Quản lý quy trình làm việc thủ công dễ gây chậm trễ, sai sót và giảm hiệu suất. Để tối ưu vận hành, doanh nghiệp cần phần mềm workflow giúp tự động hóa, chuẩn hóa quy trình và nâng cao khả năng kiểm soát. Với nhiều lựa chọn trên thị trường, đâu là giải pháp phù hợp nhất? Bài viết Sapo này sẽ tổng hợp top 15 phần mềm workflow tốt nhất, đánh giá ưu nhược điểm và hướng dẫn cách chọn phần mềm phù hợp cho từng doanh nghiệp.
1. Phần mềm Workflow là gì? Lợi ích khi dùng phần mềm Workflow
Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, các quy trình làm việc ngày càng phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều phòng ban, nhân sự và hệ thống khác nhau. Việc quản lý quy trình một cách thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót, chậm trễ. Đây chính là lý do phần mềm workflow ra đời.
Phần mềm workflow là công cụ giúp tự động hóa và chuẩn hóa quy trình làm việc trong doanh nghiệp, từ đó giúp tối ưu vận hành, giảm thiểu công việc thủ công và tăng hiệu suất làm việc. Thay vì phải theo dõi từng bước trong quy trình bằng email, bảng tính hoặc giấy tờ, doanh nghiệp có thể thiết lập các quy trình làm việc tự động trên một hệ thống duy nhất, đảm bảo mọi nhiệm vụ được thực hiện đúng trình tự, đúng người, đúng thời gian.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm Workflow
- Tự động hóa quy trình làm việc: Giúp giảm tải công việc thủ công, hạn chế sai sót do con người, đồng thời tăng độ chính xác và tốc độ xử lý công việc.
- Nâng cao hiệu suất làm việc: Khi mọi nhiệm vụ được giao đúng người, đúng thời gian và có hệ thống theo dõi rõ ràng, nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn mà không mất thời gian vào các quy trình rườm rà.
- Chuẩn hóa quy trình nội bộ: Phần mềm workflow giúp doanh nghiệp xây dựng các quy trình tiêu chuẩn, tránh tình trạng mỗi phòng ban hoạt động theo cách riêng, gây khó khăn trong việc phối hợp.
- Giám sát tiến độ công việc dễ dàng: Nhà quản lý có thể theo dõi trạng thái của từng nhiệm vụ, xác định các điểm nghẽn trong quy trình và có biện pháp cải thiện kịp thời.
- Tích hợp với các công cụ khác: Hầu hết phần mềm workflow hiện nay đều hỗ trợ tích hợp với CRM, ERP, Email, Slack, Microsoft Teams,... giúp đồng bộ dữ liệu và tối ưu luồng công việc.
- Tăng cường bảo mật và kiểm soát truy cập: Quy trình làm việc trong doanh nghiệp thường liên quan đến nhiều thông tin quan trọng. Việc sử dụng phần mềm workflow giúp kiểm soát quyền truy cập dữ liệu, đảm bảo thông tin chỉ được chia sẻ đến đúng người có thẩm quyền.
Xem thêm: Workflow là gì? Cách xây dựng và tối ưu quy trình Workflow hiệu quả
2. Top 10 phần mềm Workflow tốt nhất hiện nay
Dưới đây là danh sách 10 phần mềm Workflow hàng đầu hiện nay, được đánh giá cao về tính năng, độ linh hoạt và khả năng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tự động hóa quy trình làm việc, tối ưu hiệu suất và nâng cao khả năng kiểm soát.
4.1. FastWork Workflow – Tự động hóa quy trình, tối ưu vận hành
FastWork Workflow là một trong những giải pháp quản lý quy trình làm việc hàng đầu hiện nay, giúp doanh nghiệp số hóa 100% quy trình vận hành và tự động hóa luồng công việc trên một nền tảng duy nhất. Phần mềm này được thiết kế để tối ưu hóa việc giao việc, phê duyệt, kiểm soát tiến độ và đảm bảo mọi nhiệm vụ trong doanh nghiệp diễn ra theo đúng kế hoạch, không bị gián đoạn.
Tính năng nổi bật
- Xây dựng và chuẩn hóa quy trình làm việc: Doanh nghiệp có thể thiết lập các quy trình làm việc phù hợp với nhu cầu thực tế mà không cần lập trình phức tạp.
- Tự động giao việc và kiểm soát tiến độ: Hệ thống sẽ tự động chuyển nhiệm vụ đến đúng người phụ trách theo quy trình đã được thiết lập sẵn.
- Báo cáo và phân tích dữ liệu theo thời gian thực: Nhà quản lý có thể theo dõi trạng thái công việc, đo lường hiệu suất và đưa ra quyết định chính xác hơn.
- Hỗ trợ tích hợp với nhiều hệ thống khác: FastWork có thể kết nối với phần mềm quản lý nhân sự, CRM, kế toán… giúp đồng bộ dữ liệu nhanh chóng.
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Không yêu cầu nhân viên phải có kiến thức công nghệ cao, giúp triển khai nhanh chóng trong doanh nghiệp.
Lợi ích khi sử dụng FastWork Workflow
- Tăng 40% hiệu suất làm việc nhờ tự động hóa các quy trình phức tạp.
- Giảm thiểu sai sót và chậm trễ khi giao việc nhờ hệ thống theo dõi và nhắc nhở thông minh.
- Tối ưu hóa nguồn lực khi tất cả nhân sự đều làm việc trên một hệ thống đồng nhất, tránh tình trạng chồng chéo công việc.
4.2. Base Workflow – Quản lý quy trình toàn diện cho doanh nghiệp
Base Workflow là một nền tảng quản lý và tự động hóa quy trình dành cho doanh nghiệp hiện đại. Phần mềm này giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình làm việc giữa các phòng ban, từ đó đảm bảo công việc được thực hiện đúng quy trình, hạn chế lỗi sai và giảm thời gian xử lý công việc.
Tính năng nổi bật
- Thiết lập quy trình làm việc linh hoạt: Doanh nghiệp có thể tạo ra các quy trình chuẩn theo từng bước, giúp luồng công việc được tổ chức một cách bài bản.
- Tự động giao việc theo cấp bậc: Khi một nhiệm vụ được hoàn thành, hệ thống sẽ tự động chuyển sang bước tiếp theo mà không cần can thiệp thủ công.
- Tích hợp mạnh mẽ với CRM, ERP và các phần mềm quản lý khác: Giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành mà không phải thay đổi nền tảng đang sử dụng.
- Theo dõi tiến độ công việc trực quan: Nhà quản lý có thể nắm bắt tình trạng công việc theo thời gian thực, xác định các điểm nghẽn trong quy trình và có phương án điều chỉnh kịp thời.
Lợi ích khi sử dụng Base Workflow
- Tăng cường tính minh bạch trong doanh nghiệp: Nhân viên biết rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong từng quy trình.
- Giúp tiết kiệm thời gian xử lý công việc lên đến 50% nhờ tự động hóa quy trình phê duyệt và giao việc.
- Hỗ trợ giám sát hiệu suất nhân sự bằng cách đo lường thời gian hoàn thành công việc của từng cá nhân và bộ phận.
4.3. 1Office Workflow – Giải pháp số hóa quy trình làm việc hiệu quả
1Office Workflow là phần mềm giúp doanh nghiệp xây dựng, số hóa và quản lý quy trình làm việc một cách chuyên nghiệp. Phần mềm này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và lớn muốn tối ưu hóa hoạt động nội bộ và nâng cao năng suất lao động.
Tính năng nổi bật
- Số hóa 100% quy trình làm việc: Từ tuyển dụng, đào tạo nhân sự, phê duyệt tài chính đến quản lý vận hành.
- Tự động hóa phê duyệt và giao nhiệm vụ: Loại bỏ hoàn toàn việc xử lý công việc bằng giấy tờ hoặc email thủ công.
- Hỗ trợ theo dõi công việc theo thời gian thực: Giúp nhà quản lý nắm bắt tình trạng của từng nhiệm vụ và có phương án điều chỉnh phù hợp.
- Dễ dàng tùy chỉnh quy trình làm việc theo từng bộ phận, đảm bảo phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.
Lợi ích khi sử dụng 1Office Workflow
- Giúp tiết kiệm đến 30% thời gian xử lý công việc nhờ quy trình làm việc tự động.
- Tăng khả năng kiểm soát công việc khi tất cả các nhiệm vụ đều được theo dõi chặt chẽ trên hệ thống.
- Loại bỏ hoàn toàn tình trạng thất lạc thông tin do công việc được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây.
4.4. Zoho Creator – Nền tảng xây dựng Workflow tùy chỉnh, hỗ trợ AI
Zoho Creator là một phần mềm cho phép doanh nghiệp thiết lập quy trình làm việc tùy chỉnh mà không cần lập trình phức tạp. Đây là giải pháp lý tưởng dành cho các doanh nghiệp có nhu cầu linh hoạt trong việc xây dựng workflow.
Tính năng nổi bật
- Tạo quy trình làm việc tự động hóa chỉ với thao tác kéo – thả, không cần kỹ năng lập trình.
- Tích hợp AI để phân tích dữ liệu và tối ưu quy trình làm việc.
- Kết nối dễ dàng với hơn 600 ứng dụng khác như Google Drive, Microsoft 365, Slack…
Lợi ích khi sử dụng Zoho Creator
- Giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình làm việc một cách dễ dàng, không cần IT hỗ trợ.
- Tiết kiệm chi phí vận hành nhờ tối ưu nguồn lực và giảm thiểu công việc lặp lại.
- Tăng cường khả năng phân tích dữ liệu, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về hiệu suất làm việc.
4.5. Kissflow – Phần mềm Workflow No-code, dễ sử dụng
Kissflow là nền tảng quản lý quy trình làm việc (workflow) dành cho doanh nghiệp, giúp tự động hóa luồng công việc mà không cần lập trình. Phần mềm này được thiết kế theo mô hình No-Code, giúp mọi doanh nghiệp có thể tạo và tùy chỉnh quy trình làm việc một cách dễ dàng, phù hợp với những công ty muốn triển khai nhanh chóng mà không cần đội ngũ IT chuyên sâu.
Xem thêm: No Code/Low Code là gì?
Tính năng nổi bật
- Thiết lập workflow nhanh chóng bằng giao diện kéo – thả, không yêu cầu kiến thức lập trình.
- Hỗ trợ tự động hóa phê duyệt và giao nhiệm vụ, giúp công việc diễn ra mượt mà hơn.
- Tích hợp với các ứng dụng phổ biến như Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Trello…
- Hỗ trợ làm việc từ xa với khả năng quản lý tiến độ công việc trên nền tảng cloud.
Lợi ích khi sử dụng Kissflow
- Rút ngắn thời gian triển khai workflow, giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình chỉ trong vài phút.
- Giảm thiểu công việc lặp lại, giúp nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.
- Cải thiện hiệu suất làm việc, giúp doanh nghiệp tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban.
4.6. MISA AMIS Workflow – Quản lý quy trình phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam
MISA AMIS Workflow là phần mềm được thiết kế riêng cho doanh nghiệp Việt Nam, giúp quản lý, số hóa và tự động hóa các quy trình nghiệp vụ một cách chuyên sâu. Đây là một trong những giải pháp nổi bật trong hệ sinh thái AMIS của MISA, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và nâng cao năng suất làm việc.
Tính năng nổi bật
- Hỗ trợ số hóa toàn bộ quy trình làm việc nội bộ, bao gồm nhân sự, kế toán, bán hàng, quản trị tổng thể.
- Tích hợp với các phần mềm khác của MISA, giúp đồng bộ dữ liệu tài chính, nhân sự và quản lý công việc.
- Hỗ trợ phân quyền chi tiết, đảm bảo tính bảo mật thông tin nội bộ.
- Báo cáo và giám sát tiến độ công việc, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình doanh nghiệp theo thời gian thực.
Lợi ích khi sử dụng MISA AMIS Workflow
- Chuẩn hóa quy trình vận hành, giúp doanh nghiệp quản lý hệ thống một cách đồng bộ.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý nhờ tự động hóa quy trình phê duyệt, báo cáo.
- Giảm thiểu sai sót trong vận hành, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
4.7. Nintex Workflow – Giải pháp tự động hóa quy trình mạnh mẽ, hỗ trợ AI
Nintex Workflow là một trong những phần mềm workflow hàng đầu thế giới, giúp doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa quy trình làm việc bằng công nghệ tiên tiến. Phần mềm này được sử dụng rộng rãi trong các tập đoàn lớn nhờ khả năng tích hợp mạnh mẽ với các hệ thống quản lý hiện có.
Tính năng nổi bật
- Tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) và tự động hóa quy trình giúp giảm thiểu thao tác thủ công.
- Hỗ trợ tạo quy trình phức tạp với các điều kiện và hành động tự động.
- Tích hợp với các nền tảng doanh nghiệp phổ biến như SharePoint, Office 365, Salesforce.
- Báo cáo chi tiết về hiệu suất quy trình, giúp doanh nghiệp đo lường và tối ưu hóa công việc.
Lợi ích khi sử dụng Nintex Workflow
- Tối ưu hóa quy trình làm việc, giúp doanh nghiệp tăng tốc độ xử lý công việc lên đến 50%.
- Hạn chế rủi ro sai sót, đảm bảo công việc được thực hiện chính xác theo quy trình đã định sẵn.
- Tích hợp mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp không cần thay đổi hệ thống sẵn có mà vẫn có thể tự động hóa quy trình.
4.8. Process Street – Workflow dành cho nhóm làm việc từ xa
Process Street là phần mềm quản lý quy trình làm việc được thiết kế đặc biệt cho nhóm làm việc từ xa, giúp đảm bảo công việc diễn ra đúng tiến độ mà không cần giám sát trực tiếp.
Tính năng nổi bật
- Cung cấp hệ thống checklist thông minh, giúp nhân viên thực hiện công việc theo từng bước có sẵn.
- Tích hợp với Zapier, Slack, Trello, giúp doanh nghiệp dễ dàng kết nối với các công cụ làm việc khác.
- Hỗ trợ quy trình quản lý tài liệu, giúp lưu trữ và chia sẻ thông tin nhanh chóng.
- Theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực, đảm bảo không có nhiệm vụ nào bị bỏ lỡ.
Lợi ích khi sử dụng Process Street
- Giúp nhóm làm việc từ xa hoạt động hiệu quả, đảm bảo tính đồng bộ trong quy trình làm việc.
- Tiết kiệm thời gian nhờ quy trình làm việc tự động, không cần nhắc nhở thủ công.
- Cải thiện khả năng phối hợp nhóm, giúp mọi nhân viên đều nắm bắt được công việc cần thực hiện.
4.9. Pipefy – Quản lý quy trình hiệu quả, tích hợp linh hoạt
Pipefy là phần mềm workflow được thiết kế để tối ưu hóa quy trình làm việc trong doanh nghiệp, giúp tự động hóa các tác vụ lặp lại, giảm thiểu thời gian xử lý công việc và tăng cường hiệu suất. Pipefy phù hợp với các doanh nghiệp cần một nền tảng linh hoạt, có khả năng tích hợp cao với các công cụ khác.
Tính năng nổi bật
- Hỗ trợ tạo workflow kéo – thả dễ dàng, không yêu cầu lập trình.
- Tích hợp mạnh mẽ với các phần mềm quản lý phổ biến như Slack, Trello, Jira, Google Workspace, Salesforce.
- Tự động hóa quy trình phê duyệt, giúp rút ngắn thời gian xử lý công việc.
- Cung cấp hệ thống báo cáo chi tiết, giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ công việc và đánh giá hiệu suất nhân sự.
Lợi ích khi sử dụng Pipefy
- Tăng hiệu suất làm việc lên đến 30% nhờ giảm bớt các công việc thủ công không cần thiết.
- Giúp doanh nghiệp duy trì quy trình làm việc thống nhất, tránh sai sót trong vận hành.
- Tích hợp tốt với các công cụ khác, giúp doanh nghiệp không cần thay đổi hệ thống hiện có.
4.10. Bizagi Workflow – Giải pháp BPM tối ưu cho doanh nghiệp lớn
Bizagi Workflow là một nền tảng quản lý quy trình kinh doanh (BPM) mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa quy trình làm việc trên quy mô lớn. Với hệ thống linh hoạt và khả năng tùy chỉnh cao, Bizagi Workflow giúp các doanh nghiệp có quy trình vận hành phức tạp giảm thiểu chi phí và tối ưu hiệu suất.
Tính năng nổi bật
- Công cụ thiết kế workflow trực quan, hỗ trợ mô hình hóa quy trình theo tiêu chuẩn BPMN.
- Hỗ trợ tự động hóa quy trình nghiệp vụ, giúp doanh nghiệp loại bỏ các tác vụ thủ công không cần thiết.
- Tích hợp với hệ thống ERP, CRM và các phần mềm doanh nghiệp khác, đảm bảo dữ liệu luôn được đồng bộ.
- Cung cấp báo cáo và phân tích quy trình, giúp nhà quản lý đánh giá hiệu suất làm việc của từng bộ phận.
Lợi ích khi sử dụng Bizagi Workflow
- Tăng hiệu suất doanh nghiệp nhờ tự động hóa các luồng công việc, giúp giảm thời gian xử lý xuống còn một nửa.
- Hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình làm việc, giúp quản lý công việc tốt hơn, tránh sai sót.
- Dễ dàng mở rộng và tùy chỉnh, phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều phòng ban và hệ thống phức tạp.
4.11. FPT SPro – Phần mềm quản lý quy trình của FPT
FPT SPro là giải pháp quản lý quy trình công việc được phát triển bởi FPT, một trong những tập đoàn công nghệ hàng đầu Việt Nam. Phần mềm này giúp doanh nghiệp số hóa và tự động hóa các quy trình nội bộ, tăng cường hiệu suất và giảm thiểu sai sót.
Tính năng nổi bật
- Thiết kế quy trình linh hoạt: Cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh và thiết kế các quy trình phù hợp với nhu cầu cụ thể.
- Tích hợp dễ dàng: Khả năng tích hợp với các hệ thống ERP, CRM và các phần mềm khác.
- Quản lý tài liệu: Lưu trữ và quản lý tài liệu liên quan đến quy trình một cách hiệu quả.
Lợi ích khi sử dụng FPT SPro
- Tăng cường hiệu suất làm việc: Giảm thiểu thời gian xử lý công việc nhờ tự động hóa.
- Đảm bảo tuân thủ quy trình: Giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn nội bộ.
- Cải thiện khả năng quản lý: Cung cấp báo cáo chi tiết, hỗ trợ quản lý ra quyết định.
4.12. Bitrix24 – Nền tảng quản lý công việc toàn diện
Bitrix24 là một nền tảng quản lý công việc và giao tiếp nội bộ, cung cấp các công cụ quản lý dự án, CRM, và mạng xã hội doanh nghiệp. Phần mềm này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên.
Tính năng nổi bật
- Quản lý dự án và nhiệm vụ: Tạo, phân công và theo dõi tiến độ công việc.
- CRM tích hợp: Quản lý khách hàng và theo dõi doanh số.
- Giao tiếp nội bộ: Chat, gọi video và mạng xã hội doanh nghiệp.
Lợi ích khi sử dụng Bitrix24
- Tăng cường sự hợp tác: Cung cấp các công cụ giao tiếp hiệu quả.
- Quản lý tập trung: Tích hợp nhiều chức năng trên một nền tảng duy nhất.
- Tiết kiệm chi phí: Có phiên bản miễn phí với nhiều tính năng hữu ích.
4.13. ProcessMaker – Giải pháp BPM mã nguồn mở
ProcessMaker là một giải pháp quản lý quy trình kinh doanh (BPM) mã nguồn mở, giúp doanh nghiệp thiết kế, tự động hóa và triển khai các quy trình công việc một cách hiệu quả.
Tính năng nổi bật
- Thiết kế quy trình trực quan: Sử dụng giao diện kéo-thả để thiết kế quy trình.
- Tích hợp API: Kết nối dễ dàng với các hệ thống khác.
- Quản lý người dùng và phân quyền: Đảm bảo an ninh và phân quyền truy cập.
Lợi ích khi sử dụng ProcessMaker
- Linh hoạt và tùy chỉnh cao: Phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.
- Cộng đồng hỗ trợ rộng lớn: Nhờ là phần mềm mã nguồn mở.
- Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí bản quyền phần mềm.
4.14. Flokzu – Phần mềm quản lý quy trình trên nền tảng đám mây
Flokzu là một phần mềm quản lý quy trình làm việc trên nền tảng đám mây, giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình kinh doanh mà không cần lập trình.
Tính năng nổi bật
- Thiết kế quy trình kéo-thả: Dễ dàng tạo và chỉnh sửa quy trình.
- Báo cáo và phân tích: Theo dõi hiệu suất và tối ưu hóa quy trình.
- Tích hợp với các ứng dụng khác: Như email, CRM và ERP.
Lợi ích khi sử dụng Flokzu
- Triển khai nhanh chóng: Do hoạt động trên nền tảng đám mây.
- Dễ sử dụng: Không yêu cầu kỹ năng lập trình.
- Tối ưu hóa quy trình: Giúp cải thiện hiệu suất và giảm thiểu sai sót.
4.15. SAVIS BPM Paperless – Phần mềm tự động hóa quản lý quy trình số
SAVIS BPM Paperless là giải pháp tự động hóa quản lý quy trình số do SAVIS phát triển, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kinh doanh bằng cách tự động hóa các hoạt động liên quan. Phần mềm này hỗ trợ thiết kế, triển khai, quản lý và theo dõi quy trình kinh doanh, tích hợp với các hệ thống và ứng dụng hiện có.
Tính năng nổi bật
- Thiết kế quy trình linh hoạt: Cho phép tự định nghĩa các luồng quy trình, các bước xử lý nghiệp vụ và thiết kế giao diện người dùng.
- Tích hợp hệ thống: Khả năng tích hợp với các hệ thống và ứng dụng hiện có của doanh nghiệp.
- Giám sát và báo cáo: Cung cấp báo cáo trạng thái của các quy trình, giúp quản lý phát hiện và xử lý vấn đề kịp thời.
Lợi ích khi sử dụng SAVIS BPM Paperless
- Tối ưu hóa quy trình: Giúp doanh nghiệp tự động hóa các hoạt động liên quan đến quy trình, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc.
- Giảm thiểu giấy tờ: Hướng tới môi trường làm việc không giấy tờ, tiết kiệm chi phí và bảo vệ môi trường.
- Cải thiện quản lý: Giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, kiểm soát và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh.
3. Tiêu chí lựa chọn phần mềm Workflow
Lựa chọn một phần mềm workflow phù hợp có thể giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu suất làm việc. Dưới đây là những tiêu chí quan trọng cần xem xét trước khi quyết định lựa chọn phần mềm.
3.1. Tự động hóa quy trình, giảm thao tác thủ công
Một phần mềm workflow tốt phải giúp doanh nghiệp loại bỏ các thao tác thủ công, giảm thiểu sai sót và rút ngắn thời gian xử lý công việc. Tự động hóa quy trình giúp:
- Giao nhiệm vụ tự động đến đúng người, đúng thời điểm, không cần nhắc nhở thủ công.
- Tự động cập nhật trạng thái công việc khi một bước trong quy trình được hoàn thành.
- Phê duyệt nhanh chóng, giảm thời gian chờ xử lý công việc.
Ví dụ: Một quy trình duyệt đề xuất mua hàng có thể được tự động hóa hoàn toàn với các điều kiện thiết lập trước, giúp tiết kiệm thời gian và tránh thất thoát ngân sách.
3.2. Dễ sử dụng, triển khai nhanh
Một phần mềm workflow dù mạnh mẽ đến đâu cũng cần phải dễ dàng triển khai và sử dụng. Giao diện thân thiện với người dùng giúp nhân viên có thể làm quen nhanh chóng mà không cần đào tạo phức tạp. Những điểm cần lưu ý:
- Có giao diện kéo – thả để thiết lập quy trình một cách trực quan.
- Không yêu cầu lập trình để tùy chỉnh các workflow.
- Có tài liệu hướng dẫn chi tiết hoặc trung tâm hỗ trợ người dùng.
Một phần mềm quá phức tạp có thể gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc áp dụng thực tế, làm giảm hiệu quả khi triển khai.
3.3. Tích hợp với hệ thống hiện có
Hầu hết các doanh nghiệp đã sử dụng nhiều phần mềm khác nhau như CRM, ERP, phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự,… Vì vậy, một phần mềm workflow tốt cần phải tích hợp dễ dàng với các hệ thống này để đảm bảo dữ liệu luôn được đồng bộ.
Các tiêu chí cần có:
- Khả năng tích hợp qua API để kết nối với các hệ thống doanh nghiệp hiện tại.
- Hỗ trợ kết nối với các nền tảng phổ biến như Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Trello.
- Đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận để tránh nhập liệu trùng lặp hoặc thất thoát thông tin.
Ví dụ: Một phần mềm workflow có thể kết nối với phần mềm kế toán để tự động gửi hóa đơn sau khi đơn hàng được duyệt, giúp doanh nghiệp vận hành mượt mà hơn.
3.4. Khả năng tùy chỉnh và mở rộng
Mỗi doanh nghiệp có những quy trình vận hành khác nhau, do đó, một phần mềm workflow cần phải cho phép tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với nhu cầu thực tế. Những yếu tố cần có:
- Dễ dàng thay đổi các bước trong quy trình mà không cần lập trình.
- Có thể mở rộng khi doanh nghiệp phát triển, không bị giới hạn số lượng quy trình hoặc người dùng.
- Hỗ trợ nhiều loại quy trình khác nhau, từ nhân sự, tài chính đến chăm sóc khách hàng.
Ví dụ: Một doanh nghiệp nhỏ có thể bắt đầu với workflow cơ bản, sau đó mở rộng thêm quy trình tuyển dụng, đào tạo nhân sự, phê duyệt tài chính khi công ty phát triển.
3.5. Chi phí hợp lý, có bản dùng thử
Chi phí luôn là một yếu tố quan trọng khi lựa chọn phần mềm. Doanh nghiệp nên cân nhắc:
- Phần mềm có mô hình giá linh hoạt (trả theo số người dùng, số quy trình hoặc tính năng).
- Có bản dùng thử miễn phí để kiểm tra tính phù hợp trước khi mua.
- Không phát sinh chi phí ẩn khi mở rộng quy mô hoặc thêm tính năng.
Ví dụ: Một phần mềm workflow có thể cung cấp bản miễn phí cho nhóm nhỏ, sau đó tính phí khi doanh nghiệp mở rộng số lượng người dùng.
4. Cách chọn phần mềm Workflow phù hợp cho doanh nghiệp
Sau khi xác định các tiêu chí quan trọng, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau để chọn được phần mềm phù hợp nhất.
4.1. Xác định nhu cầu và quy mô doanh nghiệp
Trước khi chọn phần mềm workflow, doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi:
- Doanh nghiệp cần tự động hóa quy trình nào? (nhân sự, tài chính, vận hành, chăm sóc khách hàng…)
- Có bao nhiêu người sẽ sử dụng phần mềm này?
- Quy trình hiện tại có những vấn đề gì cần khắc phục?
Ví dụ: Một công ty có 50 nhân viên có thể cần workflow để phê duyệt đơn xin nghỉ phép, tuyển dụng nhân sự, duyệt hóa đơn, trong khi một công ty lớn hơn có thể cần workflow để quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng.
4.2. So sánh tính năng và giá cả
Sau khi xác định nhu cầu, doanh nghiệp nên so sánh các phần mềm khác nhau để tìm ra giải pháp phù hợp nhất.
Các yếu tố cần xem xét:
- Phần mềm có đầy đủ các tính năng cần thiết không?
- Giá cả có phù hợp với ngân sách doanh nghiệp không?
- Phần mềm có giới hạn số lượng người dùng hoặc quy trình không?
Doanh nghiệp có thể lập bảng so sánh để đánh giá các phần mềm dựa trên tính năng, chi phí, khả năng tùy chỉnh và hỗ trợ khách hàng.
4.3. Dùng thử demo trước khi quyết định
Hầu hết các phần mềm workflow đều có bản dùng thử miễn phí hoặc demo. Doanh nghiệp nên:
- Đăng ký dùng thử để kiểm tra giao diện và trải nghiệm người dùng.
- Thử nghiệm với quy trình thực tế để xem phần mềm có đáp ứng được nhu cầu hay không.
- Liên hệ bộ phận hỗ trợ khách hàng để đánh giá mức độ tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật.
Ví dụ: Một công ty có thể chạy thử nghiệm quy trình duyệt hợp đồng trên phần mềm để đánh giá khả năng tự động hóa, báo cáo và tích hợp trước khi quyết định mua.
Tự động hóa quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao năng suất và tối ưu vận hành. Tùy nhu cầu, doanh nghiệp có thể chọn Kissflow, Pipefy nếu cần triển khai nhanh, FastWork, Base, 1Office để quản lý toàn diện, hoặc Nintex, Bizagi cho quy trình phức tạp. Mỗi phần mềm có thế mạnh riêng, nhưng điểm chung là giúp doanh nghiệp vận hành mượt mà hơn.
