6 khó khăn khi quản lý cửa hàng tạp hóa và cách giải quyết hiệu quả

Đã qua rồi cái thời quản lý cửa hàng tạp hóa kiểu các bà các mẹ, tính tiền lẩm nhẩm trong đầu, “hiện đại” hơn là dùng máy tính bấm bấm rồi đưa cho khách mẩu giấy ghi tiền hàng…

Nếu bạn vẫn còn bán hàng kiểu đấy sẽ khiến khách hàng chán nản vì bán hàng thiếu chuyên nghiệp, hoặc khó chịu vì phải đợi lâu, thậm chí là mất khách nếu hàng hết mà không kịp nhập về. Nhất là khi hàng hóa nhiều, đầu óc thì quên quên nhớ nhớ, sẽ khó mà duy trì và phát triển việc kinh doanh buôn bán được.

Bây giờ đã là thời đại 4.0, bán hàng cũng phải hiện đại và chuyên nghiệp thì mới mong kiếm được khách. Chính vì vậy, nhiều cửa hàng tạp hóa đã chuyển sang mô hình cửa hàng tiện lợi, mang đến cho khách hàng trải nghiệm hiện đại, thuận tiện. Các shop kinh doanh trong mọi lĩnh vực đều đang hướng đến chuyên nghiệp hóa việc bán hàng.

Vậy làm thế nào để bán hàng tại cửa hàng nhanh chóng? Làm thế nào chỉ cần dùng máy quét mã vạch “tít” 1 cái là tính được tiền? Bấm 1 cái là in ra hóa đơn? Phần mềm quản lý cửa hàng tạp hóa nào phù hợp? Làm sao để quản lý hàng hóa tồn kho không để bị hết hàng? Đâu là những khó khăn trong cách quản lý cửa hàng tạp hóa và giải pháp cho những vấn đề đó là gì?

1. Quá nhiều mặt hàng, khó kiểm soát

Đã gọi là kinh doanh tạp hóa thì chắc chắn phải có rất nhiều mặt hàng, mỗi cửa hàng tạp hóa có đến hàng trăm loại hàng hóa khác nhau, thậm chí cửa hàng nào lớn lớn 1 chút, số lượng có thể lên đến cả nghìn sản phẩm. Làm sao có thể nhớ hết được bằng ấy sản phẩm đây?

Sổ sách bán hàng tạp hóa không thực sự hỗ trợ được nhiều cho người kinh doanh

Xem thêm: Mở tiệm tạp hóa lấy nguồn hàng giá rẻ chất lượng ở đâu?

Giải pháp cho vấn đề này rất đơn giản, chỉ cần 1 phần mềm giúp quản lý tất cả các sản phẩm trong cửa hàng tạp hóa là mọi thứ đều nằm trong lòng bàn tay bạn.

• Với những sản phẩm có mã vạch: Bạn dùng máy quét mã vạch hoặc đơn giản chỉ cần 1 chiếc smartphone để đọc mã rồi nhập thông tin sản phẩm, sau đó khi bán hàng bạn chỉ cần quét mã vạch, thông tin chi tiết của sản phẩm sẽ hiển thị trên màn hình bán hàng.
• Với những sản phẩm không có mã vạch: Bạn có thể tự tạo mã vạch và in ra với máy in mã vạch hoặc in bằng 1 máy in bình thường với tính năng In mã vạch trên Sapo. Ngoài ra, bạn cũng có thể quản lý sản phẩm theo mã SKU bằng cách đặt cho mỗi sản phẩm 1 mã quản lý hàng hóa nội bộ, khi bán hàng chỉ cần nhập mã, thông tin kèm giá bán sẽ hiện ra, bạn khỏi đau đầu với việc nhớ đến cả trăm thứ.

Xu hướng quản lý cửa hàng tạp hóa tiện lợi hơn ngày càng được các chủ shop kinh doanh ưu tiên lựa chọn. Với cách quản lý cửa hàng tạp hóa hiện đại như sử dụng phần mềm, công việc quản lý cửa hàng của bạn vừa nhàn hơn mà hiệu quả kinh doanh lại cao hơn.

Nhờ công nghệ hiện đại, với máy quét mã vạch và máy in hóa đơn đồng bộ với phần mềm, bạn sẽ kiểm soát được tất cả các đầu việc của cửa hàng kinh doanh tạp hóa.

Cũng nhờ sử dụng công nghệ hiện đại mà nhiều người không còn phải phụ thuộc quá nhiều vào sổ sách bán hàng tạp hóa để thống kê doanh thu, lãi lỗ. Từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh, mở rộng quy mô cửa hàng, đầu tư mở thêm 2 - 3 cửa hàng tạp hóa ở những địa điểm khác nhau và kinh doanh có lãi.

2. Thanh toán chậm, mất thời gian khi đông khách

Không chỉ đa dạng về loại sản phẩm, mỗi mặt hàng lại có vài mẫu mã, chủng loại khác nhau, giá mỗi loại 1 khác, nếu không có cách quản lý cửa hàng tạp hóa phù hợp thì rất dễ nhầm lẫn, gây tổn thất về kinh tế.

Ví dụ: Chỉ 1 mặt hàng bim bim thôi cũng có đến cả chục hãng, nào là O’Star, Poca, Oishi, Lay’s… Chưa kể mỗi hãng lại có vài loại bim bim khác nhau, và giá thì chênh lệch nhau rất nhiều. Giả sử 1 gói bim bim có giá 12.000đ mà bạn lại bán nhầm với loại 6.000đ thì coi như đi tong tiền lãi của mấy gói bim rồi.

Nếu bạn bán cùng lúc cho nhiều khách hàng với số lượng lên tới hàng trăm sản phẩm thì làm sao sổ sách bán hàng tạp hóa có thể ghi chép hết được một cách chính xác. Chuyện nhầm lẫn rồi cộng đi cộng lại vẫn nhầm là điều rất dễ xảy ra.

Chưa kể khi khách vào mua nhiều tại một thời điểm, xếp hàng chờ thanh toán, khi bạn bị thúc bách phải thanh toán nhanh thì có thể nhớ nhầm giá cả. Như vậy, việc kinh doanh rất dễ bị thâm hụt. Do vậy, cần đến một giải pháp quản lý cửa hàng tiện lợi hơn đó là sử dụng phần mềm quản lý bán hàng.

Phần mềm giúp các hàng hoạt động thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả hơn

Nếu có phần mềm quản lý tạp hóa, bạn chỉ cần dùng máy quét mã vạch “tít” 1 cái là có sẵn thông tin hàng hóa, giá bán sản phẩm. Thậm chí không cần đầu tư máy quét, chỉ với 1 chiếc smartphone bạn cũng có thể quét mã vạch, bán hàng, in hóa đơn chuyên nghiệp như siêu thị.

Với các sản phẩm không có mã vạch thì nhập mã SKU, giá sản phẩm thì đã có sẵn trong phần mềm. Tổng số tiền cũng sẽ được tự động tính và in ra hóa đơn chi tiết, bạn không cần bấm máy tính để cộng cộng trừ trừ rồi viết ra giấy nữa. Khách hàng thì khỏi phải chờ lâu, bạn thì rảnh tay bán hàng hơn.

Bạn có thể xem hướng dẫn thao tác bán hàng chuyên nghiệp chỉ với 1 chiếc điện thoại với phần mềm bán hàng Sapo POS trong video dưới đây:

Ngoài ra, với kinh nghiệm kinh doanh tạp hóa, sẽ có lúc nhiều sản phẩm vừa bán theo lố nhưng cũng có thể bán lẻ từng cái. Bạn muốn cài đặt giá riêng khi mua cả thùng thì có thể sử dụng tính năng thêm đơn vị quy đổi.

Ví dụ sản phẩm bia lon, bạn muốn bán theo lốc hoặc theo thùng thì khi thêm sản phẩm vào Sapo, bạn tích chọn ô Sản phẩm có nhiều đơn vị quy đổi trong phần Quy đổi đơn vị.

Bạn hãy dùng thử Sapo POS để trải nghiệm những tính năng quản lý cửa hàng tạp hóa tuyệt vời nhất của phần mềm này nhé.

3. Hàng còn hay hết không biết, dễ thất thoát

Trong thời đại 4.0 nếu việc gì có thể để cho máy móc làm thay con người thì mọi người có xu hướng lựa chọn máy móc thay thế, vừa đỡ tốn thời gian, công sức mà hiệu quả mang lại cao hơn.

Với kinh doanh tạp hóa cũng vậy, quản lý cửa hàng tiện lợi hơn, hiện đại hơn là nhu cầu và xu hướng được tất cả người kinh doanh đón đợi.

Bởi sổ sách bán hàng tạp hóa chỉ phần nào giúp bạn thống kê được lượng hàng tồn trong kho mà không thể cho bạn con số chính xác và nhanh chóng về hàng nhập, hàng xuất với lượng hàng hóa khổng lồ.

Kiểm soát hàng hóa còn hay hết trong kho một cách chính xác là rất cần thiết với cửa hàng tạp hóa

Chính vì có nhiều hàng hóa nên việc nắm được số lượng hàng tồn kho của mỗi mặt hàng khi kinh doanh tạp hóa thực sự là 1 bài toán khó. Nhiều chủ shop còn có tư duy là thấy hàng nào hết thì lấy thôi, khách đến hỏi hết thì bảo nay có, mai có, như thế cũng chả sao.

Điều đó đúng nếu bạn không có ý định phát triển việc kinh doanh mà chỉ dừng lại ở quy mô nhỏ lẻ, còn nếu muốn làm ăn lớn hơn thì bạn nên bỏ ngay suy nghĩ đó.

Không quản lý được hàng tồn kho không chỉ làm giảm doanh thu do mất khách, mà bên cạnh đó, nhiều mặt hàng trong cửa hàng tạp hóa rất nhỏ (như bánh xà bông, cái bút, gói tăm…), chuyện thất thoát 1 vài cái do gián nhấm chuột gặm, hay khách “tiện tay” bỏ túi, nhân viên “tiện tay” lấy dùng… bạn cũng chẳng thể nào mà kiểm soát được.

Đừng lo, khi đã có Sapo POS thì tất cả tồn kho từng mặt hàng bạn sẽ nắm trong lòng bàn tay. Số lượng tồn kho của từng sản phẩm đều hiển thị trong quản trị Sapo POS.

Khi nhập hàng, số lượng hàng hóa sẽ được cộng vào số lượng hàng tồn kho, khi bán hàng, số lượng hàng tồn kho sẽ tự động trừ trong phần mềm.

Ngoài ra, tính năng Kiểm hàng sẽ giúp bạn nắm được số lượng hàng hóa chênh lệch, thừa thiếu bao nhiêu, đồng thời quản lý các nhóm nguyên nhân gây thất thoát để có các biện pháp xử lý kịp thời.

4. Không bao giờ thoát ra được khỏi cửa hàng

Có thể nhiều người sẽ nói là nhiều hàng hóa cũng chẳng sao, bán quen rồi sẽ nhớ hết. Nhưng bạn sẽ sớm nhận ra vấn đề vào 1 ngày đẹp trời nào đó bạn có việc bận, phải đi ra ngoài, bạn bị ốm không thể bán hàng...

Lúc đó, ngoài bạn ra thì chẳng ai “bán quen” để mà thay bạn đứng ở cửa hàng và bạn thì chỉ có nước tạm đóng cửa hàng nghỉ 1 vài hôm thôi.

Ngoài ra, nếu bạn muốn mở rộng kinh doanh và cần thuê nhân viên thì để đào tạo 1 nhân viên mới có thể nhớ hết giá cả hàng hóa, quen với vị trí sắp xếp trong cửa hàng thì thời gian phải tính bằng cả tháng trời.

Kinh doanh tạp hóa luôn khiến bạn bận rộn

Mặc dù nhiều người kinh doanh tạp hóa là các hộ gia đình, nhưng sẽ luôn có một người bán hàng chính và quản lý mọi việc kinh doanh tạp hóa. Tuy nhiên, đó là cửa hàng ở quy mô nhỏ, nếu gặp trường hợp người quản lý chính bận công việc không thể trực tiếp bán hàng thì người thay thế có thể sử dụng sổ sách bán hàng tạp hóa chính xác hay không.

Để người thay thế quản lý cửa hàng tiện lợi hơn và chính xác hơn, thì cần tới một giải pháp đó là dùng phần mềm Sapo POS.

Nếu muốn rảnh rang để chăm sóc bản thân, gia đình, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để hỗ trợ bạn. Có phần mềm rồi thì chi tiết sản phẩm, giá bán, số lượng hàng còn trong kho đều nằm ở đấy.

Bên cạnh đó, tính năng ghi chú Điểm lưu kho sẽ giúp bạn ghi lại vị trí đặt các sản phẩm. Ví dụ sản phẩm A bạn đánh dấu lại Điểm lưu kho là ở “Kệ B1” hoặc đơn giản là “Thùng carton trong góc gần cửa sổ” thì dù là bạn hay ai bán hàng cũng có thể dễ dàng tìm thấy sản phẩm.

Đọc thêm: 5 cách sắp xếp kho giúp giảm 50% thời gian nhặt hàng

5. Bán bao nhiêu biết bấy nhiêu, không biết lãi lỗ ra sao

Việc ghi chép sổ sách bán hàng tạp hóa dễ bị nhầm lẫn vì bạn có thể bỏ sót một số mặt hàng khi cửa hàng quá đông khách. Vừa không kiểm soát được các mặt hàng, giá cả lại khó thống kê doanh thu lãi lỗ.

Do vậy, nhiều người kinh doanh tạp hóa muốn có giải pháp quản lý cửa hàng tiện lợi hơn cho hiệu quả cao hơn.

Bán hàng tạp hóa thường có rất nhiều khách mua lẻ 1 vài món đồ nên số tiền thu về rất vụn vặt nên nếu không tính toán thì nhiều khi người chủ cũng chẳng biết doanh thu là bao nhiêu, lãi lỗ ra sao, mặt hàng nào bán chạy…

Quản lý cửa hàng tiện lợi hơn với phần mềm

Với hệ thống hơn 20 loại báo cáo chi tiết sẽ giúp chủ shop nắm được tình hình kinh doanh ngay lập tức, không cần dùng đến sổ sách hay phải đau đầu tính toán nữa. Bạn sẽ quản lý được:

• Doanh thu của cửa hàng, tiền thực thu
• Chi phí, lãi lỗ của cửa hàng
• Luồng tiền có tại cửa hàng
• Xuất nhập tồn
• Gợi ý nhập hàng
• Hiệu quả làm việc của từng nhân viên
• …

6. Quản lý công nợ với các nhà cung cấp

Quản lý tiền hàng với các nhà cung cấp cũng là vấn đề khiến các chủ cửa hàng tạp hóa phải tốn không ít công sức. Nhập những mặt hàng nào? Số lượng bao nhiêu? Đơn giá nhập hàng? Đơn nhập hàng nào đã thanh toán? Đơn nào chưa?... Nếu không có phương pháp quản lý thì rất dễ xảy ra nhầm lẫn, gây thiệt hại về tài chính.

Đứng trước hàng loạt câu hỏi này, sổ sách bán hàng tạp hóa không phải là giải pháp tốt nhất cho bạn. Để kinh doanh lâu dài và hiệu quả hơn, chuyên nghiệp hơn, bạn hãy chọn cách quản lý cửa hàng tiện lợi và hiện đại nhất là sử dụng phần mềm.

Với Sapo, bạn có thể tạo đơn nhập hàng, theo dõi công nợ với nhà cung cấp. Trong quản trị Sapo, bạn vào Báo cáo > Báo cáo công nợ phải trả. Tại đây bạn có thể tổng hợp công nợ của nhà cung cấp trong kỳ thanh toán.

Trên đây là 6 khó khăn phổ biến nhất mà 1 cửa hàng tạp hóa hay gặp phải. Để kinh doanh và quản lý bán hàng hiệu quả, bạn nên sử dụng phần mềm Sapo POS giúp bạn bán hàng nhàn tênh. Nếu chưa có Sapo POS, bạn có thể đăng ký dùng thử miễn phí 7 ngày ngay hôm nay để trải nghiệm những tính năng hữu ích của Sapo nhé!