Chuyển đổi số đang là xu hướng tất yếu trong nhiều lĩnh vực kinh tế, hóa đơn và thuế không phải là ngoại lệ. Với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là yêu cầu tất yếu, đồng thời mang lại nhiều lợi ích to lớn về hiệu quả, độ chính xác và tính minh bạch.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019 và Điều 3 Nghị định 123:
"Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC: Bắt buộc sử dụng hoá đơn điện tử trên phạm vi toàn quốc từ ngày 1/7/2022 trừ một số trường hợp như doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hệ thống phần mềm kế toán,…
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?
Hóa đơn từ máy tính tiền là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền, theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử.
Đối tượng có thể sử dụng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế là những doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, đang có hoạt động kinh doanh hàng hoá, dịch vụ trực tiếp đến người dùng theo 8 loại hình kinh doanh sau:
- Trung tâm thương mại
- Siêu thị
- Bán lẻ hàng tiêu dùng
- Ăn uống
- Nhà hàng
- Khách sạn
- Bán lẻ thuốc tân dược
- Dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác
Như vậy, đối với các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ, bán lẻ và F&B (nhà hàng, quán ăn, karaoke, bida, quán cafe, trà chanh, sinh tố…) sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền (POS) có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
Trong đó, Sapo là phần mềm quản lý bán hàng đa kênh dành cho mọi nhà bán hàng. Sử dụng phần mềm Sapo, chủ kinh doanh được kết nối trực tiếp giải pháp hóa đơn điện tử Sapo Invoice, giúp xuất hóa đơn điện tử và kết nối dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo quy định của Thông tư 78 và Nghị định 123.
2. Hóa đơn điện tử Sapo Invoice
Sapo là đơn vị hàng đầu trong việc xây dựng nền tảng công nghệ hỗ trợ lĩnh vực bán lẻ và TMĐT. Sapo luôn cố gắng nỗ lực hết mình với mục tiêu cao là mang lại sự hài lòng cho khách hàng thông qua những sản phẩm và giải pháp công nghệ tối ưu nhất, giúp việc bán hàng dễ dàng hơn..
Giải pháp hóa đơn điện tử Sapo Invoice là giải pháp thông minh, tiết kiệm và có tính bảo mật hệ thống cao cho doanh nghiệp. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ, quản lý bằng phương tiện điện tử và có giá trị về mặt pháp lý.
Sapo Invoice đáp ứng được các yêu cầu của cơ quan quản lý Nhà nước; tuân thủ các tiêu chuẩn được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính Phủ; Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính và Quyết định 1510/QĐ-TCT ngày 21/9/2022 của Tổng cục Thuế.
2.1 Lợi ích vượt trội của Sapo Invoice
- Tiết kiệm: Tiết kiệm 90% chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ và bảo quản hóa đơn
- An toàn: Không xảy ra cháy, hỏng, mất hóa đơn. Tăng độ tin cậy cho hóa đơn của doanh nghiệp
- Nhanh chóng: Người mua tức thời nhận được hóa đơn, rút ngắn thời gian thu nợ
- Thuận tiện: Tích hợp quản lý hóa đơn và đơn hàng trên cùng một nền tảng duy nhất.
2.2 Tính năng nổi bật của Sapo Invoice
- Cập nhật thông tin và phát hành hóa đơn trực tiếp trên Sapo.
- Đáp ứng đầy đủ tất cả mẫu hóa đơn theo quy chuẩn của Cơ quan Thuế.
- Gửi thông tin cho khách hàng nhanh chóng thông qua SMS/ Email.
- Tra cứu hóa đơn online, mọi lúc, mọi nơi và trên mọi thiết bị.
- Bảo mật tối đa, dữ liệu của khách hàng được mã hóa nhiều tầng, nhiều lớp bảo vệ theo những tiêu chuẩn cao nhất.
- Tích hợp quản lý hóa đơn và đơn hàng trên cùng một nền tảng duy nhất. Giao diện thân thiện với người dùng, thao tác thuận tiện cùng hệ thống báo cáo đã chiều và minh bạch.
- Đồng bộ với phần mềm quản lý bán hàng: Hóa đơn điện tử được đồng bộ chung cùng các tiện ích sẵn có trên Sapo như: quản lý đơn hàng đa kênh, giải pháp thanh toán không tiền mặt, giải pháp vận chuyển,.... các dịch vụ có tính nhất quán dễ dàng truy xuất dữ liệu trong quản lý.
2.3 Phạm vi cung cấp
- Bao gồm những tổ chức có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế hoặc trong hoạt động ngân hàng.
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ HĐĐT.
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng HĐĐT theo quy định
- Có chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật
Lưu trữ hóa đơn điện tử đã lập trên hệ thống trong vòng 10 năm kể từ ngày phát hành. Dịch vụ được hỗ trợ qua tổng đài Sapo: 1900 6750 trong suốt quá trình sử dụng.
