thực tế một số mặt hàng có giá thành thấp hơn 1 chút nhưng lại bán được nhiều sẽ đem về doanh thu lớn hơn cho cửa hàng. Nếu chỉ chăm chăm vào tiếp thị những sản phẩm đắt tiền thì nguy cơ rất cao bạn sẽ chẳng thu được chút lợi nhuận nào từ những sản phẩm giá rẻ nữa.
Việc phân loại một nhóm sản phẩm theo thứ tự giảm dần về doanh số hay mức độ ảnh hưởng đối với cửa hàng, sau đó chuỗi này được phân loại thành ba lớp A, B và C. Từ đây bạn có thể dễ dàng kiểm soát hàng tồn kho dựa trên doanh số phân theo các lớp ABC hay doanh số của từng nhóm hàng. Đây chính là cách quản lý hàng tồn kho dựa trên doanh số phân theo ABC.
Đọc thêm: Kỹ thuật phân tích ABC và phân tích XYZ trong quản lý tồn kho
Thông thường, trong 80% doanh thu của cửa hàng thì chỉ có khoảng 20% là đến từ các sản phẩm mà họ làm ra hoặc bán được. Quy luật này gọi chung là “quy tắc 80-20” và cửa hàng thường chỉ tập chung vào cải thiện 20% chủ chốt đó. Hầu hết các chuyên gia đều đồng ý rằng đây là quan niệm sai lầm khi đồng nhất phương pháp quản lý với tất cả các sản phẩm.
Tất nhiên các sản phẩm khác nhau thì cách thức quản lý chúng sẽ không thể tương tự nhau được.
Quản lý hàng tồn kho dựa trên mô hình ABC
Một khi bạn đã hiểu ra điều gì ảnh hưởng lớn nhất tới cửa hàng, bạn sẽ có thể dễ dàng cân bằng giữa nhu cầu và chi phí. Đồng thời chỉ nên để một lượng hàng tồn kho nhỏ trong thời gian ngắn thay vì tích trữ chúng quá nhiều trong thời gian dài. Khi đặt hàng cũng nên chú ý chỉ đặt số lượng hàng vừa đủ hoặc thừa ra 1 chút và lặp đi lặp lại chu trình này thường xuyên.
Một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ minh bạch các vấn đề như loại hàng hóa nào đang có trong kho, số lượng bao nhiêu, thời hạn sử dụng thế nào. Như vậy sẽ rất dễ dàng cho bạn khi lập kế hoạch bán hàng, bạn có thể nhận ra loại nào được tiêu thụ nhanh nhất và loại nào tồn kho lâu ngày đồng thời có các phương pháp xúc tiến, đẩy mạnh việc bán sản phẩm.
Một số nhà bán lẻ theo dõi lượng hàng tồn kho bằng hệ thống kiểm kê bằng tay, nó hoạt động dựa trên việc tự cập nhật lượng hàng còn lại trong kho theo ngày, theo tuần hoặc thậm chí là theo tháng.
Hệ thống này làm việc một cách thủ công, nó sẽ gỡ bỏ giá của sản phẩm sau khi đã được bán và kiểm tra chéo với lượng hàng tồn kho còn lại để kiểm tra 1 cách chính xác thứ mà bạn đã bán. Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng các phần mềm quản lý kho, mọi việc sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
Các nhà bán lẻ thường cố gắng thực hiện công việc kiểm kê hàng tồn kho theo tuần, theo tháng hoặc thậm chí theo năm 1 cách ít nhất có thể bởi đây là việc tốn rất nhiều thời gian cũng như tiền bạc.
Đôi khi họ giao cho từng nhân viên kiểm soát từng loại sản phẩm và báo cáo lại kết quả cho mình. Nếu cửa hàng đủ lớn, họ có thể thuê các chuyên gia phân tích chứng khoán về để cùng bàn bạc và phát triển kế hoạch bán sản phẩm của mình.
4. Vấn đề doanh thu từ hàng tồn kho
Khi bạn quản lý hàng tồn kho hiệu quả 100%, điều đó đồng nghĩa với việc bạn đã hoàn thành được doanh số mà cửa hàng đề ra trong khoản thời gian nhất định.
Trên thực tế nếu như bạn có khoảng 12 tuần để cung cấp thêm số hàng vào kho và lặp lại chúng 4 lần trong 1 năm thì tổng của các chu trình đếm, chu trình đặt hàng, chu chu trình phân phối sẽ tăng lên so với trước đây.
Ví dụ nếu như bạn xác định sau 4 tuần sẽ kiểm soát hàng tồn kho 1 lần(chu trình đếm), xử lý các giấy tờ và thủ tục để đơn hàng được thông qua hết 2 tuần (chu trình đặt hàng) và mất khoảng 6 tuần để bên giao hàng đưa tới kho (chu trình phân phối). Do đó, bạn cần khoảng 12 tuần lưu kho từ ngày đầu tiên của chu trình đếm để tiếp tục hoạt động cho đến khi hàng hoá của bạn được giao đến.
Bạn có thể cải thiện nguồn doanh thu từ hàng tồn kho nếu bạn thường xuyên kiểm kê số hàng hóa còn lại trong đó. Tần suất có thể là 2 tuần 1 lần thay vì 4 tuần 1 lần như trước đây.
Đồng thời bạn cũng nên thường xuyên làm việc với các nhà phân phối để có thể cải thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ. Một phương án khác để hàng hóa có thể được phân phối đến nhà kho được nhanh hơn đó chính là cắt giảm chu kì phân phối xuống còn 3 tuần điều này sẽ làm giảm nhu cầu hàng tồn kho đến sáu tuần. Kết quả là doanh thu hàng tồn kho có thể tăng từ bốn lần một năm lên 8 lần.
Ngoài ra còn có 1 cách để có thể tìm kiếm được nguồn doanh thu đó là áp dụng phương pháp doanh thu trung bình trên mỗi met vuông. Lấy giá trị bán lẻ trung bình hàng tồn kho chia cho số met vuông dành cho 1 sản phẩm cụ thể từ đó sẽ cho ra doanh thu mà bạn thu về được trên mỗi met vuông.
Bạn cần nắm rõ với bao nhiêu doanh thu trên mỗi met vuông trong 1 năm thì cửa hàng của bạn có thể tồn tại. 1 lời khuyên hữu ích đó chính là nên tính doanh thu trên mỗi mét vuông 1 tháng 1 lần để xem nó đã phù hợp với mong đợi của bạn chưa.
Trên đây là những thông tin cực kì hữu ích về cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Hãy áp dụng ngay cho chính những cửa hàng của mình. Chúc các bạn thành công!
