Mở cửa hàng tạp hóa cần giấy tờ gì?

Một trong những băn khoăn khi mở cửa hàng tạp hóa là việc thủ tục khi mở cửa hàng tạp hóa? Mở cửa hàng tạp hóa cần giấy tờ gì? Mở tạp hóa có cần đăng ký kinh doanh?

Các quy định về thủ tục mở cửa hàng tạp hóa tuy không nhiều nhưng được chia ra ở các thông tư khác nhau về những mô hình hoạt động kinh doanh khác nhau. Trong bài viết này, Sapo chia sẻ với các bạn một cách tóm lược các quy định, thông tư có phạm vi điều chỉnh liên quan trực tiếp đến các cửa hàng tạp hóa và những thủ tục, giấy tờ cần thiết để mở cửa hàng tạp hóa

1. Phân biệt cửa hàng tạp hóa và siêu thị mini

Cửa hàng tạp hóa và siêu thị mini về cơ bản đều là cửa hàng bán lẻ. Cửa hàng tạp hóa đã có từ lâu, bán lẻ và phương thức thanh toán cũ. Siêu thị mini có phương thức thanh toán hiện đại, sử dụng công nghệ quản lý, khách hàng có thể tự chọn sản phẩm và thanh toán tại quầy.

Thông thường, các cửa hàng tạp hóa hay đăng ký hộ kinh doanh cá thể, và do sản phẩm của cửa hàng ít có hàng tươi sống nên cửa hàng tạp hóa chỉ cần thêm một giấy phép về vệ sinh an toàn thực phẩm, quy định cửa hàng đủ điều kiện lưu kho các sản phẩm thực phẩm khô, giấy phép phòng cháy chữa cháy quy định cửa hàng đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy.

Về sản phẩm, cửa hàng tạp hóa cần xin thêm giấy phép kinh doanh các sản phẩm đặc biệt như rượu, thuốc lá.

Đối với siêu thị mini, do phức tạp hơn về hệ thống thanh toán, cũng như số lượng nhân viên và sản phẩm, thường các siêu thị mini sẽ đăng ký kinh doanh dạng doanh nghiệp. Siêu thị mini cũng phức tạp hơn tạp hóa nhiều lần về mặt giấy tờ thủ tục.

Ngoài giấy đăng ký kinh doanh, siêu thị mini cần có giấy phép về vệ sinh an toàn thực phẩm dành cho cả hai ngành thực phẩm khô và thực phẩm tươi sống, giấy phép phòng cháy chữa cháy, giấy phép đủ điều kiện chế biến thực phẩm.

Về sản phẩm, cũng như tạp hóa, với những hàng hóa đặc biệt như rượu, thuốc lá siêu thị mini cần xin thêm giấy phép kinh doanh. Về nhân sự, toàn bộ nhân sự làm việc tại siêu thị mini đều phải có chứng chỉ phòng cháy chữa cháy và chứng chỉ vệ sinh an toàn thực phẩm.

 Cửa hàng tạp hóa và siêu thị mini có gì khác nhau

Như vậy, về giấy tờ thủ tục, siêu thị mini cần nhiều giấy tờ hơn và chịu sự quản lý của cấp cao hơn cửa hàng tạp hóa. Khi chưa có kinh nghiệm kinh doanh bán lẻ, các bạn nên chọn phương án kinh doanh là cửa hàng tạp hóa tự chọn để có thể hình dung về các điều chỉnh của văn bản pháp quy.

Xem thêm: Kinh nghiệm mở cửa hàng tạp hóa ở nông thôn hay thành phố

2. Thủ tục mở cửa hàng tạp hóa

Đầu tiên, việc mở cửa hàng tạp hóa cần đăng ký kinh doanh. Với quy mô cửa hàng tạp hóa bạn có thể đăng ký kinh doanh ở mức hộ kinh doanh cá thể. Thủ tục mở tạp hóa cần tuân theo đúng trình tự dưới đây.

Người đại diện hộ gia đình (đối với trường hợp hộ kinh doanh do hộ gia đình thành lập) hoặc cá nhân (nếu trường hợp do cá nhân thành lập) hoặc nhóm cá nhân (nếu trường hợp do nhóm cá nhân thành lập) gửi Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh hộ kinh doanh đến cơ quan Đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi chọn đặt địa điểm kinh doanh - tức nơi mở tiệm tạp hóa.

Trên giấy đề nghị đăng ký kinh doanh hộ kinh doanh phải có đầy đủ và chính xác những thông tin sau:

• Tên hộ kinh doanh, địa chỉ địa điểm kinh doanh;
• Số vốn kinh doanh;
• Ngành, nghề kinh doanh;
• Số lao động;
• Họ, tên, địa chỉ nơi cư trú, chữ ký, số và ngày cấp Giấy chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu của đại diện hộ gia đình, cá nhân hoặc nhóm cá nhân.

Khi đi nhớ mang theo bản sao công chứng hợp lệ của Chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của người đại diện hộ gia đình hoặc cá nhân. Riêng trường hợp nhóm cá nhân phải kèm theo biên bản nhóm cá nhân về việc thành lập hộ kinh doanh.

Trường hợp những ngành, nghề cần phải có chứng chỉ hành nghề, thì ngoài các giấy tờ quy định, bạn còn phải mang theo bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề của đại diện hộ gia đình hoặc cá nhân hoặc nhóm cá nhân.

Trường hợp những ngành, nghề cần phải có vốn pháp định, thì ngoài những giấy tờ quy định, bạn còn phải chuẩn bị sẵn bản sao hợp lệ văn bản xác nhận vốn pháp định do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp.

Thủ tục mở cửa hàng tạp hóa cần giấy tờ gì?

Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện sau khi tiếp nhận hồ sơ sẽ trao giấy biên nhận và cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho hộ kinh doanh trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, nếu bạn đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

• Ngành, nghề kinh doanh không thuộc danh mục ngành, nghề cấm kinh doanh;
• Tên hộ kinh doanh dự định đăng ký phù hợp với quy định;
• Nộp đủ lệ phí đăng ký kinh doanh theo quy định.

Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, trong thời hạn 3 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện phải thông báo rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung bằng văn bản cho người thành lập hộ kinh doanh.

Nếu sau 3 ngày làm việc, tính từ ngày nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh mà bạn không nhận được Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc không nhận được thông báo bằng văn bản về yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký kinh doanh thì người đăng ký hộ kinh doanh có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Sau khi có giấy đăng ký kinh doanh hộ kinh doanh cá thể, bạn cần đến chi cục thuế quận, huyện đăng ký kinh doanh để kê khai và nộp thuế trong vòng 30 ngày kể từ ngày đăng ký kinh doanh. Định kỳ vào tuần thứ nhất hàng tháng, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện sẽ gửi danh sách hộ kinh doanh đã đăng ký tháng trước cho Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, cơ quan thuế cùng cấp và Sở chuyên ngành.

Thuế cửa hàng tạp hóa cần nộp gồm 2 loại: thuế môn bài khoảng 500.000đ đến 700.000đ/năm, thuế kinh doanh khoảng 300.000đ đến 500.000đ/tháng. Thuế kinh doanh chi cục thuế hay yêu cầu đóng trước theo quý. Thường cửa hàng tạp hóa không xuất hóa đơn nên các bạn không cần mua hóa đơn.

Đây là 2 giấy tờ cơ bản để mở cửa hàng tạp hóa buộc phải có. Còn lại 2 giấy tờ chứng nhận phòng cháy chữa cháy và vệ sinh an toàn thực phẩm có thể chưa làm ngay. Nhưng về lâu dài thì vẫn cần làm. Nếu không có cửa hàng tạp hóa có thể bị phạt tới 30.000.000đ.

Giấy phòng cháy chữa cháy các bạn có thể liên hệ tới công an phường hoặc phòng cảnh sát phòng cháy chữa cháy phụ trách khu vực bạn mở cửa hàng để xác nhận cửa hàng đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy và cấp giấy chứng nhận.

Giấy vệ sinh an toàn thực phẩm quan trọng hơn, bạn nên làm càng sớm càng tốt. Với cửa hàng tạp hóa, giấy vệ sinh an toàn thực phẩm có thể hỏi tại bộ phận quản lý thị trường, ủy ban nhân dân phường đặt cửa hàng, hoặc phòng kinh tế quận, huyện đặt cửa hàng.

3. Một số kinh nghiệm khi đi làm giấy tờ liên quan khi mở cửa hàng tạp hóa

3.1. Không nên đăng ký kinh doanh theo hình thức công ty

Cho dù thủ tục đăng ký kinh doanh công ty và thủ tục đăng ký kinh doanh hộ kinh doanh cá thể không quá khác nhau, thời gian và chi phí cũng không khác nhau nhiều nhưng việc vận hành báo cáo một công ty phức tạp hơn rất nhiều việc vận hành báo cáo một hộ kinh doanh cá thể.

Việc lập công ty dẫn theo nhiều chi phí quản lý khác như chi phí chữ ký số, chi phí phần mềm kê khai thuế, kê khai bảo hiểm xã hội. Và hàng tháng bạn cần kê khai thuế cho công ty chứ không phải hàng quý như hộ kinh doanh cá thể.

Khi không có chuyên môn về kế toán, việc kê khai này có thể chiếm phần lớn thời gian làm việc của bạn, khiến bạn không thể chuyên tâm vào việc bán hàng tăng doanh thu cho cửa hàng tạp hóa của mình.

Mở cửa hàng tạp hóa không nên đăng ký kinh doanh theo hình thức công ty

3.2. Biết đàm phán thuế sẽ được áp mức trung bình

Do mức doanh thu của cửa hàng tạp hóa khó xác định nên cán bộ thuế sẽ đàm phán với bạn mức doanh thu cửa hàng có thể đạt được. Khi mới mở bạn sẽ bị áp mức thuế từ 300.000đ đến 500.000đ/tháng bởi đây là mức tối thiểu cửa hàng tạp hóa hoàn toàn có thể đạt được.

Mức thuế khoán này có thể là lợi thế nếu cửa hàng tạp hóa của bạn kinh doanh tốt và cũng có thể là nhược điểm nếu cửa hàng tạp hóa của bạn kinh doanh không đạt mức kỳ vọng. Tuy nhiên bạn khó có thể tranh cãi với cán bộ thuế về mức thuế thấp hơn.

3.3. Nhập ít hàng trước khi làm giấy vệ sinh an toàn thực phẩm

Kinh nghiệm cho thấy giấy vệ sinh an toàn thực phẩm cần thiết phải làm để bạn duy trì cửa hàng tạp hóa của bạn lâu dài. Nhưng nếu bạn đăng ký chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm khi hàng hóa đã được chuyển đến cửa hàng của bạn quá nhiều, bạn sẽ rất khó quản lý được liệu toàn bộ các quy chuẩn của văn bản mình có thể đảm bảo được không.

Vì vậy bạn nên tìm nguồn cung cấp hàng tạp hóa uy tín sau đó nhập một lượng vừa đủ hàng thực phẩm trước khi đoàn kiểm tra đến kiểm tra về vệ sinh an toàn thực phẩm cửa hàng của bạn.

3.4. Không nên bỏ qua giấy tờ về phòng cháy chữa cháy

Dù giấy tờ này không thực sự cần thiết và đa số các cửa hàng tạp hóa không để ý đến do phát sinh thêm chi phí về bình chữa cháy, nhưng việc có một chứng nhận đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy cũng giúp cửa hàng của bạn tự tin hơn trong việc vận hành, và lợi ích thiết thực của việc có hệ thống chữa cháy đảm bảo trong nhà khi xảy ra rủi ro luôn là cần thiết.

4. Giải đáp một số câu hỏi thường gặp khi mở cửa hàng tạp hóa

Khi mở cửa hàng tạp hóa, nhiều người không tránh khỏi những băn khoăn về thủ tục và giấy tờ để bắt đầu kinh doanh. Hãy cùng tìm lời giải đáp qua một số câu hỏi sau đây.

Câu 1: Bán hàng tạp hóa cần giấy phép gì?

Trả lời: Giấy phép quan trọng và cần thiết nhất khi mở cửa hàng tạp hóa là giấy phép kinh doanh.

Bán tạp hóa có cần đăng ký kinh doanh?

Bạn cần chuẩn bị 3 loại giấy tờ sau để xin giấy phép kinh doanh:

• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh: Để đăng ký với cơ quan quản lý về mô hình kinh doanh của bạn.
• Bản sao hợp lệ thẻ căn cước công dân hoặc chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của các cá nhân tham gia hộ kinh doanh. Đó có thể là của chồng, vợ hoặc cả hai vợ chồng nếu các bạn đứng tên chủ hộ kinh doanh tạp hóa.
• Hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và tài sản gắn liền với đất. Lưu ý này dành cho cả hai trường hợp là thuê mặt bằng hoặc tận dụng nhà ở làm mặt bằng kinh doanh tạp hóa.

Câu 2: Thủ tục mở cửa hàng tạp hóa cho hộ gia đình là gì?

Để mở cửa hàng tạp hóa và đi vào hoạt động kinh doanh, thông thường cửa hàng của bạn sẽ phải đáp ứng 3 loại giấy tờ sau đây:

• Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
• Giấy chứng nhận phòng cháy chữa cháy
• Giấy chứng nhận đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm

Trong đó, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh là yêu cầu bắt buộc phải có trước tiên. Hai loại giấy tờ còn lại bạn cũng nên bổ sung sớm cho đầy đủ. Ngoài ra, bạn có thể phải xin Giấy phép bán lẻ thuốc lá và bán lẻ rượu nếu kinh doanh mặt hàng này.

Câu 3: Mở tạp hóa có cần đăng ký kinh doanh khi diện tích kinh doanh chỉ 50m2?

Trước hết, bạn cần nắm được một số loại hình đặc thù, theo quy định, không cần đăng ký kinh doanh. Đó là các trường hợp được nhà nước tạo điều kiện hỗ trợ kinh doanh, hạn chế bớt các thủ tục để người dân yên tâm làm ăn.

• Hộ gia đình sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp, làm muối; Những hộ gia đình này có hoạt động làm kinh tế từ nhiều năm tại các địa phương, được tạo điều kiện để phát triển đời sống nên không cần đăng ký kinh doanh.
• Những người bán hàng rong, quà vặt (bán quà bánh, đồ ăn, nước uống không có địa điểm cổ định). Về cơ bản những người kinh doanh mặt hàng này tính ổn định chưa cao, hôm nay bán hàng ngày mai có thể nghỉ nên những đối tượng này cũng không cần đăng ký kinh doanh.
• Những người buôn chuyến (mua hàng hóa từ nơi khác về theo từng chuyến để bán cho người mua buôn hoặc người bán lẻ); Những người này thuộc đối tượng kinh doanh tự do nên không cần đăng ký kinh doanh.
• Những người kinh doanh lưu động (bán hàng tích hợp trên những phương tiện di chuyển như xe đẩy, xe máy, xe tải nhỏ…); Những người kinh doanh này chưa bị quản lý chặt chẽ như các loại hình buôn bán khác nên cũng không cần đăng ký kinh doanh giống như những người kinh doanh có cửa hàng, cửa hiệu ở quy mô lớn.
• Những người làm dịch vụ có thu nhập thấp (như đánh giày, bán vé số, cắt tóc…)

Như vậy bạn đã biết được chỉ có một số loại hình trên mới không cần đăng ký kinh doanh. Những trường hợp còn lại là bắt buộc. Nếu gia đình bạn chuẩn bị mở tạp hóa thì hãy đăng ký kinh doanh ngay để được hoạt động hợp pháp nhé!

Câu 4: Xin giấy phép kinh doanh hàng tạp hóa thế nào?

Nếu gia đình bạn đang có nhu cầu kinh doanh hàng tạp hóa thì bạn sẽ cần làm thủ tục đăng ký hộ kinh doanh.

Bước 1: Bạn cần tải mẫu Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh từ cơ quan quản lý cấp quận/huyện - nơi bạn có cửa hàng kinh doanh tạp hóa hoặc đến trực tiếp trụ sở quận/huyện để nhận mẫu Giấy đăng ký này.

Mở tạp hóa có cần đăng ký kinh doanh?

Bước 2: Bạn điền đầy đủ thông tin vào Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh. Các thông tin bắt buộc phải có bao gồm:

1.Tên hộ kinh doanh, địa chỉ địa điểm kinh doanh; số điện thoại, số fax, thư điện tử (nếu có);

2. Ngành, nghề kinh doanh;

3. Số vốn kinh doanh;

4. Số lao động;

5. Họ, tên, chữ ký, địa chỉ nơi cư trú, số và ngày cấp Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của các cá nhân thành lập hộ kinh doanh đối với hộ kinh doanh do nhóm cá nhân thành lập, của cá nhân đối với hộ kinh doanh do cá nhân thành lập hoặc đại diện hộ gia đình đối với trường hợp hộ kinh doanh do hộ gia đình thành lập.

Bạn lưu ý, hầu hết các thủ tục hành chính đều yêu cầu các loại giấy tờ như bản sao Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của các cá nhân tham gia hộ kinh doanh hoặc người đại diện hộ gia đình.

Bước 3: Sau khi nộp đủ các loại giấy tờ trên và đóng lệ phí, bạn sẽ được cơ quan quản lý hẹn ngày nhận Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Thông thường là sau 3 ngày làm việc kể từ khi bạn đăng ký. Nếu quá thời hạn mà chưa nhận được giấy đăng ký, bạn có quyền khiếu nại.

Tuy nhiên, nếu bạn không có giấy phép đăng ký kinh doanh, bạn có thể sẽ bị phạt từ 5.000.000 - 10.000.000 đồng.

Trên đây là các giấy tờ cơ bản khi mở một cửa hàng tạp hóa, tùy vào các chương trình chính sách theo thời điểm, thủ tục mở cửa hàng tạp hóa có thể đơn giản hoặc phức tạp hơn, giấy tờ để mở cửa hàng tạp hóa có thể nhiều hơn đối với từng địa bàn cụ thể. Để đảm bảo chắc chắn nhất về thủ tục kinh doanh, các bạn có thể ra trực tiếp bộ phận 1 cửa của phường, hoặc bộ phận đăng ký kinh doanh của quận hoặc phòng kinh tế quận để được tư vấn cụ thể hơn.