Sắp xếp kho hàng hợp lý hợp lý sẽ giúp việc tìm kiếm hàng hóa trong kho nhanh hơn, nhất là khi số lượng mặt hàng kinh doanh lớn, kho hàng rộng hoặc có nhiều kệ hàng… Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ 5 cách sắp xếp kho hàng giúp bạn tối ưu thời gian nhặt hàng và xử lý đơn hàng.
1. 3 lý do bạn cần sắp xếp kho hàng hoa học
Một hệ thống kho được tổ chức bài bản giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho hiệu quả, tối ưu chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Một số lợi ích của việc sắp xếp kho khoa học mang lại:
- Vận hành dễ dàng hơn: Việc sắp xếp kho hàng hợp lý giúp nhân viên cửa hàng dễ dàng tìm kiếm và lấy hàng trong kho, giảm thời gian thao tác và đẩy nhanh quá trình xử lý đơn hàng, đảm bảo chính xác khi xử lý hơn.
- Tiết kiệm chi phí và tăng hiệu suất làm việc: Khi hàng hóa được bố trí khoa học, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa không gian kho, từ đó tiết kiệm chi phí kho bãi, nhân sự vận hành và hạn chế thất thoát hàng hóa.
- Tránh sai sót và bỏ quên hàng tồn: Kho lộn xộn dễ gây nhầm lẫn, giao sai hàng hoặc để sót hàng tồn cũng như tiềm ẩn nguy cơ mất hàng, hư hỏng hoặc vi phạm tiêu chuẩn bảo quản hàng hóa. Việc sắp xếp kho khoa học sẽ tránh được tình trạng này.
2. 11 cách sắp xếp hàng hóa trong kho hiệu quả, tiết kiệm thời gian nhặt hàng và kiểm kho
2.1. Đánh dấu vị trí hàng hóa trong kho
Dùng các chữ cái như A, B, C… để đánh dấu các kệ; A1, A2 để đánh dấu các tầng của kệ… Trên mỗi kệ cần dán nhãn chỉ vị trí và sử dụng mũi tên để dễ hình dung.
Thủ kho là người chủ động và có các hướng để sắp xếp hàng hóa trong kho. Một khi thay đổi cách thức sắp xếp hoặc phát sinh hàng hóa thì người thủ kho cũng phải nhanh chóng cập nhật vào sơ đồ kho, kèm theo ngày cập nhật đề phòng sự nhầm lẫn.
Lập sơ đồ kho kèm các chỉ dẫn và dán ngay ngoài cửa giúp việc tìm kiếm, kiểm kê hàng hóa diễn ra nhanh chóng hơn.
- Việc hướng dẫn, kiểm soát xếp dỡ hàng hóa trong kho được chịu trách nhiệm bởi người thủ kho, phải đảm bảo rằng các công cụ và cách thức xếp dỡ được sử dụng là phù hợp và không làm tổn hại đến sản phẩm.
- Chỉ có thủ kho mới có quyền đưa hàng hóa vào hay chuyển dịch chúng từ các vị trí trong kho, trừ những cá nhân được ủy quyền.
- Trước khi nhập hàng, quản lý kho có trách nhiệm sắp xếp mặt bằng sạch sẽ và ngăn nắp, gọn gàng.
- Hàng hóa trong quá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhàng và tránh va chạm, đổ vỡ
- Các khu vực dễ có nước mưa hắt khi mưa lớn phải có giá, kệ cao để bày hàng.
- Hàng hóa sau khi xuất xong phải được thu xếp gọn gàng, để có nơi trưng bày loại hàng hóa khác, các loại hàng hóa dư phải để vào khu vực riêng.
2.2. Sử dụng các chỉ dẫn để nhận diện hàng hóa
Cách nhanh nhất để nhận diện hàng hóa trong kho là dán nhãn chỉ dẫn có đề mã hàng, tên sản phẩm, ngày nhập kho, nhà sản xuất.
Những tấm biển chỉ dẫn về vị trí, chủng loại hàng hóa sẽ giúp nhanh chóng bao quát kho hàng và sắp xếp hàng hóa chính xác.
Bằng cách gắn các biển chỉ dẫn trong kho hàng, dù là nhân viên mới cũng sẽ không gặp khó khăn khi cần tìm kiếm một loại hàng hóa nào đó trong kho. Không những thế, việc dán mã sản phẩm lên tủ, giá bày hàng tạo sự gọn gàng, khoa học và dễ tìm kiếm.
2.3. Sắp xếp theo mã SKU
Việc tìm kiếm trên nhiều kệ hàng sẽ làm mất thời gian và công sức di chuyển trong kho hàng. Vì vậy để dễ dàng tìm thấy 1 sản phẩm, bạn nên sắp xếp hàng hóa khoa học.
Cách đơn giản nhất để nhanh chóng nhặt hàng trong kho là sắp xếp sản phẩm theo mã SKU và theo thứ tự alphabet.
Ví dụ: 1 kệ chỉ đặt các mặt hàng có mã SKU bắt đầu bằng chữ A, 1 kệ khác đặt các sản phẩm có mã SKU bắt đầu bằng chữ B...
Lưu ý: Mỗi kệ hàng bạn chỉ nên đặt 1 đầu mã SKU, nếu kho hàng quá chật, cần tận dụng không gian thì giải pháp là sắp xếp chúng theo hàng. Ví dụ, trên cùng 1 kệ có 5 đầu mã SKU thì hãy sắp xếp sao cho có thể nhìn thấy đủ 5 mã SKU đó từ phía trước và các sản phẩm còn lại sẽ nằm ở phía sau sản phẩm đó.
Đọc thêm: SKU là gì? Cách đặt mã SKU sản phẩm giúp quản lý hàng hóa hiệu quả
2.4. Sắp xếp kho hàng theo hạn dùng và cách bảo quản
Quy trình sắp xếp quản lý kho hàng hợp lý sẽ tạo thuận lợi cho việc kiểm kê hàng hóa, nhanh chóng trong xuất nhập hàng hóa và việc sử dụng hệ thống các loại máy móc như máy in mã vạch, máy quét mã vạch… được phát huy hiệu quả tối đa.
Ngoài cách sắp xếp theo mã SKU, bạn nên chú ý đến hạn sử dụng và cách bảo quản của sản phẩm.
Các sản phẩm có hạn sử dụng gần xếp trước, xa hơn thì xếp phía sau.
- Với các loại hàng hóa có chỉ dẫn bảo quản trên bao bì cần thực hiện theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất
- Đối với các loại thực phẩm, gia vị mau hư hỏng, thủ kho phải trao đổi với nhân viên mua hàng và bộ phận sử dụng để có biện pháp bảo quản phù hợp
- Tất cả các hàng hóa dễ bị hư hỏng thuộc loại thực phẩm phải quản lý theo nguyên tắc FIFO
2.5. Ghi chú điểm lưu kho cho sản phẩm
Khi nhập hàng vào kho, bạn nên ghi chú lại điểm lưu kho hay vị trí đặt sản phẩm đó trong kho hàng như nằm ở dãy nào, kệ số mấy hoặc chỉ đơn giản là ghi lại mô tả vị trí của mặt hàng đó trong kho.
Khi cần lấy hàng, chỉ cần nhìn vào điểm lưu kho có thể ngay lập tức định vị được vị trí của sản phẩm trong kho.
Tìm hiểu về phần mềm quản lý kho hàng Sapo
Không lo lắng về thất thoát hàng hóa, kiểm hàng tồn vì đã có phần mềm quản lý kho Sapo.
2.6. Đảm bảo nguyên tắc nhập trước - xuất trước (FIFO)
FIFO là nguyên tắc quan trọng giúp hàng hóa được xuất đi theo đúng thứ tự nhập kho, rất cần thiết với các sản phẩm có hạn sử dụng. Việc bố trí kho đúng theo FIFO tránh tồn đọng hàng cũ, giảm nguy cơ hư hỏng, quá hạn và đảm bảo chất lượng hàng hóa đến tay khách hàng.
2.7. Tuân theo nguyên tắc phân khu theo thuộc tính
Mỗi loại hàng hóa nên được phân chia theo nhóm thuộc tính như loại sản phẩm, thương hiệu, đơn vị cung ứng hoặc chức năng sử dụng. Cách phân khu này giúp quản lý kho dễ dàng về số lượng, truy xuất nguồn gốc và xử lý đơn hàng chính xác hơn, đặc biệt hữu ích trong những kho có nhiều phiên bản sản phẩm.
2.8. Sắp xếp theo đặc tính bảo quản
Mỗi loại hàng hóa, nhất là với các mặt hàng về thực phẩm, linh kiện điện tử sẽ có yêu cầu bảo quản khác nhau như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng... Việc phân khu hàng hóa theo các đặc tính này giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm trong suốt quá trình lưu trữ.
2.9. Sắp xếp kho theo tầng kệ – lối đi
Sắp xếp hàng hóa theo tầng kệ và lối đi giúp tối ưu không gian và đảm bảo lối di chuyển thông thoáng trong kho. Những mặt hàng xuất kho thường xuyên nên được bố trí ở tầng thấp, gần lối đi để thuận tiện lấy hàng, giảm thời gian di chuyển. Ngược lại, các mặt hàng ít sử dụng có thể để tầng cao hơn, sâu hơn nhằm tiết kiệm diện tích và tránh cản trở khi lấy hàng.
2.10. Tách khu hàng lỗi, hàng trả về
Hàng lỗi và hàng trả về cần được phân khu riêng biệt để tránh nhầm lẫn với hàng đạt chuẩn. Từ đó giúp kiểm soát tồn kho chính xác, tránh thất thoát và hỗ trợ xử lý hàng lỗi nhanh chóng. Ngoài ra, khu vực này nên được đánh dấu rõ ràng để dễ kiểm tra, thống kê và đưa ra hướng xử lý phù hợp như sửa chữa, hủy hoàn toàn hay hoàn trả nhà cung cấp.
2.11. Phân loại theo kích thước và trọng lượng
Việc sắp xếp hàng hóa dựa theo kích thước và trọng lượng giúp đảm bảo an toàn và thuận tiện trong quá trình lưu trữ, xuất nhập. Nhà bán hàng có thể xếp hàng nặng, cồng kềnh ở tầng thấp để tránh rơi vỡ, trong khi hàng nhẹ và nhỏ gọn có thể xếp ở tầng trên, giúp tối ưu diện tích kho và giảm nguy cơ tai nạn lao động trong quá trình thao tác.
3. Những sai lầm thường gặp nên tránh khi sắp xếp kho
Để việc quản lý kho hiệu quả, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc, bạn nên tránh một số sai lầm khi sắp xếp kho hàng bên dưới:
- Thiếu sơ đồ kho trực quan: Nhiều kho hàng thiếu sơ đồ kho, khiến việc tìm kiếm và kiểm tra hàng hóa trở nên khó khăn, mất thời gian kiểm kê hay nhầm lẫn.
- Sắp xếp không dựa trên tần suất xuất kho: Sắp xếp tất cả hàng hóa một cách đồng đều mà không chú ý đến tần suất xuất kho có thể khiến hàng hóa bán chạy phải nằm sâu trong kho, gây lãng phí thời gian tìm kiếm và làm giảm hiệu quả vận hành.
- Không cập nhật thường xuyên kho hàng: Không theo dõi thường xuyên tình trạng kho, số lượng hàng hóa và thay đổi các cách sắp xếp khi có sự thay đổi về loại hàng hoặc khối lượng vận chuyển có thể dẫn đến tình trạng kho hàng không còn tối ưu và hiệu quả.
Mong rằng với những thông tin về sắp xếp kho hàng Sapo chia sẻ trên đây sẽ giúp nhà bán hàng vận hành kho mượt mà, tiết kiệm chi phí kho bãi và nhân sự, tăng hiệu quả quản lý kho.
Đăng ký dùng thử miễn phí 7 ngày để trải nghiệm tính năng hữu ích này của Sapo ngay!
