Trong quy trình quản lý bán hàng nhiều người thường không chú trọng vào khâu báo cáo, chỉ làm qua loa, ít chăm chút để tạo thành một hệ thống thống nhất giữa nhiều đề mục. Đặc biệt với những cửa hàng kinh doanh nhỏ, số lượng hàng hóa và giao dịch mỗi tháng không quá nhiều thì chủ shop lại càng hay lơ là việc này. Trong khi đó báo cáo được ví như “linh hồn” giúp bạn quản lý cửa hàng tốt hơn, cung cấp các số liệu thực tế và toàn diện về tình hình kinh doanh từ quá khứ đến hiện tại, cho bạn cái nhìn tổng quát nhất để đưa ra biện pháp xử lý hay kế hoạch trong tương lai. Dưới đây là 3 loại báo cáo quản lý bán hàng mà bạn bắt buộc phải nắm rõ và làm thật cẩn thận.
1. Báo cáo bán hàng
Đây là phần báo cáo tổng hợp lại tất cả tình hình bán hàng trong hệ thống cửa hàng của bạn, bao gồm:
- Báo cáo bán hàng cuối ngày: Thống kê những sản phẩm đã bán, doanh thu, tiền thực thu, phí vận chuyển, thuế (nếu có), tiền thu hộ (COD),… được cập nhật theo từng ngày
- Báo cáo bán hàng theo thời gian: Cách một khoảng thời gian nhất định bạn cần tổng hợp lại những báo cáo theo ngày để dễ theo dõi hơn. Ví dụ trong 1 tuần, 1 tháng hoặc quý.
- Báo cáo hàng bán chạy: Phần này tổng hợp các mặt hàng có số lượng bán ra nhiều nhất trong khoảng thời gian nhất định, giúp bạn có kế hoạch nhập xuất phù hợp, đồng thời hiểu rõ hơn về nhu cầu của người mua
- Báo cáo trả hàng: Bao gồm những mặt hàng được khách trả lại, giá trị là bao nhiêu, tiền xuất ra thế nào
- Báo cáo bán hàng theo nhân viên: Dành riêng cho các cửa hàng có thuê thêm nhân viên bán hàng, giúp bạn kiểm soát doanh thu của từng người, tránh tình trạng thất thoát, hoặc dùng để áp chỉ tiêu doanh số cho họ
- Báo cáo bán hàng theo kênh: Với những cửa hàng ngoài trực tiếp tại quầy còn bán hàng trên Facebook, bán hàng trên website,… thì nên có thêm phần báo cáo này sẽ dễ theo dõi hơn để quyết định nên phát triển kênh nào.
2. Báo cáo kho
Kể cả cửa hàng của bạn có kho vật lý hay không thì vẫn cần phải có thêm mục này khi báo cáo quản lý bán hàng, nó sẽ cho bạn biết đã nhập, xuất bao nhiêu mặt hàng, sản phẩm nào chưa bán hết,… Thông thường sẽ bao gồm các mục sau:
- Báo cáo tồn kho: Thống kê lại các mặt hàng vẫn chưa bán về số lượng, giá trị tồn kho
- Xuất, nhập tồn: Gồm tồn kho đầu kỳ, số lượng đã nhập và xuất ra trong kỳ của từng loại mặt hàng
- Báo cáo kiểm hàng: Định kỳ cứ cách một khoảng thời gian bạn cần phải kiểm lại một lượt những mặt hàng hiện đang tồn. Bản báo cáo này cho bạn biết số lượng tồn thực tế và cần điều chỉnh là bao nhiêu.
3. Báo cáo tài chính
Đây chắc chắn là phần báo cáo mà các chủ shop khi mở cửa hàng không bao giờ quên, nhưng có thể làm với đầy đủ các mục hay không lại là vấn đề khác. Báo cáo tài chính cho biết luồng tiền thu – chi của shop, thống kê lãi, lỗ, công nợ khách hàng phải thu, công nợ nhà cung cấp phải trả.
Ngoài 3 loại báo cáo quản lý bán hàng quan trọng này bạn cũng nên lập một bảng báo cáo về khách hàng, trong đó sẽ bao gồm các thông tin cá nhân của khách hàng như tên, số điện thoại, địa chỉ,… và lịch sử mua hàng, công nợ. Bảng thống kê này sẽ giúp bạn dễ dàng phân loại người mua hơn, đồng thời theo dõi các khoản tiền mà họ ghi nợ để có kế hoạch đòi về. Ngoài ra việc báo cáo về khách hàng còn hỗ trợ bạn đưa ra những chiến lược tiếp thị, chăm sóc tốt hơn.
Trên đây là những loại báo cáo quản lý bán hàng mà các chủ shop cần biết khi mở cửa hàng để có thể nắm bắt được toàn bộ tình hình kinh doanh. Tuy nhiên, để là đầy đủ và chi tiết các mục này, đồng thời phân chia rõ ràng, logic không hề đơn giản, nếu làm thủ công thì rất dễ mắc sai lầm.
Ví dụ khi sau khi bạn cập nhật số liệu báo cáo bán hàng ngày hôm nay bạn sẽ phải cập nhật lại cả số liệu về tồn kho, công nợ cùng lúc đó, như vậy giữa các loại báo cáo mới ăn khớp với nhau. Vì vậy tốt hơn hết là hãy sử dụng một phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp tính năng báo cáo chi tiết, bạn chỉ cần nhập đúng số liệu đầu vào, còn các kết quả sẽ được tự động tính toán chính xác.
Để trải nghiệm, hãy nhấp vào nút đăng ký dùng thử dưới đây, bạn sẽ có 15 ngày sử dụng miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Sapo để trải nghiệm tính năng độc đáo này.
Xem thêm: Báo cáo chính xác thông qua phần mềm quản lý bán hàng
