Hệ thống báo cáo quan trọng và cần thiết trong hoạt động kinh doanh là yếu tố vô cùng quan trọng đối với mỗi thương hiệu. Trong bài viết này, Sapo.vn sẽ giúp bạn hiểu rõ về những báo cáo kinh doanh cần có để theo dõi, đánh giá và điều chỉnh hoạt động bán hàng một cách hợp lý nhất.
1. Báo cáo bán hàng
Báo cáo bán hàng sẽ giúp chủ kinh doanh có cái nhìn tổng quan và bao quát nhất về tình hình kinh doanh của cửa hàng. Khi này, chủ kinh doanh có thể dựa vào từng báo cáo chi tiết để đánh giá và theo dõi hiệu quả kinh doanh của cửa hàng.
Với một số phần mềm quản lý như Sapo POS, chủ kinh doanh khi sử dụng phần mềm có thể theo dõi toàn bộ báo cáo chi tiết như:
- Doanh thu bán hàng: Theo thời gian, Theo sản phẩm bán chạy, Theo sản phẩm, Theo đơn hàng,...
- Thông tin giao hàng: Theo thời gian, Theo đối tác vận chuyển, Theo vận đơn - phiếu giao hàng, Theo chi nhánh, cửa hàng,...
- Báo cáo trả hàng: Trả hàng theo đơn hàng, Trả hàng theo sản phẩm,...
- Báo cáo thanh toán: Theo thời gian, Theo nhân viên, Theo phương thức thanh toán, Theo chi nhánh,...
- Báo cáo lợi nhuận bán hàng: Theo thời gian, Theo đơn hàng, Theo khách hàng,...
Các báo cáo bán hàng chi tiết sẽ giúp bạn nắm được cụ thể về tình hình bán hàng, đồng thời so sánh hiệu quả bán hàng ở từng thời điểm. Điều này được xem như một trong những cơ sở để thương hiệu đưa ra được kế hoạch bán hàng phù hợp và hiệu quả hơn trong tương lai.
Đặc biệt, báo cáo kinh doanh theo sản phẩm sẽ giúp thương hiệu đánh giá được hiệu quả bán ra của từng sản phẩm. Từ đó, bạn có thể dễ dàng đánh giá được nhu cầu khách hàng tiềm năng của cửa hàng hay chất lượng sản phẩm của từng nhà cung cấp. Đây là yếu tố để bạn có thể đưa ra được kế hoạch nhập hàng tốt nhất trong tương lai.
Đối với những thương hiệu bán hàng đa kênh, bạn hoàn toàn có thể theo dõi chi tiết và so sánh doanh thu của từng kênh bán hay từng chi nhánh. Việc đánh giá chính xác sẽ giúp bạn tối ưu chi phí và dồn nguồn lực cho những kênh bán mang lại doanh thu tốt nhất, từ đó phát triển một cách hiệu quả.
2. Báo cáo nhập hàng
Đối với một thương hiệu, việc nắm rõ hoạt động nhập hàng không chỉ giúp đảm bảo khả năng theo dõi hoạt động nhập hàng từ số lượng, giao dịch thanh toán theo nhà cung cấp, chi nhánh đến đơn nhập, sản phẩm,...
Với những tính năng đặc biệt, phần mềm Sapo giúp chủ kinh doanh có thể tạo phiếu nhập hàng với đầy đủ thông tin như nhà cung cấp, loại hàng hóa, số lượng và số tiền cụ thể cần thanh toán.
Việc bạn cần làm chỉ là in phiếu nhập hàng để chuyển cho nhân viên mua hàng hoặc gửi trực tiếp cho nhà cung cấp. Mọi hàng hóa khi nhập về sẽ được đồng bộ với phần mềm, giúp chủ kinh doanh nắm được toàn bộ tồn kho hàng hóa mà không cần phải nhập lại sản phẩm.
Đặc biệt, báo cái kinh doanh như báo cáo thanh toán nhập kho sẽ giúp chủ kinh doanh nắm được công nợ với từng nhà cung cấp cũng như đánh giá khả năng hỗ trợ và chất lượng sản phẩm. Từ đó, đưa ra kế hoạch nhập hàng phù hợp hơn trong tương lai cho doanh nghiệp.
Xem thêm: Quy trình nhập hàng - Các bước nhập hàng vào kho với Sapo
3. Báo cáo kho
Là một trong những báo cáo quan trọng nhất, báo cáo kho chính xác sẽ giúp chủ kinh doanh nắm được toàn bộ hệ thống hàng hóa tại quầy, tại kho giúp giảm thiểu tối đa thất thoát hàng hóa.
Cùng với đó, một báo cáo kho chính xác sẽ giúp bạn biết chính xác còn bao nhiêu sản phẩm để có kế hoạch nhập hàng chính xác, kịp thời, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.
Tại phần mềm Sapo, bạn hoàn toàn có thể theo dõi hệ thống báo cáo kho chi tiết với 8 loại báo cáo trực quan:
- Báo cáo tồn kho
- Báo cáo tồn kho chi tiết
- Sổ kho
- Báo cáo tồn kho vượt định mức
- Báo cáo tồn kho dưới định mức
- Báo cáo xuất nhập tồn
- Báo cáo kiểm kê hàng hóa
- Báo cáo gợi ý nhập hàng
3.1 Báo cáo tồn kho
Việc quản lý hàng tồn kho sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Đó là lý do mà “Làm sao để kiểm soát số lượng tồn, đầu ra, đầu vào của sản phẩm?” luôn là bài toán khó cho thương hiệu.
Nói một cách dễ hiểu, để bán hàng, bạn cần nắm rõ được tồn kho thực tế của sản phẩm ở từng thời điểm, giảm thiểu tối đa các vấn đề như hàng hết mà không biết, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của cửa hàng.
Cùng với đó, một báo cáo tồn kho còn giúp tính toán giá trị tồn kho của cửa hàng hay chuỗi cửa hàng. Đây được xem như dự báo nguồn thu để từ đó lên các kế hoạch tài chính một cách phù hợp nhất.
Báo cáo tồn kho trên phần mềm Sapo cho phép chủ kinh doanh hay nhân viên kho dễ dàng kiểm kho, theo dõi và quản lý kinh doanh tồn kho ngay trên phần mềm với những thông tin chi tiết nhất như chi nhánh, loại sản phẩm, thời gian,...Từ đó, so sánh tồn kho giữa các chi nhánh và có kế hoạch chuyển kho nếu cần thiết.
Xem thêm: Hướng dẫn cách xem báo cáo tồn kho
Không biết hàng hóa còn bao nhiêu trong cửa hàng? Để tình trạng này tiếp diễn hoặc sử dụng phần mềm quản lý kho Sapo POS để quản lý hàng tồn kho chi tiết, tự động hoàn toàn
Dùng thử miễn phí ngay3.2 Báo cáo kiểm hàng
Báo cáo kiểm hàng sẽ cho bạn biết các thông tin liên quan đến kiểm hàng như: Sản phẩm kiểm hàng, lý do kiểm hàng, kiểm trong mã phiếu nào, số lượng điều chỉnh, lý do kiểm hàng, giá trị điều chỉnh.
Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm theo mã hàng hoặc theo mã phiếu kiểm để theo dõi thông tin liên quan đến mã hàng, mã phiếu kiểm chỉ bằng cách nhập ô tìm kiếm trên phần mềm.
3.3 Báo cáo sổ kho
Sổ kho là loại sổ sách được lập với mục đích quản lý số lượng hàng tồn kho, xuất - nhập kho của cửa hàng. Đây là loại sổ sách cần tổng hợp thông tin và nộp lại cho kế toán. Sổ kho trên phần mềm Sapo sẽ giúp bạn dễ dàng xem báo cáo với đầy đủ thông tin:
- Nhập kho: Hàng nhập từ Nhà cung cấp, hàng nhận từ kho khác, hàng bán bị trả lại
- Giá trị nhập = Số lượng nhập * Giá nhập
- Xuất kho: hàng bán, hàng chuyển kho khác
- Giá trị xuất = Số lượng xuất * giá vốn hàng bán (giá MAC tại thời điểm xuất)
- Số lượng tồn = Số lượng tồn trước thao tác + Số lượng nhập hoặc – Số lượng xuất
3.4 Báo cáo định mức tồn kho
Nhiều người thường có suy nghĩ là hết hàng thì nhập hàng về bán thôi nhưng thực tế không đơn giản như vậy. Hết hàng là nỗi lo sợ hàng đầu của các nhà bán lẻ và nhiều người kinh doanh nhỏ thường không lường trước được hết hậu quả khi bị hết hàng.
Thử tưởng tượng khách đến cửa hàng của bạn để mua hàng nhưng không có, khách hàng sẽ tìm đến 1 cửa hàng khác để mua sản phẩm đó. Điều này không chỉ làm ảnh hưởng đến trải nghiệm mua hàng, tạo ấn tượng thiếu chuyên nghiệp cho cửa hàng của bạn mà còn vô tình đẩy khách hàng đến với đối thủ nhanh nhất.
Giải pháp cho vấn đề này là thiết lập định mức tồn kho cho các mặt hàng. Với Sapo POS, bạn có thể thiết lập mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng sản phẩm.
Trong quản trị Sapo, bạn vào Sản phẩm > Quản lý kho, sau đó lựa chọn sản phẩm mà bạn muốn thiết lập định mức tồn kho, nhập số lượng tồn kho tối thiểu và tối đa vào phần Tồn kho của sản phẩm, ấn nút Lưu.
Sau khi thiết lập định mức tồn kho cho sản phẩm, bạn có thể theo dõi trong phần Báo cáo dưới định mức hoặc Báo cáo vượt định mức bằng cách vào Báo cáo > Báo cáo kho. Dựa vào báo cáo này, bạn không chỉ hạn chế tối đa tình trạng hết hàng mà còn có thể đánh giá sản phẩm nào bán chạy, sản phẩm nào kém hiệu quả.
Ví dụ 1 sản phẩm thường xuyên có trong báo cáo dưới định mức nghĩa là sản phẩm đó bán rất đắt hàng và các lần nhập hàng sau bạn nên cân nhắc nhập sản phẩm đó với số lượng nhiều hơn. Ngược lại, các sản phẩm vượt định mức tồn kho quá nhiều thì bạn nên có các chính sách khuyến mại phù hợp để xả hàng tồn.
Xem thêm: Cách quản lý hàng tồn kho chính xác cho cửa hàng bán lẻ
3.6 Báo cáo gợi ý nhập hàng
Đây là loại báo cáo gợi ý cho bạn sản phẩm cần nhập thêm vào kho theo sản phẩm dưới định mức và nhập hàng theo hàng hóa bán chạy nhất.
Với báo cáo này, bạn có thể theo dõi được:
- Gợi ý sản phẩm dưới định mức cần nhập thêm theo kỳ, chi nhánh hoặc tìm kiếm sản phẩm cụ thể
- Gợi ý nhập hàng theo tiêu chí bán chạy: số lượng, đơn hàng, doanh thu,...
- Gợi ý về 3 nhà cung cấp giá tốt nhất để bạn lựa chọn nhập thêm hàng
4. Báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính là loại báo cáo kinh doanh giúp bạn theo dõi được toàn bộ tình hình kinh doanh, lãi lỗ của cửa hàng trong khoảng thời gian bất kỳ:
- Báo cáo lãi lỗ
- Sổ quỹ
- Báo cáo công nợ phải thu
- Báo cáo công nợ phải trả
Báo cáo tài chính sẽ giúp chủ kinh doanh có cái nhìn tổng quan, chi tiết và chính xác nhất về tình hình kinh doanh cũng như tài chính của cửa hàng, doanh nghiệp. Đặc biệt là khả năng sinh lời, khả năng thanh toán và rủi ro để đưa ra những quyết định hợp lý nhất ở từng thời điểm.
4.1 Báo cáo lãi lỗ
Trong hệ thống báo cáo kinh doanh, báo cáo lãi lỗ sẽ giúp bạn hiểu rõ về doanh thu, lợi nhuận trong kỳ cũng như theo dõi được tỷ lệ thay đổi của doanh thu, lợi nhuận và chi phí kỳ hiện tại so với kỳ trước.
Báo cáo lãi lỗ trên phần mềm Sapo sẽ giúp chủ kinh doanh theo dõi được nội dung chi tiết theo chi nhánh hay thời gian bất kỳ.
4.2 Sổ quỹ
Sổ quỹ là loại chứng từ giúp quản lý toàn bộ dòng tiền của cửa hàng thông qua các phiếu thu, chi. Trên phần mềm bán hàng, hệ thống sẽ tự động tạo phiếu thu khi thực hiện một thao tác bán hàng hay thu nợ khách hàng.
Tương tự đối với giao dịch thanh toán khi nhập hàng, trả nợ cho nhà cung cấp, hệ thống sẽ tạo một phiếu chi tương ứng ghi nhận thao tác này.
Cùng với, sổ quỹ cũng cung cấp những thông tin chi tiết về dòng tiền: Theo chi nhánh, phương thức thanh toán hay loại phiếu thu chi.
4.3 Báo cáo công nợ phải trả
Mọi công nợ phải trả cho nhà cung cấp sẽ được thống kê tại báo cáo công nợ phải trả. Việc kiểm soát và quản lý chặt chẽ công nợ phải trả sẽ giúp cửa hàng, doanh nghiệp loại bỏ rắc rối về khả năng xoay vòng vốn cũng như uy tín của bạn.
Việc quản lý công nợ phải trả sẽ cần chi tiết tối đa:
- Quản lý từng nhà cung cấp
- Quản lý chi tiết theo từng hóa đơn và hạn thanh toán
- Quản lý theo từng hợp đồng mua
4.4 Báo cáo công nợ phải thu
Công nợ phải thu hay công nợ khách hàng sẽ giúp cửa hàng, doanh nghiệp theo dõi mọi khoản tiền mà bạn cần thu về sau khi bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền như các khoản trả góp, thanh toán sau.
Công nợ phải thu cần được thu đúng hạn để đảm bảo nguồn tài chính cho cửa hàng, doanh nghiệp. Tránh tuyệt đối các vấn đề phát sinh thành nợ khó đòi hay thất lạc giấy tờ dẫn đến thiếu bằng chứng để đòi nợ.
Báo cáo công nợ khách hàng trên phần mềm Sapo cho phép chủ kinh doanh theo dõi toàn bộ công nợ phải thu theo các tiêu chí về thời gian, khách hàng chi tiết. Cùng với đó là khả năng sắp xếp công nợ từ lớn đến nhỏ hay từ nhỏ đến lớn.
5. Báo cáo khách hàng
Báo cáo khách hàng là một trong những báo cáo kinh doanh quan trọng giúp chủ kinh doanh nắm rõ được tệp khách hàng mục tiêu, khách hàng tiềm năng của cửa hàng, doanh nghiệp.
Bởi trên thực tế, việc phân loại khách hàng hay đánh giá chi tiết sẽ giúp chủ kinh doanh điều chỉnh sản phẩm, quy mô cũng như chính sách một cách phù hợp. Từ đó tăng doanh thu hiệu quả cho cửa hàng.
Báo cáo khách hàng trên phần mềm Sapo được chia thành 4 mẫu báo cáo tiêu chuẩn:
- Báo cáo khách hàng theo thời gian: Giúp theo dõi số lượng khách mua hàng trong 1 khoảng thời gian xác định
- Báo cáo khách hàng theo khu vực: Theo dõi số lượng khách mua hàng, số đơn hàng và doanh thu phát sinh tại các khu vực khác nhau trong khoảng thời gian xác định
- Báo cáo khách hàng theo sản phẩm: Theo dõi chi tiết khách mua hàng theo từng sản phẩm (số lượng mua, trả và doanh thu,...
- Báo cáo khách hàng theo hành vi: Theo dõi chi tiết khách mua hàng theo hành vi như mua 1 lần, mua nhiều lần hay chi tiêu trung bình,...
Trên đây là những yếu tố quan trọng về báo cáo kinh doanh mà nhà quản lý cần lưu ý. Sapo hy vọng rằng những chia sẻ trên của chúng tôi có thể giúp bạn tối ưu và quản lý hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả nhất.
Giải pháp đơn giản nhất cho vấn đề này là 1 phần mềm quản lý bán hàng tích hợp tất cả các báo cáo kinh doanh nói trên. Không cần phải học kế toán hay mất công sức vùi đầu vào sổ sách, phần mềm quản lý bán hàng Sapo POS sẽ giúp bạn bán hàng nhanh chóng, kiểm soát tồn kho, quản lý cửa hàng nhàn tênh. Bạn có thể tự mình trải nghiệm toàn bộ các tính năng của Sapo bằng cách đăng ký dùng thử miễn phí trong 07 ngày và kiểm tra hiệu quả với việc kinh doanh của bạn.
