Bất kỳ một tổ chức nào cũng cần phải có ít nhất một người quản lý, đó là người hoạch định, điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm về những kết quả đạt được. Nhà quản lý đóng vai trò rất quan trọng trong tổ chức, giúp mọi bộ phận phối hợp nhịp nhàng với nhau để đạt hiệu quả cao nhất. Cũng chính vì thế mà công việc của nhà quản lý không hề đơn giản, ngoài các yêu cầu về kiến thức chuyên môn bạn cần có cả những kỹ năng đặc thù được tích lũy qua kinh nghiệm hoặc học hỏi từ người khác. Với bài viết này chúng tôi sẽ chia sẻ 8 bí quyết quản lý siêu cấp mà không phải ai cũng biết.
1. Đừng buộc tội, hãy giải quyết!
Tổ chức của bạn bao gồm những con người bằng xương bằng thịt với khả năng hữu hạn, không phải một cái máy đã được lập trình sẵn nên sẽ có lúc ai đó vô tình phạm sai lầm. Sai lầm này có thể lớn, có thể nhỏ nhưng dù thế nào cũng ảnh hưởng tới hoạt động của tập thể và quá trình hướng tới mục tiêu. Là người trực tiếp chịu trách nhiệm về hiệu quả làm việc của tổ chức nên dĩ nhiên người hứng đầu chịu sào sẽ là bạn.
Trong trường hợp này nhiều người sẽ lập tức tìm kiếm kẻ sai phạm rồi trút những bực bội lên họ. Phản ứng này là điều khá dễ hiểu, bất kỳ ai cũng có tâm lý như vậy khi thứ mình dày công xây dựng lại vì một cá nhân mà sụp đổ. Nhưng sẽ đáng nói nếu bạn chưa biết rõ ai là người bắt đầu sai lầm, bạn nghi ngờ rồi buộc tội vô cớ, hay khi bạn dành quá nhiều thời gian cho việc buộc tội và chỉ trích.
Dù thế nào thì mọi thứ cũng đã xảy ra rồi, bạn không thể quay ngược thời gian để thay đổi nên sẽ vô nghĩa khi bạn cứ nhìn chằm chằm vào đống đổ vỡ rồi la hét. Hãy tìm cách giải quyết hậu quả, phân tích sai lầm để định hướng lại cho cá nhân phạm lỗi và cho cả tập thể. Quản lý là để mọi việc tiến hành thuận lợi hơn chứ không phải vạch lỗi rồi để đấy.
2. Đừng quản lý trên giấy tờ
Dù là quản lý cấp cao hay quản lý cấp cơ sở thì việc tiếp xúc với các báo cáo hàng ngày cũng là điều không thể thiếu với bạn. Những báo cáo này là số liệu thống kê thực tế giúp bạn dễ dàng đánh giá hiệu quả công việc của tổ chức hơn. Nhưng, đừng chỉ là một nhà quản lý giấy, vì những con số kia hoàn toàn có thể bị chỉnh sửa và dù có đúng cũng chỉ phản ảnh phần nào thực tế mà thôi. Hãy nhớ một điều, việc của bạn là quản lý chức năng, tức là cần đến tận nơi để xem xét và đánh giá, dựa vào tình hình đang diễn ra mà hoạch định công việc cho tổ chức. Là quản lý bạn cần thường xuyên tới những bộ phận khác nhau để kiểm tra công việc của họ.
3. Đừng “nhúng tay” vào việc gì cả
Để lên được vị trí quản lý thì trước tiên bạn phải là nhân viên đã, thậm chí là nhân viên xuất sắc nhất trong thời gian dài. Điều này cũng có nghĩa bạn rất giỏi về lĩnh vực nào đó, bạn có thể làm tốt hơn cả những nhân viên bây giờ. Nhưng hiện tại bạn đang là nhà quản lý, việc của bạn là lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát và điều hành tổ chức chứ không phải xuống tận nơi, làm tận tay những việc của nhân viên. Điều đó chẳng thể hiện được gì mà chỉ làm tốn thời gian của bạn, có khi còn làm sụt giảm sự tôn trọng của nhân viên với bạn.
Hãy làm tốt chức trách của mình để đội ngũ có thể hoạt động hiệu quả và vươn tới mục tiêu càng sớm càng tốt. Bạn không cần bao đồng hay tranh công tiếc việc với ai cả, khi bạn làm tốt thì người khác cũng có nền tảng để làm tốt hơn nữa.
4. Bí quyết quản lý lấy mình làm gương
Là người quản lý, là người đại diện cho cả tập thể nên hình ảnh của bạn ảnh hưởng rất nhiều đến nhân viên trong tổ chức và sự đánh giá của người ngoài. Thế nên khi làm bất cứ việc gì bạn cũng phải tuân theo chuẩn mực và nguyên tắc để làm gương cho mọi người. Quản lý bằng cách đưa ra ví dụ tiêu biểu là bí quyết được nhiều người áp dụng vì nó dễ tác động đến nhận thức của người khác nhất, mà trong đó tự lấy mình làm ví dụ thì càng có sức thuyết phục hơn.
Khi bạn làm việc một cách chuyên nghiệp thì tiếng nói của bạn sẽ có trọng lượng hơn, kế hoạch bạn đề ra và những sắp xếp của bạn sẽ được nhiều người ủng hộ và tuân theo. Đây chính là điều cốt lõi khi quản lý một tổ chức. Thế nên hãy lấy mình làm gương trước khi làm việc nào đó!
5. Bí quyết quản lý theo mục tiêu S.M.A.R.T
Bước đầu tiên trong quy trình quản lý bất kỳ tổ chức nào là hoạch định mục tiêu để từ đó lên chiến lược, kế hoạch thực hiện. Từ đó có thể thấy việc tìm ra mục tiêu quan trọng thế nào, nếu không biết cách rất có thể bạn sẽ phải đi đường vòng, vừa tốn thời gian vừa làm việc vô nghĩa. Vậy nên hãy tìm mục tiêu theo bí quyết S.M.A.R.T với những lưu ý sau:
-
Specific – Cụ thể, rõ ràng
Bạn muốn thành công, bạn muốn việc kinh doanh của đội nhóm mình phát triển, nhưng nếu cứ đặt ra mục tiêu mơ hồ như thế thì bạn định hướng cho công việc sắp tới như thế nào, rồi nhân viên của bạn dựa vào đâu để cố gắng, bạn lấy mốc gì để đánh giá hiệu quả? Thế nên khi tìm kiếm và đặt ra mục tiêu bạn hãy cụ thể hóa nó bằng những cột mốc rõ ràng, ví dụ bạn muốn nhóm mình tháng này phải đạt được doanh số 120 triệu, vượt mức tháng trước 20% chẳng hạn. Nhìn vào con số đó bạn và nhân viên của mình sẽ biết mình phải làm gì để có doanh số như thế.
-
Measurable – Có thể đo lường được
Thay vì đề ra mục tiêu chung chung “cao nhất có thể”, “sớm nhất có thể”,... thì hãy đưa ra con số chính xác để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên. Ví dụ bạn muốn nhân viên trả lời email của khách hàng thật sớm, thì hãy yêu cầu họ trả lời trong vòng tối đa 30 phút. Nhờ những mục tiêu đo lường được như vậy nhân viên sẽ có động lực làm việc hơn.
-
Achievable – Vừa sức
Dùng giới hạn để phá vỡ giới hạn, nhưng không có nghĩa bạn cứ tăng mục tiêu lên thế nào cũng được. Bạn cần phải nhìn vào năng lực của nhân viên, xem tiềm năng của họ, đánh giá khách quan những yếu tố ảnh hưởng để từ đó đưa ra mục tiêu phù hợp, không quá dễ dàng cũng không quá xa vời. Mục tiêu quá cao chỉ làm cho nhân viên bạn nhụt chí mà thôi.
-
Realistics – Thực tế
Mục tiêu cao nhưng một thời điểm nào đó trong tương lai bạn sẽ có thể đạt được, nhưng mục tiêu ảo tưởng thì vĩnh viễn bạn cũng không với tới. Ví dụ bạn muốn tháng sau cả nhóm kiếm được 1 tỷ, trong khi tháng vừa rồi doanh số chỉ mới ngấp nghé 100 triệu. Ảo tưởng mà không có cơ sở sẽ khiến những gì bạn nói trở thành trò cười cho cấp dưới mà thôi.
-
Timebound – Có thời hạn
Bất kỳ một mục tiêu nào cũng chỉ đúng trong một bối cảnh nhất định, một khoảng thời gian cố định mà thôi. Như hiện tại, khi đội nhóm của bạn mới thành lập thì mục tiêu chỉ cần 120 triệu, nhưng một năm sau không thể cứ mãi là 120 triệu được, phải tăng lên. Thời hạn của mục tiêu vừa mang đến động lực hoàn thành cho mọi người vừa là cột mốc để bạn nhìn lại và đánh giá hiệu quả.
6. Lắng nghe mọi người
Bạn là nhà quản lý, dù bạn điều hành hoạt động của mọi người nhưng không có nghĩa bạn tự cho phép mình đứng trên người khác rồi tách khỏi đội nhóm. Dù ai đứng ở vị trí nào cũng có vai trò của họ, họ được quyền lên tiếng đóng góp cho tổ chức. Muốn là người quản lý giỏi bạn phải biết lắng nghe mọi người trình bày, nghe nguyện vọng của họ. Chính từ các ý kiến khách quan này mà tầm nhìn của bạn sẽ được mở rộng hơn, bạn có thể bao quát được tổ chức để từ đó đưa ra chiến lược đúng đắn, đáp ứng nguyện vọng của tất cả mọi người.
7. Hãy tạo ra sự khác biệt
Một bí quyết quản lý rất quan trọng nữa là hãy tạo ra sự khác biệt cho đội nhóm mà bạn phụ trách, như vậy bạn mới có thể bứt phá vươn tới đích nhanh chóng hơn. Điều này phụ thuộc vào chiến lược và cách mà bạn thực hiện. Ví dụ như để tạo sự gắn kết trong đội nhóm bạn có thể phân công công việc chuyên môn, cả quy trình được chia ra từng giai đoạn cho mỗi người phụ trách, nếu muốn thành công thì buộc mọi người trong đội phải phối hợp nhịp nhàng, ăn khớp với nhau.
8. Học hỏi từ những sai lầm
Làm nhà quản lý cũng không đồng nghĩa với việc bạn toàn năng, cái gì cũng biết, cái gì cũng hiểu, bạn chỉ có một hoặc một vài thế mạnh mà thôi. Ngoài việc học hỏi từ những điều có sẵn trong sách vở thì bạn nên rút ra bài học từ những sai lầm của người khác và kinh nghiệm từ sai lầm của chính mình. Đây đều là các ví dụ thực tế rất có giá trị để tham khảo.
Xem thêm: 8 phong cách nhà quản lý phổ biến trong doanh nghiệp
