Quản lý công nợ là gì? Cách quản lý công nợ hiệu quả cho cửa hàng bán lẻ như thế nào? Đọc ngay bài viết sau đây để được giải đáp khái niệm công nợ là gì và kinh nghiệm quản lý tài chính hữu hiệu cho các shop bán hàng.
Đã kinh doanh thì khó tránh khỏi chuyện nợ nần, khách hàng nợ bạn, bạn nợ nhà cung cấp, mọi thứ giống một vòng lặp hệ quả ảnh hưởng trực tiếp tới dòng tiền của cửa hàng bán lẻ. Chính vì vậy mà việc quản lý công nợ cực kỳ quan trọng, nếu không có một chính sách, quy trình quản lý và những quy định rõ ràng thì bạn sẽ sớm tiến đến bờ vực phá sản mà thôi. Quản lý công nợ hiệu quả sẽ giúp bạn nắm rõ tình hình kinh doanh của cửa hàng cũng như quản lý dòng tiền dễ dàng hơn.
Đọc thêm: Bí quyết quản lý dòng tiền hiệu quả trong bán lẻ
1. Quản lý công nợ là gì?
Khái niệm quản lý công nợ là gì? Quản lý công nợ là quá trình theo dõi, ghi nhận số tiền phải thu hoặc số tiền phải trả với khách hàng và nhà cung cấp khi phát sinh giao dịch mua hàng, nhập hàng, giúp cá nhân, cửa hàng, doanh nghiệp có thể quản lý tài chính hiệu quả hơn.
Quản lý công nợ là gì? Các cách quản lý công nợ hiệu quả.
2. Quản lý công nợ bao gồm những gì?
Quản lý công nợ trong bán lẻ thông thường bao gồm 2 phần chính là quản lý các khoản phải thu, phải trả của khách hàng và nhà cung cấp. Vậy với mỗi đối tượng này, cửa hàng cần quản lý tài chính, công nợ như thế nào sao cho hiệu quả?
2.1. Quản lý công nợ của khách hàng
Lập chính sách chi trả rõ ràng
- Cửa hàng của bạn có chấp nhận cho khách mua nợ hay không?
- Nếu có thì khách phải đáp ứng những điều kiện và yêu cầu gì để được ký nợ?
- Số nợ này cần được thanh toán trong thời hạn bao lâu?
- Giả sử trễ hạn thì phương án xử lý thế nào?
Đó là những câu hỏi cơ bản để thiết lập một chính sách chi trả rõ ràng khi mở cửa hàng mà bạn phải trả lời được. Những điều này sẽ giúp bạn hạn chế tình trạng khách có tiền nhưng cố tình mua nợ hoặc có ý định quỵt nợ, đồng thời là cơ sở để giải quyết các tranh chấp nếu phát sinh. Bản chính sách nên được treo tại vị trí dễ thấy tại cửa hàng để khách đến mua hàng có thể nắm rõ, và với bất kỳ ai có ý định mua nợ hãy chỉ dẫn cho họ tham khảo.
Luôn có chính sách quản lý công nợ khách hàng rõ ràng
Có quy trình quản lý rõ ràng
Thực tế không phải khách hàng cũng “tự ý thức” về khoản nợ của họ để mang tới trả đúng hạn, đa phần chủ shop phải chủ động đề cập với họ mới mong thu được tiền. Nhưng không phải cứ thích thì đi đòi và đòi thế nào cũng được, bạn phải có một quy trình cụ thể để kiểm soát hiệu quả đồng thời mang tới sự chuyên nghiệp.
- Quy trình này cần ghi rõ ai là người liên hệ với khách hàng?
- Ai là người đi đòi nợ?
- Trước khi đi cần nhắc nhở khách bằng phương thức nào?
- Sau thời gian nhắc nhở bao lâu thì đi?
- Khi đòi được tiền cần đưa lại cho ai?
- Nếu chưa đòi được cần đàm phán lại thế nào với khách hàng?
Khi mọi bước trong quy trình được viết ra chi tiết, rõ ràng bạn sẽ dễ kiểm soát hơn, khi xảy ra vấn đề (ví dụ thái độ nhân viên thu nợ hách dịch) cũng nhanh chóng tìm ra nguyên nhân để giải quyết hơn.
Lựa chọn cách đòi nợ phù hợp
Có câu thế này: “Cho vay thì đứng, đòi nợ thì quỳ”, ý nói chuyện thu nợ gặp rất nhiều khó khăn, chủ yếu vì khách hàng trù trừ chưa chịu trả, khách viện cớ để hoãn nợ. Như vậy bạn cần phải chuẩn bị sẵn một số cách đòi nợ dự phòng với các trường hợp khách quá “lầy”, dưới đây là một số phương án bạn có thể tham khảo:
- “Khủng bố” khách hàng bằng tin nhắn, điện thoại, email: Cứ cách một quãng thời gian bạn lại “nhắc nhở” về món nợ một lần, nếu khách không muốn bị làm phiền thì buộc phải thanh toán sớm.
- Đòi nợ từ người thân của khách: Có thể khách hàng không cảm thấy ngại khi “lầy” tiền nợ nhưng chưa chắc người thân của họ cũng vậy. Bạn có thể đến gặp, làm thân và thủ thỉ tâm sự về món nợ mà con hoặc anh chị em của họ đang thiếu bạn. Mặc dù chưa chắc những người đó sẽ trả nợ thay nhưng cũng góp một phần tác động đến các vị khách kia.
- Thuê dịch vụ đòi nợ: Đối với các món nợ giá trị lớn, trễ hẹn quá lâu bạn nên thuê dịch vụ đòi nợ bên ngoài, họ có những cách rất khéo để khách hàng trả tiền cho bạn.
- Công khai nợ xấu lên Facebook: Cách này chỉ nên áp dụng khi khách quá “lầy” và bạn không muốn tiếp tục bán hàng cho họ nữa, vì việc công khai các thông tin nhạy cảm như thế này sẽ làm xấu mối quan hệ giữa hai bên.
Chọn người đòi nợ có kỹ năng thuyết phục
Chuyện đòi nợ vốn dĩ đã là một vấn đề nhạy cảm, vì vậy nếu muốn lấy được tiền thì người đi đòi nợ phải thật khéo léo. Bạn không nên chọn những người nóng tính, bộp chộp, kỹ năng xử lý tình huống kém, mà hãy chọn người kiên nhẫn, có lập trường và dứt khoát.
Luôn luôn chuẩn bị sẵn phương án khi khách khất nợ
Tỷ lệ khách khất nợ càng cao khi số tiền càng lớn, thậm chí lên tới hơn 80%, điều này thực ra rất bình thường nên bạn cần phải chuẩn bị sẵn phương án dự phòng. Cách tốt nhất là thuyết phục khách trả một phần tiền hàng và cho phép họ trả theo từng đợt, như vậy khách sẽ đỡ cảm thấy choáng ngợp hơn.
Có thể bạn quan tâm: Cửa hàng bán lẻ hút khách bằng 3 mẹo trên mạng xã hội
2.2. Quản lý công nợ với nhà cung cấp
Thống nhất thời gian thanh toán với nhà cung cấp
Khi làm việc với nhà cung cấp về chuyện nhập hàng, ngoài vấn đề số lượng, giá buôn, tình trạng hàng hóa bạn cũng cần phải thống nhất với họ về thời hạn thanh toán. Hãy làm rõ ràng thời điểm từ khi ký nhận hàng đến khi trả tiền là bao lâu và trả bao nhiêu phần trăm. Khoảng thời gian này càng dài thì bạn càng có lợi, vì vậy cần cố gắng đàm phán thật tốt.
Luôn thống nhất về thời gian và hình thức thanh toán cho nhà cung cấp
Gửi bảng xác nhận công nợ
Khi gần đến hạn thanh toán bạn nên thống kê lại các khoản trong công nợ rồi gửi email cho phía nhà cung cấp để họ xác nhận lại một lần cuối, tránh các tranh chấp sau này và chủ động hơn về thời gian.
3. Cách quản lý công nợ hiệu quả
Có rất nhiều cách quản lý tài chính, công nợ cho cửa hàng bán lẻ có thể kể đến như quản lý bằng sổ sách, quản lý bằng excel và sử dụng phần mềm quản lý công nợ. Cùng tìm hiểu ưu - nhược điểm của từng cách quản lý này xem cách nào phù hợp với bạn nhé!
Xem thêm: Phần mềm quản lý phải thu - phải trả khách hàng, nhà cung cấp, đối tác chính xác nhất
3.1. Quản lý bằng sổ sách
Đây là cách quản lý công nợ rất cổ điển mà nhiều cửa hàng truyền thống đang áp dụng. Khi có khách hàng ghi nợ hoặc khi lấy hàng từ các nhà cung cấp, chủ shop sẽ ghi chép các thông tin như ngày tháng, nội dung, số tiền,... vào 1 cuốn sổ tay.
Ưu điểm của hình thức quản lý này là không tốn chi phí đầu tư, chỉ cần 1 chiếc bút và 1 quyển sổ thôi là bạn đã có thể quản lý tài chính, công nợ của cửa hàng được rồi.
Nhưng ngược lại, nhược điểm của cách quản lý công nợ này cũng không ít. Bạn sẽ tốn nhiều thời gian, công sức để ghi chép, việc ghi chép cũng dễ dẫn đến nhầm lẫn, chẳng phải ai cũng có 1 cái đầu điện tử để có thể tính toán chi li mà không sai sót cả.
Hơn nữa, việc ghi chép trên sổ sách tiềm ẩn rủi ro mất mát dữ liệu rất cao, nhiều cửa hàng bị mất cuốn sổ "Nam Tào" hoặc không may gặp thiên tai, hỏa hoạn thì mới tá hỏa vì lúc đó không còn cơ sở nào để mà thu nợ hay trả nợ nữa.
3.2. Quản lý bằng Excel
Cách quản lý này đã hiện đại hơn 1 chút rồi. Thay vì ghi chép vào 1 cuốn sổ thì chủ shop sẽ sử dụng file excel quản lý công nợ đơn giản để ghi nhận và quản lý dễ dàng, chính xác hơn.
Cách này thì chủ cửa hàng sẽ rảnh tay hơn 1 chút vì file excel quản lý công nợ sẽ giúp bạn tính toán chính xác hơn cũng như có thể sắp xếp, quản lý theo khách hàng, nhà cung cấp khoa học hơn.
Tuy nhiên, cách quản lý công nợ bằng excel không phải là không có nhược điểm đâu. Vì file được lưu trực tiếp trên thiết bị nên bạn cần mở bằng thiết bị đó để ghi nhận, quản lý chính xác hơn. Đương nhiên, có 1 cách là chia sẻ file dữ liệu cho người khác, nhưng mọi chỉnh sửa sẽ không được cập nhật vào file đó, bạn sẽ phải chia sẻ qua lại file giữa các máy rất mất thời gian, dễ nhầm lẫn.
Ngoài ra, tương tự như cách quản lý bằng sổ sách, quản lý công nợ bằng excel cũng không phải không có nguy cơ mất dữ liệu. Trường hợp người nào không biết hay kẻ xấu có thể xóa mất file, hoặc khi thiết bị bị gặp sự cố bất ngờ, hỏng hóc thì cũng đồng nghĩa với việc bạn phải nói lời từ biệt vói những dữ liệu công nợ của cửa hàng.
Xem thêm: Hướng dẫn tạo mẫu excel quản lý đơn giản nhất
3.3. Quản lý bằng ứng dụng quản lý công nợ
Quản lý công nợ là một mắt xích vô cùng quan trọng trong bất kỳ mô hình kinh doanh nào. Việc phải “3 đầu 6 tay” tự mình làm mọi thứ, khiến không ít lần chủ cửa hàng quên ghi chép đơn hàng hay các khoản mua chịu của khách. Từ đó không thể kiểm soát được dòng tiền ra vào, dễ dẫn đến việc "thâm hụt” tiền hàng, vốn kinh doanh.
Vì vậy, nếu bạn là người bán hàng nhỏ, bán tập trung trong các chung cư, khu dân cư, chủ tạp hóa nhỏ,... và chưa có nhu cầu dùng phần mềm trả phí chuyên nghiệp hay ngán ngẩm với quy trình quản lý công nợ theo kiểu thủ công thì những ứng dụng tích hợp tính năng nhắc quản lý công nợ sẽ là lựa chọn hàng đầu dành cho bạn.
Trong đó, sổ ghi nợ, nhắc nợ và bán hàng online Sapo 365 được xem là giải pháp kịp thời, giúp đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho nhà bán hàng. Không chỉ là vũ khí “đắc lực” nhằm chuyên nghiệp hóa kinh doanh online mà còn giúp chủ shop tiếp cận nhiều khách hàng hơn, gia tăng doanh số bán hàng.
- Theo dõi công nợ chính xác tuyệt đối
- Nhắc nợ tự động qua messenger, SMS,...
- Theo dõi lịch sử giao dịch chi tiết
Với những tính năng nổi trội đó, các chủ shop bán hàng online có thể đưa cho bạn cái nhìn tổng quan hơn về các khoản công nợ trong ngày, tuần, tháng. Việc ghi nợ sẽ được kiểm soát và tối ưu hơn, giúp bạn tránh được những khoản thâm hụt không đáng có.
Đặc biệt, không cần bỏ ra bất kỳ chi phí nào mà bạn vẫn có thể sở hữu ứng dụng tích hợp nhiều tính năng nổi bật này. Hãy tải App Sapo 365 - Ứng dụng sổ ghi nợ và bán hàng online miễn phí cho chủ shop kinh doanh.
[the_ad id="157"]
Qua bài viết này, Sapo hy vọng các doanh nghiệp, nhà bán lẻ,...sẽ hiểu hơn về thuật ngữ quản lý công nợ và có thêm những giải pháp quản lý công nợ thật sự tối ưu khoa học và hiệu quả.
