Phiếu đề xuất mua hàng là biểu mẫu quan trọng của doanh nghiệp khi muốn mua trang thiết bị, vật tư. Vậy phiếu đề xuất mua hàng được quy chuẩn như thế nào và đâu là những yếu tố quan trọng khi sử dụng phiếu đề xuất mua hàng? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.
1. Vai trò của phiếu đề xuất mua hàng
Đối với một doanh nghiệp, việc đề xuất mua hàng, mua vật tư đều cần được đề xuất và phê duyệt theo một quy trình rõ ràng. Điều này cũng giúp chủ kinh doanh và các bộ phận khác nắm được các loại hàng hóa, vật tư mà bạn muốn mua là gì, số lượng và mục đích sử dụng thông qua các mẫu phiếu đề xuất mua hàng.
Theo đó, sau khi được phê duyệt thành công, đề xuất mua vật tư sẽ được gửi đến bộ phận mua hàng. Bộ phận này sẽ có nhiệm vụ tìm kiếm nhà cung cấp vật tư chất lượng, ghi nhận báo giá để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp từ đó tiến hành đặt hàng theo đúng đề xuất mua vật tư.
Bất kỳ phòng ban, bộ phận nào khi có nhu cầu trong việc đổi mới vật tư, thiết bị đều cần tuân thủ quy trình đề xuất mua vật tư và gửi lên các cấp quản lý cao hơn để bộ phận giám đốc phê duyệt.
Quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động tài chính cũng như các hoạt động khác của công ty một cách hiệu quả hơn. Tránh tuyệt đối các vấn đề như thất thoát ngân sách hay trục lợi cá nhân.
2. Mẫu phiếu đề xuất mua vật tư
Phiếu đề xuất mua hàng cần đảm bảo được các nội dung sau:
- Phiếu đề xuất cần có logo công ty, các thông tin về tên công ty, địa chỉ công ty và số điện thoại.
- Phiếu cũng cần đề cập đến thời gian để có thể biết được chính xác ngày bắt đầu đưa ra đề xuất mua vật tư cho doanh nghiệp.
- Nội dung đề xuất, người đề xuất là ai và thuộc bộ phận nào là yếu tố bắt buộc trong phiếu đề xuất mua hàng.
- Phiếu đề xuất mua hàng cần có danh sách vật tư, thiết bị hay vật phẩm với số lượng, đơn giá chính xác.
- Người đề xuất có thể đưa ra các thông tin diễn giải như lý do cần sử dụng vật tư, hàng hóa với mục đích gì cho công việc của mình.
3. Quy trình đề xuất mua vật tư, thiết bị trong doanh nghiệp
3.1 Tiếp nhận nhu cầu sử dụng vật tư, lên danh sách mua hàng
Sau khi phiếu đề xuất được các phòng ban lập và gửi đến ban quản lý, giám đốc trong công ty, phiếu đề xuất mua hàng sẽ được phê duyệt hoặc từ chối bởi các bộ phận trên. Sau khi phê duyệt thành công, phòng mua hàng hoặc nhân viên hành chính sẽ tiếp nhận đề xuất và thực hiện hoạt động tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp để đáp ứng đủ nhu cầu của người đề xuất.
3.2 Nhận báo giá
Việc tìm kiếm nhà cung cấp cũng như nhận báo giá cho các sản phẩm, vật tư cần phải đáp ứng được các yêu cầu:
- Chất lượng đạt chuẩn
- Có thương hiệu, uy tín cũng như phổ biến của sản phẩm trên thị trường cung ứng
- Dịch vụ trước và sau bán nhà cung cấp mang đến cho khách hàng trước, sau khi ký hợp đồng
- Giá thành của vật tư so với giá chung trên thị trường có cạnh tranh hơn không
- Có khả năng đáp ứng được hàng hóa trong khoảng thời gian mà doanh nghiệp cần hay không
Sau khi đã tìm được nhà cung cấp phù hợp, người mua hàng tiến hành ký hợp đồng mua hàng kèm số lượng, lịch giao nhận để đảm bảo khả năng và thời gian hàng về để phục vụ tốt nhất cho công việc của các bộ phận. Bộ phận đặt mua hàng cũng cần phải đảm bảo khả năng kiểm tra hàng hóa và chất lượng sản phẩm sau khi đã nhận được hàng từ đơn vị cung ứng.
3.3 Lắp đặt trang thiết bị, vật tư hoặc bàn giao cho phòng ban đặt mua
Khi nhận được hàng hóa, vật tư, bộ phận chịu trách nhiệm mua hàng thực hiện bàn giao cho các phòng ban đặt mua. Trong trường hợp cần lắp đặt thì triển khai việc lắp đặt để đảm bảo khả năng sử dụng ngay khi bàn giao để hoàn tất quy trình.
3.4 Tiến hành bảo trì, sửa chữa vật tư, trang thiết bị
Đối với những loại vật tư, trang thiết bị hỏng hóc và cần phải bảo trì theo chính sách của nhà cung ứng thì bộ phận mua hàng sẽ cần có trách nhiệm liên hệ với đơn vị cung ứng để đảm bảo khả năng triển khai công tác bảo trì và sửa chữa các loại trang thiết bị, vật tư đã mua.
Mặt khác, cá nhân người lập phiếu đề xuất mua hàng, mua vật tư cũng cần có ý thức giữ gìn cũng như bảo quản và sử dụng vật tư đúng cách để tăng độ bền và đảm bảo hiệu quả sử dụng một cách tốt nhất.
Trên đây là chi tiết về phiếu đề xuất mua hàng mà doanh nghiệp cần nắm vững. Sapo hy vọng rằng những chia sẻ trên có thể giúp chủ kinh doanh hiểu rõ về mẫu phiếu đề xuất mua hàng và quy trình mua vật tư đúng chuẩn.
Xem thêm:
