Tiền mặt được hiểu là một trong những yếu tố quan trọng trong việc quản lý nguồn vốn cũng như đánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Vậy Sổ quỹ tiền mặt là gì và đâu là những kiến thức mà chủ kinh doanh cần nắm vững để quản lý sổ quỹ và tình hình tài chính một cách hiệu quả nhất? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.
1. Sổ quỹ tiền mặt là gì?
Sổ quỹ tiền mặt là loại chứng từ được dùng cho thủ quỹ hoặc kế toán tiền mặt nhằm phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam của đơn vị.
Sổ quỹ tiền mặt sẽ được cập nhật trong kỳ kế toán khi có các khoản thu chi tiền bất kỳ phát sinh. Thủ quỹ sẽ là người chịu trách nhiệm ghi chép, quản lý cũng như nhập xuất quỹ tiền mặt.
Hoạt động kiểm kê tồn quỹ thực tế hay đối chiếu số liệu sổ quỹ sẽ cần được kiểm kê hàng ngày. Nếu có chênh lệch thì kế toán cũng như thủ quỹ cần phải kiểm tra lại để xác định được nguyên nhân và kiến nghị các biện pháp xử lý chênh lệch hay khi có các vấn đề phát sinh.
Ngoài ra, thủ quỹ cũng cần kiểm tra và đảm bảo đầy đủ các loại phiếu thu, phiếu chi từ kế toán chuyển sang để thực hiện việc ghi nhận các khoản thu chi vào sổ quỹ. Cùng với đó, thủ quỹ cũng cần kiểm tra kỹ tính hợp lệ của chứng từ khi nhận chứng từ từ kế toán chuyển sang.
Mọi hoạt động nhập, xuất tiền mặt đều cần có phiếu thu, chi cũng như đầy đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập và xuất quỹ theo quy định. Cùng với đó, kế toán quỹ tiền mặt cũng cần có trách nhiệm mở sổ và ghi chép hàng ngày liên tục theo đúng trình tự phát sinh các khoản thu, chi cũng như xuất nhập quỹ tiền mặt, từ đó tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.
Xem thêm: Quản lý dòng tiền là gì? Cách quản lý dòng tiền trong kinh doanh hiệu quả
2. Mẫu sổ quỹ tiền mặt
2.1 Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo thông tư 200
Sổ quỹ tiền mặt sẽ được dùng cho kế toán chi tiền quỹ tiền mặt và tên sổ sửa lại là Sổ kế toán chi tiền quỹ tiền mặt. Căn cứ để ghi sổ quỹ tiền mặt là các Phiếu thu, phiếu chi đã được thực hiện nhập, xuất quỹ.
- Cột A: Ghi ngày tháng ghi sổ
- Cột B: Ghi ngày tháng của phiếu thu, phiếu chi
- Cột C, D: Ghi số hiệu của phiếu thu, phiếu chi liên tục từ nhỏ đến lớn
- Cột E: Nội dung nghiệp vụ kinh tế của Phiếu thu, chi
- Cột 1: Số tiền nhập quỹ
- Cột 2: Số tiền xuất quỹ
- Cột 3: Số dư tồn quỹ cuối ngày, số tồn quỹ cuối ngày cần phải trùng khớp đúng với số tiền mặt trong két
Định kỳ kế toán kiểm tra và đối chiếu giữa Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt với Sổ quỹ tiền mặt, ký xác nhận vào cột G.
* Chú ý: Để theo dõi quỹ tiền mặt, kế toán cần phải mở Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt (Mẫu số S07a-DN). Sổ này sẽ có thêm cột F là Tài khoản đối ứng để phản ánh số hiệu Tài khoản đối ứng với từng nghiệp vụ ghi Nợ, từng nghiệp vụ ghi Có của tài khoản 111 - Tiền mặt.
2.2 Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo thông tư 107
- Cột A: Ghi ngày tháng ghi sổ
- Cột B: Ghi ngày tháng của phiếu thu, phiếu chi
- Cột C: Ghi số hiệu của phiếu thu, phiếu chi liên tục từ nhỏ đến lớn
- Cột D: Nội dung nghiệp vụ kinh tế của Phiếu thu, chi
- Cột 1: Số tiền nhập quỹ
- Cột 2: Số tiền xuất quỹ
- Cột 3: Số dư tồn quỹ cuối ngày, số tồn quỹ cuối ngày cần phải trùng khớp đúng với số tiền mặt trong két
2.3 Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133
- Cột A: Ghi ngày tháng ghi sổ
- Cột B: Ghi ngày tháng của Phiếu thu, Phiếu chi
- Cột C, D: Ghi số hiệu của Phiếu thu, số hiệu Phiếu chi liên tục từ nhỏ đến lớn
- Cột E: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế của Phiếu thu, Phiếu chi
- Cột 1: Số tiền nhập quỹ
- Cột 2: Số tiền xuất quỹ
- Cột 3: Số dư tồn quỹ cuối ngày. Số tồn quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số tiền mặt trong két. Định kỳ kế toán kiểm tra, đối chiếu giữa Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt với Sổ quỹ tiền mặt, ký xác nhận vào cột G.
Tải mẫu: Sổ kế toán chi tiết mẫu tiền mặt
3. Sapo - Giải pháp quản lý sổ quỹ tiền mặt hiệu quả nhất cho cửa hàng
Là phần mềm quản lý toàn diện cho cửa hàng và bán online, Sapo sở hữu tính năng Báo cáo sổ quỹ giúp chủ kinh doanh có thể quản lý toàn bộ dòng tiền của cửa hàng thông qua các phiếu thu, chi. Cùng với đó, khi một thao tác bán hàng hay thu hồi nợ,...đều sẽ được hệ thống tạo tự động phiếu thu trong phần sổ quỹ để ghi nhận cho dòng tiền này.
Chủ kinh doanh và nhân viên hoàn toàn có thể tạo nhanh phiếu thu, chi ngay tại mục Sổ quỹ với đầy đủ thông tin như:
- Người giao dịch
- Loại phiếu
- Giá trị, số tiền
- Phương thức nộp
- …..
Tương tự, đối với các giao dịch thanh toán khi nhập hàng và trả nợ cho nhà cung cấp, hệ thống cũng sẽ ghi nhận và tự tạo phiếu chi tương ứng để ghi nhận thao tác này. Đối với Báo cáo sổ quỹ tiền mặt trên phần mềm Sapo, người dùng có thể lọc và theo dõi các thông tin quan trọng như:
- Chi nhánh
- Thời gian: Ngày ghi nhận, ngày tạo
- Loại phiếu: Phiếu thu hoặc phiếu chi
- Nhân viên: Xem chi tiết nhân viên tạo phiếu thu/ chi
- Phương thức thanh toán: Xem theo từng phương thức thanh toán của cửa hàng
- Người nộp/ nhận: Phiếu thu này từ đâu hoặc chi cho ai
Bộ lọc thông minh này sẽ là giải pháp vô cùng tối ưu giúp chủ kinh doanh có thể dễ dàng tìm kiếm nhanh các phiếu thu và kiểm tra nhanh giữa hàng trăm hàng nghìn lượt giao dịch. Đặc biệt, bạn cũng có thể phân loại các khoản thu chi xem có đưa vào hạch toán hay không. Từ đó, quản lý toàn bộ dòng tiền của cửa hàng dễ dàng mà không cần tốn thời gian, nguồn lực lưu trữ và thời gian tìm kiếm.
Ngoài phần báo cáo chi tiết, mục Sổ quỹ cũng giúp người dùng có thể theo dõi được Tổng quan sổ quỹ với hệ thống biểu đồ thống kê đa dạng dòng tiền: Theo chi nhánh, theo phương thức thanh toán hay theo loại phiếu thu chi.
Phần mềm Sapo POS cũng giúp chủ kinh doanh có thể dễ dàng quản lý sổ quỹ tiền mặt cũng như thu chi trong cửa hàng một cách chi tiết. Tất cả giao dịch tại cửa hàng như bán hàng, quản lý nhập hàng,...sẽ được tự động tại thành các khoản thu chi.
Cùng với đó là tự tạo phiếu thu cho các khoản thu nhập thêm hay chi phí vận hành của cửa hàng. Điều này sẽ giúp chủ kinh doanh có thể dễ dàng kiểm soát được toàn bộ dòng tiền, tiền mặt cũng như tránh thất thoát trong cửa hàng.
Quản lý tốt dòng tiền là yếu tố quan trọng để có thể đánh giá được hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Sapo hy vọng rằng những chia sẻ trên của chúng tôi có thể giúp bạn hiểu rõ Sổ quỹ tiền mặt là gì và làm thế nào để quản lý sổ quỹ hiệu quả nhất.
Xem thêm: Những sai lầm khi quản lý sổ sách kế toán của cửa hàng
Xem thêm: 8 loại báo cáo bán hàng cần phải có nếu không muốn mất tiền oan
