Đặt bàn nhà hàng giúp khách hàng có thể đặt chỗ trước khi có kế hoạch đến dùng bữa tại nhà hàng mà không lo quán quá đông khách, không có chỗ ngồi. Đồng thời, đặt bàn trước giúp nhà hàng có thể biết được thời gian và số lượng khách đến để đón tiếp và phục vụ chu đáo.
Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp các hình thức nhận đặt bàn trước tại nhà hàng và hướng dẫn thao tác đặt bàn trên phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn Sapo FnB. Bạn hãy theo dõi nhé.
1. Khách hàng cần cung cấp thông tin gì khi đặt bàn?
Khi đặt bàn từ xa, khách hàng cần cung cấp một số thông tin chi tiết để nhà hàng tiến hành đặt bàn theo yêu cầu:
- Họ tên người đặt bàn
- Số điện thoại đặt bàn
- Thời gian đặt bàn bao gồm: thời gian đến dự kiến đến/đi
- Số lượng khách đến
- Chọn cơ sở/ chị nhánh đặt bàn
- Đặt món trước để nhà hàng chuẩn bị
- Tiền đặt cọc (nếu nhà hàng yêu cầu)
Đối với những nhà hàng không yêu cầu tiền đặt cọc khi đặt bàn trước, bàn sẽ tự hủy sau 30 phút từ khung giờ khách đặt. Khách đến nhận bàn chỉ cần đọc tên và số điện thoại cho nhân viên phục vụ để nhân viên kiểm tra bàn đặt trước trên hệ thống và dẫn khách vào đúng bàn ở khu vực đã được đặt trước.
2. Các hình thức nhận đặt bàn trước tại nhà hàng
2.1. Gọi điện đặt bàn
Khách hàng gọi đến số điện thoại Hotline của nhà hàng để tiến hành đặt bàn. Nhân sự trực hotline sẽ nhận cuộc gọi và hỏi các thông tin đặt bàn cần thiết. Nếu khách đi đoàn đông, nhân viên có thể yêu cầu khách đặt món trước và đặt cọc trước để nhà hàng chuẩn bị tốt hơn. Trước khi khách đến, nhân viên cần set up chỗ ngồi, các dụng cụ ăn uống khi cần thiết.
2.2. Đặt bàn qua mạng xã hội
Nhà hàng có thể có nhiều kênh truyền thông như Website, Facebook, Zalo, Instagram, Tiktok để tương tác với khách hàng. Do đó, khách hàng có thể để lại bình luận hoặc nhắn tin đặt bàn trước qua các kênh này. Nhân viên phụ trách trực page, website nhà hàng sẽ nhắn tin lại cho khách hàng để xác nhận thông tin đặt bàn như thời gian, số lượng khách đến…
Vì số lượng comment, inbox trên các kênh truyền thông của nhà hàng rất nhiều nên nhà hàng cần lưu ý để không bỏ sót những thông tin này. Nhà hàng cần phản hồi tin nhắn cũng như bình luận của khách hàng nhanh chóng để tránh khách hàng thay đổi ý định.
2.3. Đặt bàn qua quản lý hoặc nhân viên
Hình thức đặt bàn này thường được khách hàng Vip sử dụng. Khách quen của nhà hàng sẽ liên hệ trực tiếp với quản lý hoặc nhân viên thân cận để đặt bàn nhà hàng. Sau khi nhận thông tin của khách hàng, nhân viên này cần báo lại bộ phận phục vụ hoặc thu ngân để tiến hành đặt bàn cho khách trên hệ thống.
2.4. Khách tới đặt bàn trực tiếp
Nếu tiện đường, khách hàng có thể tới nhà hàng để đặt bàn trực tiếp. Tại đây, khách hàng có thể đi tham quan nhà hàng để chọn vị trí bàn phù hợp mà mình muốn. Nhân viên nhà hàng có thể yêu cầu khách đặt cọc bàn trước. Tiền cọc sẽ được trừ vào hóa đơn sau khi thanh toán của khách hàng.
3. Một số lưu ý khi sắp xếp bàn đặt trước
Để quản lý nhà hàng hiệu quả, khi nhận đơn đặt bàn của khách, nhà hàng cần lưu ý một số điều sau:
- Nhân viên cần chú ý lắng nghe và ghi lại các thông tin đặt bàn cần thiết của khách hàng ở mục 1
- Nhân viên nhanh chóng kiểm tra khung giờ và vị trí bàn đặt phù hợp tương ứng với số lượng khách trên phần mềm xem có bàn không để báo lại cho khách. Nếu khung giờ khách đặt nhà hàng đã đủ chỗ, nhân viên có thể gợi ý các khung giờ khác cho khách hàng. Trong trường hợp không thể nhận thêm khách, nhân viên cần xin lỗi khách hàng và hẹn khách hàng vào ngày khác.
- Khi nhận tiền đặt cọc của khách hàng (trực tiếp, chuyển khoản, thanh toán QR), nhân viên cần gửi lại cho khách hàng hóa đơn hoặc ảnh chụp hóa đơn để khách hàng đối chiếu.
- Trường hợp trong đoàn khách có trẻ em, người già, người khuyết tật, nhân viên cần sắp xếp chỗ ngồi hợp lý, chuẩn bị thêm ghế cho em bé và sẵn sàng hỗ trợ trong khi khách dùng bữa.
- Sau khi đặt bàn thành công, quán cần để biển “Bàn đặt” (Reserved) trên bàn để thông báo cho các khách lẻ đến nhà hàng lựa chọn bàn khác.
4. Hướng dẫn đặt bàn nhà hàng trên phần mềm Sapo FnB
4.1. Các lợi ích khi đặt bàn trên hệ thống Sapo FnB
Ngay trên máy bán hàng được đặt tại quầy hoặc máy tính cài phần mềm Sapo FnB Windows, nhân viên có thể thao tác đặt bàn trước nhanh chóng. Đặt bàn nhà hàng trên hệ thống giúp:
- Hỗ trợ nhà hàng có thể thao tác tạo, cập nhật đơn đặt bàn, ghi nhận thông tin đặt bàn của khách hàng một cách dễ dàng, nhanh chóng: thông tin khách hàng, thời gian dự kiến, tiền đặt cọc …
- Kiểm soát thời gian khách đặt bàn, số lượng bàn đã đặt, chưa đặt tại nhà hàng dựa trên thời gian dự kiến sử dụng bàn của đơn mà nhà hàng đã thiết lập, hỗ trợ nhân viên xếp thời gian dự kiến đặt bàn và xếp bàn cho khách, tránh tình trạng đặt trùng thời gian, bàn.
- Kiểm soát tiền đặt cọc => cập nhật tiền kết ca và báo cáo một cách chính xác.
- Tối ưu quy trình quản lý và vận hành nhà hàng
4.2. Hướng dẫn tạo đơn đặt bàn trên Sapo FnB
1. Thiết lập thời gian dự kiến hoàn tất đơn
Nhân viên nhà hàng thao tác trên máy bán hàng (ứng dụng thu ngân) hoặc app bán hàng FnB Windows trên máy tính để sử dụng tính năng. Chọn Thiết lập bán hàng > Thời gian dự kiến hoàn tất đơn đặt bàn.
Tại đây, cần thiết lập các thông tin bao gồm:
- Thời gian dự kiến mặc định: Thời gian mà nhà hàng dự kiến khách hàng sẽ sử dụng bàn sau khi khách đến nhận bàn, thời gian này là thời gian mặc định áp dụng cho tất cả các đơn đặt bàn.
2. Tạo đơn đặt bàn
Tại đây, cần thiết lập các thông tin bao gồm:
- Thời gian nhận bàn: Thời gian khách dự kiến sẽ đến nhận bàn (Bắt buộc)
- Số khách: Số lượng khách dự kiến sẽ đến nhà hàng tại thời gian nhận bàn ở trên, mặc định là 1
- Thời gian dự kiến hoàn tất đơn: Khoảng thời gian dự kiến khách hàng sẽ sử dụng bàn sau khi đến nhận bàn, mặc định là thời gian dự kiến hoàn tất đơn đã được thiết lập, cho phép chỉnh sửa
- Số điện thoại: Số điện thoại của khách hàng đặt bàn (Bắt buộc)
- Khách hàng: Tên khách hàng đặt bàn (Bắt buộc)
- Chọn bàn: Xếp bàn trước cho khách hàng
- Chọn trước mặt hàng: Tùy nhu cầu của khách đặt bàn nhân viên có thể ghi nhận lại thông tin những mặt hàng khách hàng đặt trước khi đến
- Đặt cọc trước: Bao gồm phương thức thanh toán và số tiền đặt cọc
- Ghi chú: Ghi chú cho đơn đặt bàn
Các thao tác đối với đơn đặt bàn:
- Xác nhận khách nhận bàn: khách đến nhận bàn => xác nhận khách nhận bàn => cập nhật trạng thái cho đơn đặt bàn “Đã nhận bàn”, tự động tạo đơn “ăn tại bàn” với thông tin của đơn đặt bàn
- Xếp bàn: Xếp bàn cho đơn đặt bàn
- Chọn món: Chọn mặt hàng đặt trước cho khách hàng
- Hủy đơn: Hủy đơn đặt bàn (có thể hủy hoặc không hủy tiền đặt cọc)
Thông tin chỉnh sửa của mỗi đơn đặt bàn sẽ được ghi nhận tại lịch sử đơn đặt bàn
3. Quản lý tiền đặt cọc
Hệ thống ghi nhận đặt cọc và tự động cập nhật số tiền vào “Tổng tiền đặt cọc”
Chỉnh sửa thông tin khách hàng / đặt cọc trong đơn đặt bàn => “Tổng tiền đặt cọc” được cập nhật theo
Thanh toán:
Công thức: Cần thanh toán = Thành tiền - Đặt cọc
Tiền thừa = Đã nhận - Cần thanh toán
4. Hủy đơn đặt bàn
Nhân viên được phân quyền có thể hủy đơn đặt bàn
Tại đây, có một số thao tác bao gồm:
- Lý do hủy: Chọn, nhập lý do hủy đơn đặt bàn
- Hoàn tiền đặt cọc: có thể không hoàn tiền cọc hoặc hoàn tiền theo số tiền mong muốn của nhà hàng.
Thông tin tiền đặt cọc/ hủy cọc đều được ghi nhận, cập nhật lên doanh thu kết ca làm việc và báo cáo tài chính của cửa hàng.
5. Ghi nhận thông tin của các ứng dụng còn lại
Sau khi xác nhận khách nhận bàn trên ứng dụng Sapo FnB dành cho POS / tablet, hệ thống tự động tạo đơn “Ăn tại bàn” được cập nhật từ toàn bộ thông tin của đơn đặt bàn: thông tin khách hàng, mặt hàng (nếu có), thông tin bàn (nếu có), tiền đặt cọc (nếu có)..., Các app sẽ ghi nhận thông tin đơn hàng đó
Nếu nhà hàng, quán ăn của bạn đã sử dụng Sapo FnB, hãy Đăng nhập và sử dụng tính năng đặt bàn này. Nếu chưa sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng Sapo FnB, bạn hãy đăng ký dùng thử miễn phí ngay để trải nghiệm những tính năng hữu ích này nhé.
Trên đây là các hình thức đặt bàn nhà hàng trước mà quán cần lưu ý để sắp xếp bàn cho khách trước khi khách tới. Khi khách đặt bàn, nhân viên phải đảm bảo nhận đủ các thông tin đặt bàn của khách như tên, SĐT, số lượng khách, thời gian đến… Nhà hàng sử dụng Sapo FnB cần đặt bàn trước trên hệ thống Sapo FnB để quản lý và vận hành nhà hàng hiệu quả.
