Tối ưu chi phí là một bài toán vô cùng nan giải đối với các chủ kinh doanh, đặc biệt là các loại chi phí ẩn. Chính các chủ quán hiện nay vẫn còn đang mơ hồ mường tượng về loại chi phí này. Vậy chi phí ẩn là gì? Có những cách nào để cắt giảm chi phí ẩn trong ngành F&B? Các chủ quán đừng bỏ qua những thông tin trong bài viết này để cân đối chi phí hoạt động và mang lại hiệu quả cho công việc kinh doanh của mình nhé.
1. Chi phí ẩn là gì?
Chi phí ẩn là các khoản chi phí phát sinh nhưng không rõ ràng do lỗi từ một khâu nào đó trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp và không được ghi nhận dưới dạng chi phí đã phát sinh. Chi phí ẩn còn được xem là chi phí cơ hội của doanh nghiệp vì họ đã bỏ qua một hoặc nhiều lợi ích nhất định khi không chọn khai thác hoặc khai thác không hiệu quả một tài sản.
Chi phí ẩn quá lớn có thể khiến các doanh nghiệp F&B gánh chịu những hậu quả nghiêm trọng như lợi nhuận sụt giảm, hệ thống quản lý yếu kém, nhân viên thường xuyên gian lận,... Vì vậy, chủ kinh doanh cần hiểu rõ và nắm bắt các loại chi phí ẩn xuất hiện khi bận hành nhà hàng, quán cafe để phát triển bền vững.
2. Các loại chi phí ẩn trong nhà hàng, quán cafe
- Chi phí ẩn do tài nguyên nhàn rỗi
Tài nguyên nhàn rỗi trở thành chi phí ẩn là do chủ quán sử dụng nguồn lực không hiệu quả. Tuyển dụng nhân sự quá nhiều, mua vật dụng không cần thiết,... dẫn đến việc không tận dụng hết công suất của nguồn lực mà vẫn phải trả chi phí tiền lương, khấu hao và bảo trì gây ra lãng phí.
- Chi phí pháp lý
Nhiều nhà hàng, quán cafe thường gặp phải những rắc rối pháp lý khi mới hoạt động do chưa tìm hiểu kỹ về các quy định của pháp luật. Trong trường hợp nghiêm trọng, chủ quán có thể bị phạt hành chính. Số tiền này thường không quá lớn nhưng cũng làm thất thoát doanh thu của quán.
- Chi phí ẩn do sắp xếp sai vị trí công việc
Chủ quán sẽ phải chịu một khoản chi phí ẩn không nhỏ khi tuyển dụng sai người và sắp xếp nhân viên vào vị trí công việc không phù hợp với kỹ năng của họ. Chi phí này bao gồm chi phí tuyển dụng, chi phí đào tạo và tìm kiếm nhân viên mới. Ngoài ra, chủ quán còn tốn nhiều thời gian cho các công việc này nhưng không tạo ra lợi ích cho công việc kinh doanh của mình.
- Chi phí công nghệ
Công nghệ lạc hậu tạo ra sản phẩm không phù hợp với thị yếu của khách hàng, hao tốn nhiều nguyên liệu, năng suất lao động, chi phí sửa chữa,.... Để sử dụng các loại công nghệ hiện đại thì quán cũng phải chi trả khá nhiều tiền, ngoài việc mua thiết bị và lắp đặt thì còn cần chi phí training cho nhân viên, chi phí bảo dưỡng,... Đây là các khoản chi phí không được quán dự tính ngay từ đầu, phần chênh lệch giữa công nghệ hiện đại và công nghệ lạc hậu chính là khoản chi phí ẩn.
- Chi phí thất thoát
Đối với các doanh nghiệp trong ngành F&B, thất thoát tài sản đặc biệt là nguyên vật liệu thường xuyên xảy ra. Nguyên nhân thất thoát cũng đến từ nhiều phía như nhân viên thu ngân không nhập thông tin và không in hóa đơn, nhân viên kho và pha chế ăn bớt nguyên vật liệu,... Đây là một trong những chi phí ẩn khiến chủ kinh doanh dù thấy quán đông khách nhưng lại không có lãi.
- Chi phí do quản trị chuỗi phân phối kém
Quản trị chuỗi phân phối bao gồm tất cả những hoạt động liên quan đến đầu ra của sản phẩm như marketing, giao sản phẩm cho khách hàng, kiểm kê sản phẩm tồn kho,...Nếu quản trị phân phối không hiệu quả thì sẽ phát sinh rất nhiều thao tác dư thừa gây tốn kém chi phí.
Xem thêm: Quy trình quản lý nhà hàng chuyên nghiệp với 9 bước từ A - Z
3. Giải pháp hạn chế chi phí ẩn trong ngành F&B
3.1 Cập nhật kịp thời các thông tin về quy chế, pháp luật
Một trong những công việc chủ quán không thể bỏ qua khi kinh doanh là liên tục cập nhật các quy định mới của pháp luật liên quan tới ngành nghề mình đang kinh doanh. Các thay đổi về thuế, hồ sơ cấp phép kinh doanh, giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm cũng cần được cập nhật và bổ sung thường xuyên.
Nếu không cập nhật kịp thời theo quy định của pháp luật, quán của bạn sẽ phải đối mặt với những rủi ro và nguy cơ bị phạt tiền, tăng chi phí pháp lý. Không chỉ vậy, điều này còn làm ảnh hưởng đến hình ảnh của thương hiệu trong mắt khách hàng.
3.2 Cải thiện và cập nhật công nghệ mới
Các giải pháp công nghệ không đồng bộ là lý do ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp trong ngành F&B. Do đó, chủ quán nên thường xuyên đổi mới công nghệ và training cho nhân viên cách sử dụng.
Quá trình cập nhật công nghệ cũng cần dựa trên điều kiện kinh doanh thực tế và quy mô của doanh nghiệp, tránh cập nhật theo các xu hướng mới nhưng doanh nghiệp không khai thác hết tính năng của chúng.
3.3 Thay đổi các quy trình thủ công
Thực hiện quy trình thủ công không chỉ gây ra tốn kém về mặt tiền bạc mà còn tốn kém cả công sức và thời gian. Việc quản lý và làm việc thủ công còn gây ra nhiều sai sót, gây thất thoát và tốn kém chi phí cho doanh nghiệp.
Với sự ra đời của các phần mềm nhà hàng, quán cafe chủ quán không còn lo lắng về các vấn đề thất thoát, quy trình cồng kềnh. Tất cả đều có thể giảm tải nhờ sự giúp đỡ của phần mềm với các tính năng chuyên dụng cho ngành F&B như order trên các thiết bị di động, tính tiền tự động, thanh toán nhanh, tối ưu quy trình từ khâu order đến chế biến, phục vụ và thu ngân.
3.4 Tối đa hóa hiệu quả sử dụng chi phí
Khi sử dụng các phần mềm cho quy trình vận hành, các nhà hàng quán cafe có thể cắt bỏ một số khâu rườm rà trong việc phục vụ khách hàng, cắt giảm số lượng nhân viên nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng dịch vụ.
Các công cụ phần mềm hiện nay hỗ trợ chủ quán phân quyền nhân viên theo vị trí, theo dõi thao tác của nhân viên trên phần mềm, giảm thiểu tối đa tình trạng gian lận và thất thoát không rõ nguyên nhân. Ngoài ra, phần mềm còn ghi nhận số đơn hàng bán ra theo từng nhân viên, từng thời điểm để chủ quán xây dựng chính sách sử dụng nhân viên hợp lý.
Chủ kinh doanh có thể theo dõi tình hình kinh doanh của quán mọi lúc mọi nơi với hệ thống báo cáo trực quan và dễ hiểu. So sánh các báo cáo theo kênh bán hàng, thời gian,... để đánh giá hiệu quả kinh doanh và thay đổi chiến lược kịp thời để giảm chi phí và tối đa hóa lợi nhuận.
Chi phí ẩn trong lĩnh vực F&B tưởng chừng như vô hại nhưng sẽ để lại hậu quả vô cùng to lớn nếu không có phương án kiểm soát chúng. Vì vậy, các chủ kinh doanh hãy thường xuyên giám sát toàn bộ hoạt động, xây dựng kế hoạch chi tiêu hợp lý để kịp thời xử lý những nguyên nhân gây ra chi phí ẩn, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.
