Đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đánh giá chất lượng cũng như quản lý hàng hóa của doanh nghiệp, nhà sản xuất hay chủ kinh doanh, Barcode là gì đã không còn là khái niệm quá xa lạ. Vậy trên thực tế ý nghĩa của Barcode là gì đâu là cách để quản lý hàng hóa với Barcode một cách hiệu quả nhất? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.
1. Barcode là gì?
Barcode còn được hiểu là mã vạch, bao gồm các đường trắng đen song song và có kích thước khác nhau. Khi quét mã vạch bằng các thiết bị bán hàng như máy quét/ máy đọc mã vạch, bạn sẽ nhận được các thông tin về sản phẩm.
2. Có những loại Barcode nào?
Trên thực tế, Barcode được chia thành nhiều chủng loại khác nhau tùy theo mục đích sử dụng. Tuy nhiên, Barcode thông thường sẽ gồm 2 loại chính:
2.1 Mã vạch 1D
Dạng mã vạch này được biết đến dưới dạng tuyến tính gồm các đường thẳng song song với nhau và có độ rộng chênh lệch, khác nhau. Mã 1D còn được biết đến là mã vạch 1 chiều bởi các dữ liệu được mã hóa sẽ được thay đổi dựa theo 1 chiều duy nhất là chiều rộng (ngang).
2.1.1 UPC (Universal Product Code)
Đây là ký hiệu mã hóa số được sử dụng từ năm 1973 cho ngành thực phẩm nhằm tránh trùng lặp với từng sản phẩm. UPC là dãy số gồm 12 ký số và chia thành 2 phần là phần mã vạch máy đọc được và mã vạch người đọc được.
Mã UPC thường được sử dụng để dán và check hàng tiêu dùng tại các điểm bán cố định trên toàn thế giới. Loại mã vạch này thuộc quyền quản lý của hội đồng mã thống nhất Mỹ UCC và sử dụng thông dụng nhất tại Mỹ, Canada cũng như tại một số quốc gia lớn khác như Úc, Anh, New Zealand,...UPC thường được sử dụng nhiều trong các ngành kinh doanh bán lẻ, siêu thị, hàng tiêu dùng hay công nghiệp thực phẩm.
UPC được chia làm 2 loại là:
- UPC-A: Mã hóa 12 chữ số (phiên bản chuẩn nhất)
- UPC-E: Mã hóa 6 chữ số
- EAN (European Article Number)
Đây là bước phát triển kế tiếp của UPC với cách mã hóa tương tự UPC nhưng bao gồm 13 ký số và được sử dụng trên những sản phẩm lưu thông trên toàn cầu.
2.1.2 EAN (European Article Numbering-Uniform)
Các doanh nghiệp muốn sử dụng mã EAN trên sản phẩm của mình phải là thành viên của Tổ chức Mã số mã vạch Việt Nam để được cấp mã số doanh nghiệp. Tương tự như UPC, EAN cũng được sử dụng trong các ngành kinh doanh bán lẻ, siêu thị hay hàng tiêu dùng,...
EAN được chia làm 2 loại/ biến thể chính:
- EAN-8: Mã hóa 8 chữ số
- EAN-13: Mã hóa 13 chữ số
Ngoài ra, EAN còn được chia thành các loại khác như JAN-13, ISBN, ISSN,...
2.1.3 Code 39
Hiểu rõ những khuyết điểm của UPC và EAN, Code 39 bao gồm các ký tự chữ và số thông dụng nhất, cùng với đó là khả năng lưu trữ nhiều lượng thông tin hơn bên trong ngay cả các ký tự chữ hoa.
Đó là lý do mà Code 39 thường được ưa chuộng rộng rãi trong bán lẻ và sản xuất. Code 39 được sử dụng phổ biến nhất trong các hoạt động của ngành Y tế, xuất bản sách, Bộ Quốc phòng,...
2.1.4 Interleaved 2 of 5 (ITF)
Đây là loại mã vạch chỉ mã hóa ký số thay vì ký tự. Loại Barcode này có độ dài có thể thay đổi được và được nén cao nên có thể lưu trữ được nhiều lượng thông tin hơn trong 1 khoảng thời gian không lớn lắm.
Loại mã vạch này có thể xử lý dung sai cao và phù hợp in trên các bìa cứng giúp kiểm soát hàng hóa phân phối, lưu kho cũng như vận chuyển container,...
2.1.5 Mã Codabar
Loại Barcode này được biết đến thông dụng trong các hoạt động chuyển phát thư tín, công nghiệp phim ảnh, phòng thí nghiệm dễ dàng in ấn, sản xuất và được sử dụng thường xuyên ngay cả trong điều kiện thiếu các thiết bị máy tính với khả năng mã hóa tới 16 ký tự khác nhau.
Codabar gồm các biến thể: Mã Ames, mã số 2 của 7, NW-7, Monarch, ANSI/AIM, USD-4.
2.2 Mã vạch 2D
Dạng mã vạch này được biết đến đến dưới dạng mã ma trận gồm các ô vuông lớn nhỏ xen kẽ và có khả năng lưu trữ nhiều thông tin hơn so với mã vạch 1D.
Dữ liệu trong mã vạch 2D có thể được sắp xếp đa dạng theo chiều ngang hoặc dọc và có thể chứa ít nhất 2000 ký tự. Mã vạch 2D thường được ứng dụng để liên kết tới các Website, nhận dạng sản phẩm hay thanh toán trực tuyến,...
2.2.1 QR Code (Quick Response)
QR Code đã không còn là khái niệm quá xa lạ, đặc biệt là trong các hoạt động tiếp thị quảng cáo, thương hiệu, thanh toán hay các chương trình ưu đãi,... Mã QR Code mang đến nhiều ưu điểm như kích thước đa dạng, khả năng đọc dữ liệu nhanh cũng như hỗ trợ mã hóa 4 chế độ và ít bị lỗi.
2.2.2 Mã ma trận (Data Matrix)
Tương tự như QR Code, Data Matrix hầu như không bị lỗi trong quá trình sử dụng và khả năng đọc nhanh và được ứng dụng trong việc đặt tên các hàng hóa, văn bản,...
2.2.3 Mã vạch PDF417
PDF417 là một loại mã vạch 2 chiều 2D được dùng trong các ứng dụng yêu cầu lưu trữ lượng dữ liệu khổng lồ và được ứng dụng nhiều trong: Ảnh kỹ thuật số, dấu vân tay, số và đồ họa, chữ ký,...
Xem thêm: Cách tạo mã QR cho sản phẩm chỉ với 7 bước đơn giản
3. Vai trò của Barcode là gì đối với hoạt động kinh doanh
Đối với các cửa hàng kinh doanh, đặc biệt là kinh doanh bán lẻ, quản lý hàng hóa về số lượng, giá cả luôn là thử thách ngay cả với những nhân viên lâu năm. Việc quản lý mã vạch sẽ là yếu tố giúp cửa hàng của bạn có thể tối ưu quy trình quản lý và không phải ghi nhớ quá nhiều.
Đặc biệt, Barcode đóng vai trò tương đối quan trọng trong việc hỗ trợ quá trình quản lý thông tin hàng hóa, đơn vị hay hãng sản xuất đánh giá hàng hóa chính hãng.
Nếu cửa hàng của bạn kết nối các thiết bị bán hàng với phần mềm quản lý bán hàng thì giá cả, tên sản phẩm sẽ được tự động chuyển sang hệ thống, hiển thị trên màn hình bán hàng và hóa đơn. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo chính xác tuyệt đối trong quá trình thanh toán cũng như bán hàng dễ dàng không cần nhớ giá.
Đối với quản lý kho và hàng hóa, Barcode cũng đóng vai trò không hề nhỏ giúp quá trình kiểm kho trở nên dễ dàng hơn. Theo dõi chính xác khả năng tiêu thụ và tồn kho của từng sản phẩm dựa trên báo cáo kho và báo cáo bán hàng trên các phần mềm quản lý.
Máy quét Barcode cho cửa hàng
Cắt giảm 50% thời gian với máy quét mã vạch cầm tay Sapo scanner SS1.
👉 XEM NGAY
4. Cách quản lý hàng hóa, kho hàng dễ dàng với Barcode là gì?
Hiện nay, có 2 cách tạo và dán Barcode để quản lý kho và hàng hóa dễ dàng hơn:
Cách 1: Mỗi sản phẩm có mã vạch khác nhau, Barcode sẽ được đánh theo lô, loại sản phẩm và được đánh số theo thứ tự tăng dần với các sản phẩm cùng loại. Phương pháp này sẽ làm tăng số lượng Barcode cần quản lý, tuy nhiên lại có thể giúp quản lý thông tin sản phẩm một cách chính xác nhất.
Cách 2: Các sản phẩm cùng loại trong 1 lô hàng sẽ có mã Barcode giống nhau và được đánh phân biệt giữa các lô hàng cũng như loại sản phẩm. Theo cách dán nhãn này, thông tin về sản phẩm vẫn sẽ được tìm thấy tuy nhiên lại đi theo lô hàng.
Nếu lô hàng đó không xuất hết hay xuất cho 2 khách hàng khác nhau thì khó để phân biệt được sản phẩm nào đã được phân phối cho khách hàng nào.
Hiện nay, các nhà cung cấp đang dán Barcode theo cách 1. Mặc dù điều này được đánh giá là tương đối phức tạp, tuy nhiên với sự phát triển của công nghệ, đây không còn là vấn đề quá khó khăn với các giải pháp quản lý kho bằng mã vạch ở các phần mềm quản lý bán hàng.
Với một số phần mềm như Sapo POS, chủ kinh doanh có thể lựa chọn các phương thức quản lý như theo lô - hạn sử dụng hay Serial để đảm bảo sự thuận tiện và chính xác tuyệt đối trong quản lý hàng hóa.
Cùng với đó, chủ kinh doanh cũng có thể quản lý kho theo một quy trình rõ ràng với Sapo POS:
- Nhập kho: Máy quét mã vạch sẽ đọc mã vạch trên từng lô hàng nhập và tự động đưa vào phần mềm để tạo phiếu nhập với các thông tin cần quản lý liên quan đến lô hàng.
- Xuất kho: Tương tự như hoạt động nhập kho, chủ kinh doanh và nhân viên có thể tạo phiếu xuất kho dễ dàng bằng các thiết bị đọc mã vạch thông minh. Đồng thời, Sapo POS sẽ tự động ghi nhận hoạt động xuất kho với các thông tin như ngày xuất, chi tiết đơn xuất, người nhận, công nợ,...
- Kiểm kho: Quản lý hàng hóa và kiểm kho luôn là vấn đề đặc biệt đau đầu với các nhà quản lý, nhất là cửa hàng bán lẻ. Quản lý kho bằng Barcode trên Sapo POS là giải pháp hữu hiệu giúp chủ kinh doanh, nhân viên kho tối ưu thời gian kiểm kho, nâng cao hiệu suất kiểm hàng mà vẫn đảm bảo được tính chính xác.
Sapo.vn hy vọng rằng những chia sẻ trên của chúng tôi có thể giúp bạn hiểu rõ Barcode là gì cũng như những loại Barcode phổ biến nhất. Từ đó ứng dụng Barcode một cách phù hợp để quản lý hàng hóa và kiểm kho dễ dàng nhất.
