Gửi giấy tờ qua bưu điện được đánh giá là có độ an toàn cao, và đây cũng là phương án lựa chọn của rất nhiều khách hàng hiện nay. Để bạn hiểu hơn về cách gửi giấy tờ qua bưu điện, bài viết này sẽ giải đáp toàn bộ những thông tin về quy trình gửi giấy tờ qua bưu điện, thời gian vận chuyển và những dịch vụ gửi giấy tờ mà bạn có thể tham khảo.
1. Có mấy cách gửi giấy tờ qua bưu điện?
Trước đây, cách gửi giấy tờ qua bưu điện duy nhất chính là bạn phải trực tiếp đi ra bưu cục gần nhất để hoàn tất các thủ tục. Nhưng ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số, ngoài cách gửi giấy tờ qua bưu điện truyền thống kể trên, người gửi có thể tạo đơn ngay trên hệ thống của VNPost. Điền các thủ tục thông tin như bình thường và chờ nhân viên bưu cục đến lấy hàng.
Với cách thứ nhất bạn có thể chủ động thời gian gửi đi, chỉ là hơi mất thời gian trong việc đi lại bưu cục. Còn phương án tạo đơn trực tuyến tuy thuận lợi nhưng nếu giấy tờ là các hợp đồng hồ sơ quan trọng, có tính bảo mật cao thì cách làm này vẫn khiến nhiều người e dè so với việc đem trực tiếp ra bưu cục.
Bạn có thể lựa chọn 1 trong 2 cách gửi giấy tờ qua bưu điện này, dù là cách nào thì món hàng của bạn cũng sẽ được các nhân viên vận chuyển nhanh chóng và chính xác nhất.
2. Quy trình gửi giấy tờ qua bưu điện
Gửi giấy tờ, tài liệu là một trong những dịch vụ gần như là cơ bản nhất tại bưu điện. Sau đây là cách gửi giấy tờ qua bưu điện mà bạn có thể tham khảo:
- Chuẩn bị tất cả các giấy tờ tài liệu cần gửi, bỏ vào túi tài liệu để tránh bị rơi.
- Tìm bưu điện gần nhất để làm các thủ tục cần thiết như thông tin người nhận, người gửi, hình thức vận chuyển (nhanh hay thường), phương án hoàn hàng, ai là người thanh toán phí vận chuyển….
- Khi đã hoàn thành các bước điền thông tin, bạn chỉ cần đưa cho nhân viên bưu điện để họ nhập bưu phẩm lên hệ thống, các tài liệu sẽ được bỏ vào phong bì của bưu điện, niêm, phong nữa là hoàn thành.
Lưu ý: Bạn cần giữ biên lai cần thận để trong trường hợp thất lạc giấy tờ hoặc có vấn đề phát sinh lúc vận chuyển, bạn có thể ra bưu điện xử lý kịp thời.
Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng mã vận đơn trên biên lai để tra cứu hành trình của bưu phẩm, xem tài liệu đã được giao chưa, có nhận thành công không. Cổng đăng nhập để tra cứu các thông tin này đều trên trang chủ của VNPost là www.vnpost.vn
3. Bao lâu thì người nhận nhận được giấy tờ?
Trong phần cách gửi giấy tờ qua bưu điện phía trên, chúng ta đã biết rằng, có hai dịch vụ gửi giấy tờ qua bưu điện đó là gửi thông thường và chuyển phát nhanh. Vì giá tiền hai dịch vụ này có sự chênh lệch đáng kể vậy nên chất lượng gửi hàng cũng có sự khác biệt, đặc biệt là thời gian nhận bưu phẩm.
3.1 Đối với chuyển phát thông thường
Tuỳ vào địa điểm bạn gửi hàng là xa hay gần, thời gian để nhận được tài liệu trung bình là từ 5 - 7 ngày kể từ ngày chuyển phát. Trong điều kiện thời tiết xấu liên tục nhiều ngày, đường vận chuyển sâu xa, khó khăn, thời gian có thể sẽ chênh 1-2 ngày so với dự kiến.
3.2 Đối với chuyển phát nhanh
Chuyển phát nhanh có giá thành dịch vụ cao hơn so với chuyển phát thường, đồng nghĩa với việc thời gian nhận hàng sẽ nhanh hơn rất nhiều. Trung bình 1 đơn chuyển phát nhanh tài liệu sẽ nhận được sau trong vòng 24h. Đối với những khu vực đi lại khó khăn, thời gian chuyển phát nhanh sẽ cộng thêm khoảng 1-2 ngày so với dự kiến.
4. Cần làm gì nếu bị thất lạc đơn hàng?
Nếu không may tài liệu hồ sơ mà bạn gửi đi bị thất lạc trong quá trình vận chuyển, bạn nên làm những điều sau đây:
4.1 Gọi điện đến hotline bưu điện hoặc hotline chi nhánh bưu cục
Đây là điều đầu tiên bạn có thể làm nếu như nhận thấy đơn hàng của bạn có khả năng bị thất lạc. Nhân viên có thể hướng dẫn bạn làm các thủ tục để xử lý vấn đề này. Cách này rất nhanh chóng, phù hợp với những người bận rộn. Tuy nhiên tỷ lệ giải quyết thành công qua điện thoại rất khó, bạn nên sắp xếp thời gian qua bưu cục để được các nhân viên hỗ trợ tốt nhất.
4.2 Đối chiếu vận đơn
Để xử lý vấn đề thất lạc một cách dễ dàng, bạn cần giữ cẩn thận vận đơn. Khi cần, bạn hãy mang vận đơn ra bưu điện mà bạn đã gửi trước đó để đối chiếu. Đây là giấy tờ quan trọng quyết định vấn đề thất lạc của bạn có được xử lý và đền bù xứng đáng hay không.
4.3 Thỏa thuận đền bù theo hợp đồng
Sau khi đã xác nhận đơn hàng bị thất lạc, phía bưu điện sẽ tiến hành đền bù cho người gửi theo thoả thuận giữa hai bên. Thông thường, tiền đền bù sẽ được gửi cho trong vòng 30 ngày kể từ ngày hoàn thành thỏa thuận.
Tổng kết
Trên đây là toàn bộ thông tin về cách gửi giấy tờ qua bưu điện, thời gian cho 1 đơn vận chuyển và cách xử lý khi đơn hàng bị thất lạc. Chúc các bạn thành công và hẹn gặp lại trong những bài chia sẻ tiếp theo.
Xem thêm: Cách gửi hàng qua bưu điện từ A-Z cho người mới bắt đầu
