Kinh doanh văn phòng phẩm luôn được biết đến như một trong những mô hình kinh doanh mang lại nguồn thu tương đối lớn và không bao giờ “lỗi thời”. Việc lựa chọn chính xác các loại đồ dùng văn phòng phẩm được xem là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh cũng như phát triển hơn của cửa hàng bạn.
Đó là lý do mà việc nắm vững các loại văn phòng phẩm và phương pháp quản lý hàng hóa tối ưu nhất trong bài viết này sẽ là yếu tố quyết định thành - bại trong việc kinh doanh cửa hàng văn phòng phẩm của bạn.
Đồ văn phòng phẩm là gì?
Văn phòng phẩm là một khái niệm vô cùng quen thuộc đối với học sinh, sinh viên, nhà giáo hay nhân viên công sở cũng như những người thường xuyên phải làm việc với giấy tờ. Cùng sự phát triển và nhu cầu của người tiêu dùng, khái niệm này đã được mở rộng hơn rất nhiều so với trước đây.
Văn phòng phẩm - Vật dụng không thể thiếu tại trường học và công sở
Tóm lại, đồ văn phòng phẩm thường để chỉ các vật dụng đơn giản được dùng hàng ngày tại phòng làm việc, trường học và được phân theo các danh mục:
- Đồ dùng bằng giấy: giấy in, giấy viết, giấy note,...
- Các loại giấy chuyên ngành: giấy in phun, giấy in laser, giấy vẽ,...
- Đồ dùng học tập: thước, bút, compa, mực, phấn...
- Sản phẩm lưu trữ tài liệu: bìa, túi clear bag, kẹp...
- Các sản phẩm đục lỗ, dập ghim,...
Các loại văn phòng phẩm phải có khi mở cửa hàng văn phòng phẩm
Sự đa dạng được xem là yếu tố vô cùng quan trọng khi kinh doanh cửa hàng văn phòng phẩm. Bởi trên thực tế, việc bạn sở hữu những món đồ mà cửa hàng khác không có đã giúp bạn mang về cho mình những khách hàng quen thuộc. Đó là lý do mà việc nắm rõ các loại văn phòng phẩm quan trọng nhất dưới đây sẽ giúp bạn chiếm ưu thế tốt hơn trong “đường đua khắc nghiệt” này.
1. Giấy
Chắc chắn, đây là danh mục văn phòng phẩm không thể thiếu trong mỗi cửa hàng văn phòng phẩm. Dụng cụ văn phòng phẩm là giấy không chỉ đơn thuần là các loại sách, vở mà còn là các loại giấy in, giấy photo phù hợp với từng nhu cầu sử dụng.
Các loại giấy cần có trong trường học và công sở
Tại nhiều cửa hàng, chủ kinh doanh còn có thể kinh doanh thêm các loại giấy thiên về chuyên môn như: giấy vẽ, giấy decal, giấy in phun, giấy in laser,...để phục vụ nhu cầu tốt nhất cho người tiêu dùng.
2. Sách giáo khoa, sách tham khảo
Rõ ràng, một cửa hàng văn phòng phẩm với đối tượng khách hàng chính là học sinh, sinh viên thì việc vắng mặt các kệ sách giáo khoa, sách tham khảo hay thậm chí là sách truyện là điều không thể. Danh mục văn phòng phẩm này được xem là nguồn thu tương đối lớn cho các cửa hàng bởi giá trị của nó tương đối lớn so với các loại văn phòng phẩm khác và nhu cầu cũng luôn ổn định.
SGK, sách tham khảo - Danh mục sản phẩm không thể thiếu trong cửa hàng văn phòng phẩm
Tùy theo nguồn vốn cũng như nhu cầu của người tiêu dùng khu vực mà bạn kinh doanh, chủ cửa hàng có thể tập trung chủ yếu vào từng loại sách khác nhau để đảm bảo khả năng tiêu thụ.
3. Bút
Lại tiếp tục là một trong các loại văn phòng phẩm không thể vắng mặt ở bất kỳ đâu trong cuộc sống. Bạn có thể dễ dàng bắt gặp đủ thể loại bút ở trường học, công sở, cơ quan, hay thậm chí là nhà hàng, quán ăn và khu vực kinh doanh như chợ. Bởi nói một cách đơn giản, bất kỳ ai cũng cần sử dụng bút để ghi chép, ký tá và lưu trữ các thông tin.
Hãy đa dạng các loại bút để kích cầu khi kinh doanh
Tùy vào định hướng phát triển, chủ kinh doanh có thể lựa chọn các loại danh mục văn phòng phẩm bút khác nhau về chức năng, phong cách nhưng hãy luôn nhớ, bạn buộc phải có: bút bi, bút chì, bút nước, bút mực, bút dạ và các loại ngòi bút, lọ mực để thay thế.
Ngoài ra, bạn cũng có thể bổ sung thêm các loại bút đặc biệt để kích cầu cũng như đáp ứng nhu cầu của nhiều người như bút vẽ, các loại màu, cọ vẽ,...
4. Sản phẩm lưu trữ
Mọi trường học hay công sở đều cần lưu trữ hồ sơ hay tài liệu học tập của học sinh, nhân viên. Vì vậy nhu cầu cho các loại văn phòng phẩm này là tương đối lớn. Hãy cố gắng đa dạng hơn ở danh mục sản phẩm này, bởi lẽ người tiêu dùng có xu hướng tìm kiếm tất cả những thứ mang lại tiện ích tốt nhất hay đơn giản là “lạ” nhất để thỏa mãn nhu cầu của mình.
Các loại hồ sơ lưu trữ cần có
Đây có thể là yếu tố giúp bạn kích cầu cũng như tăng doanh thu tự nhiên vô cùng hiệu quả. Chủ kinh doanh có thể tập trung vào các danh mục văn phòng phẩm chính như: bộ hồ sơ, bìa lưu trữ hồ sơ, giấy tờ, túi clear bag, các loại kẹp,...
5. Sản phẩm ghi nhớ, note
Nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của người tiêu dùng, nhiều loại sản phẩm ghi nhớ hay giấy note đã được “nâng cấp” và cải tiến hơn rất nhiều so với trước đây. Đủ mọi kích thước, nhu cầu cụ thể, người tiêu dùng có thể dễ dàng lựa chọn dụng cụ văn phòng phẩm phù hợp nhất với mình.
Giấy note - một trong các loại văn phòng phẩm được săn đón nhất
Thông thường, các sản phẩm lưu trữ thường là các loại sổ cá nhân được trình bày dưới dạng kế hoạch, công việc hoặc các loại giấy stick note tiện dụng nhiều kích thước. Bạn có thể đa dạng hơn ở danh mục sản phẩm này để có thể đảm bảo nhu cầu sử dụng của mọi người.
6. Dụng cụ tẩy
Tất nhiên, tẩy và bút là “đôi bạn” không thể tách rời, đặc biệt là với học sinh, sinh viên hay những người thường xuyên phải dùng bút chì như dân vẽ, thiết kế,...
Với loại dụng cụ văn phòng phẩm này, chủ kinh doanh có thể tập trung vào các loại tẩy bút chì (gôm), bút xóa, băng xóa,...Đặc biệt, với loại sản phẩm này, hãy quan tâm chính đến chất lượng sản phẩm, khả năng tẩy sạch thay vì “vẻ ngoài” của chúng.
7. Dao, kéo, đồ thủ công
Không chỉ đối với những người làm văn phòng, trường học, các sản phẩm dao kéo tiện dụng còn là thiết bị văn phòng phẩm vô cùng quan trọng đối với tất cả mọi người.
Dụng cụ văn phòng phẩm hỗ trợ văn phòng và cả học tập
Đừng nghĩ rằng bạn nên nhập tất cả các loại dao, kéo trên thị trường, hãy chỉ tập trung vào các loại dao kéo thường sử dụng trong văn phòng, công sở, trường học như: Dao rọc giấy, kéo cắt giấy, kéo cắt chỉ,...
Bạn cũng nên bổ sung thêm các sản phẩm để làm đồ thủ công cho học sinh cũng như người tiêu dùng như giấy màu, giấy thủ công, keo dán, các loại kim, chỉ, đồ thêu,...Bởi những dụng cụ này không chỉ phục vụ việc học tập của học sinh mà còn phục vụ nhu cầu sử dụng của nhiều người tiêu dùng.
8. Dụng cụ bấm lỗ
Dụng cụ bấm lỗ được xem là thiết bị văn phòng phẩm không thể thiếu với giáo viên hay nhân viên văn phòng. Bởi việc lưu trữ hồ sơ cần phụ thuộc rất nhiều vào loại dụng cụ này. Có nhiều mục đích và nhu cầu sử dụng khác nhau, vì vậy bạn có thể đa dạng hơn về kích thước, loại thiết bị bấm lỗ như: máy bấm lỗ, kìm bấm lỗ hay set bấm,...
Dụng cụ văn phòng phẩm hỗ trợ quá trình lưu trữ hồ sơ
9. Dụng cụ đóng dấu
Với nhiều đơn vị, văn phòng hay cửa hàng kinh doanh, dụng cụ đóng dấu là thiết bị văn phòng phẩm vô cùng quan trọng khi cần ký kế giấy tờ hay cung cấp hóa đơn. Con dấu thường sẽ được khắc, thiết kế theo từng đối tượng, nhu cầu khác nhau nên bạn có thể chỉ cần tập trung vào các loại khung hay màu dấu.
10. Các loại sổ sách, chứng từ
Chứng từ được kể đến ở đây là các loại hóa đơn, giấy xuất, nhập hàng, bảng kê, sổ theo dõi...nói chung, được sử dụng nhiều nhất ở các doanh nghiệp, công ty cũng như mọi cửa hàng kinh doanh.
Chứng từ giúp chủ kinh doanh quản lý cửa hàng hiệu quả
Số lượng và chủng loại của danh mục sản phẩm này thường rất lớn và đa dạng. Vì vậy, nếu không hiểu rõ, bạn hoàn toàn có thể hỏi trực tiếp phía nhà cung cấp để đảm bảo sự đầy đủ cho danh mục sổ sách, chứng từ của mình.
11. Máy tính cầm tay
Là một danh mục văn phòng phẩm với giá trị sản phẩm tương đối cao so với các loại văn phòng phẩm khác nhưng nhu cầu sử dụng không hề nhỏ đối với học sinh, giáo viên và người kinh doanh nhỏ lẻ chưa sử dụng các phần mềm bán hàng thông minh.
Ở giai đoạn đầu, khi nguồn vốn chưa có nhiều, chủ kinh doanh có thể tập trung vào một số thiết bị văn phòng phẩm máy tính cầm tay đơn giản phục vụ học tập của học sinh, sinh viên.
Máy tính cầm tay - Dụng cụ văn phòng phẩm quan trọng nhất với học sinh
12. Cặp sách, balo
Không thể vắng mặt trong cuộc sống của bất kỳ ai, cặp sách, balo không chỉ phục vụ cho một đối tượng nhất định nào mà là tất cả mọi người. Chủ kinh doanh có thể xác định rõ đối tượng khách hàng mà mình hướng đến cũng như nhu cầu thị trường để lựa chọn các loại cặp sách, balo phù hợp. Tuy nhiên, hãy cố gắng đa dạng mẫu mã, chủng loại để kích cầu và không bị bó buộc trong một đối tượng nào.
Xem thêm: Top 20 nguồn hàng mở cửa hàng văn phòng phẩm giá rẻ chất lượng nhất
Làm thế nào để quản lý các loại văn phòng phẩm hiệu quả nhất?
Với đặc thù kinh doanh văn phòng phẩm, số lượng hàng hóa của các loại sản phẩm là vô cùng lớn. Điều này gây nên các vấn đề khó khăn trong quá trình quản lý cũng như xác định lãi lỗ hàng tháng. Vậy đâu là giải pháp quản lý các loại văn phòng phẩm tốt nhất cho cửa hàng của bạn?
1. Sắp xếp sản phẩm khoa học
Việc sắp xếp các gian hàng một cách hợp lý không chỉ giúp khách hàng dễ dàng tìm kiếm sản phẩm mình muốn mà còn là yếu tố quan trọng giúp chủ kinh doanh quản lý hiệu quả các sản phẩm của mình.
Với loại sản phẩm có nhiều màu sắc, loại hàng, mẫu mã, tính năng như văn phòng phẩm, chủ kinh doanh có thể lựa chọn cách sắp xếp phù hợp theo từng đặc tính.
Hãy luôn sắp xếp và quản lý sản phẩm thật khoa học
- Chia theo khu vực cho từng loại danh mục sản phẩm
- Mỗi ô sẽ chia theo giá hoặc chủng loại
- Tập trung các sản phẩm theo từng tính năng cụ thể
Đối với cửa hàng văn phòng phẩm, không cần quá nhiều không gian để trưng bày nhưng hãy cố gắng sắp xếp thật khoa học để khách hàng và người quản lý không bị rối, khó chịu khi tìm kiếm sản phẩm mà mình cần.
Đối với các sản phẩm khó kiểm soát và nhỏ lẻ như bút, thước bạn có thể sắp xếp ở khu vực gần bàn thu ngân để dễ theo dõi cũng như kích cầu hiệu quả hơn.
2. Luôn kiểm tra hàng hóa, tồn kho định kỳ
Kiểm tra hàng hóa thường xuyên là cách nhanh nhất giúp bạn nắm được các vấn đề lệch tồn cũng như thất thoát trong cửa hàng. Sắp xếp lại hàng hóa để không gây ra tình trạng lẫn lộn sau khi khách hàng mua sắm.
Điều này không chỉ giúp cửa hàng nâng cao tính chuyên nghiệp, tạo trải nghiệm tốt cho khách hàng mà còn là cách nhanh nhất giúp bạn có thể đánh giá được hiệu quả kinh doanh của từng mặt hàng để đưa ra phương án phù hợp hơn.
3. Quản lý cửa hàng bằng phần mềm bán hàng thông minh
Việc ghi chép, ghi nhớ thủ công có thể khiến bạn cảm thấy mệt mỏi và không chính xác hoàn toàn, ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo doanh thu của cửa hàng. Đó là lý do mà phần mềm quản lý bán hàng giờ đây đã trở thành “trợ thủ đắc lực” cho mỗi chủ kinh doanh.
Sapo POS - phần mềm quản lý văn phòng phẩm hiệu quả nhất
- Hỗ trợ thanh toán nhanh, dễ dàng mà không cần ghi nhớ thông tin, giá cả của tất cả sản phẩm.
- Quản lý tồn kho chính xác, cập nhật theo từng giao dịch phát sinh, đồng bộ dễ dàng cả sản phẩm tại cửa hàng và bán trên Facebook.
- Tương thích với các thiết bị bán hàng hiện có tại cửa hàng như máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, két tiền,...
- Kết nối màn hình phụ, hỗ trợ khách hàng theo dõi đơn hàng của mình một cách tiện dụng.
- Theo dõi chi tiết báo cáo doanh thu, lãi lỗ theo từng ngày, từng tháng với hệ thống báo cáo trực quan dễ hiểu.
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm bán hàng đáp ứng mọi yêu cầu về quản lý cửa hàng hiệu quả, tuyệt đối đừng bỏ lỡ cơ hội trải nghiệm Sapo POS miễn phí trong 07 ngày ngay hôm nay.
Trên đây là các loại văn phòng phẩm không thể thiếu trong mỗi cửa hàng văn phòng phẩm. Hy vọng rằng những thông tin trên của Sapo có thể giúp chủ cửa hàng dễ dàng lựa chọn, nhập hàng và quản lý kinh doanh một cách hiệu quả nhất. Và nếu bạn đang ấp ủ một dự án kinh doanh cửa hàng văn phòng phẩm nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy cùng chúng tôi lên kế hoạch ngay hôm nay với bài viết: Mở cửa hàng văn phòng phẩm – 9 bước để kinh doanh thành công
